COMO PLANEJAR 2009

Estamos no último dia de 2009 neste momento (ou talvez antes) começam a nascer as famosas promessas de ano novo que quase apollo13 nunca são cumpridas. O mais engraçado é que a maioria das pessoas já sabe deste ciclo, que consiste na empolgação inicial, na definição das ações, e depois, no completo esquecimento ao longo do ano.

O interessante é que isso não acontece apenas na área pessoal, mas muitas empresas sofrem desta mesma dificuldade. O problema corporativo não é estratégia, mas sim na sua execução ao longo do ano. Este ano, pelo que pude ouvir de empresários e executivos pelo País, foi excelente! Um ano de oportunidades e crescimentos. Claro que a crise mundial que começou a ter seus sinais a partir de agosto mudou um pouco este cenário, mas mesmo assim foi um ano positivo.

Em 2009 o cenário ainda está incerto, mas eu defendo que precisamos acreditar e não parar no meio do caminho, ou entraremos em um círculo vicioso perigoso. O próximo ano será “diferente”, se ele será fácil ou difícil dependerá muito de como você vai enfrentá-lo. Minha sugestão é deixar o medo de lado e trazer o otimismo a tona. Por aqui vou fazer minha parte. No plano estratégico da Triad, vamos aumentar nossa equipe, investir em novos mercados, mídias e no lançamento de novos produtos. Eu prefiro definir o que quero a aceitar o que vier, e ao longo do trajeto vou afinando as rotas para chegar sem turbulência

Ano que vem será o ano da produtividade: seja na vida pessoal ou corporativa, todos vão precisar fazer mais com menos, ter foco no importante e fazer a execução acontecer! Por isso, não deixe 2009 ser uma cópia mal feita de 2008, sugiro que aproveite esta época, reserve uma hora e faça um planejamento do seu ano:

  • Revise o Que é Importante para Você – Ano que vem você precisará de mais foco para não perca tempo a toa. Para isso você deve ter clareza e responder: Que atividades eu devo focar em 2009 e quais eu devo abortar? Faça uma lista de “FOCO” e outra de “STOPs”, depois de concluída faça uma lista de prioridades por ordem de importância. Olhe para os 5 primeiros itens da lista e detalhe um plano de ação na sua agenda para cada um deles.
  • Use uma agenda – Eu já falei sobre isso algumas vezes, e volto a insistir, aproveite o começo do ano para escolher uma ferramenta única, centralizada e prática, em que você possa centralizar todos os seus planos.
  • Escreva 1-2 metas – Não adianta fazer muitos planos, o melhor é focar em poucos objetivos ao longo do ano, mas que sejam relevantes e viáveis. Como roteiro, pense exatamente no que você quer e defina, pense em indicadores (quanto precisará investir) e em uma lista de ações práticas, de curta duração.
  • Crie pontos de controle – A cada bimestre, agende uma reunião de 1h com você mesmo para revisar seus planos, suas metas, seus “FOCOs” e “STOPs”. Isso diminui o risco de que a promessa caia em desuso ao longo da execução.
  • Compartilhe seus objetivos com alguém de confiança – Escolha uma pessoa próxima, que ajude você a manter o nível de confiança, motivação e o uestione sobre os planos. Pode ser um coaching profissional ou aquele amigo chato, que faz você pensar na vida.
  • Coloque você no seu ano – Quanto mais tempo para você, mais energia para executar seus planos para 2009! Inclua atividades de lazer, esporte, ócio ou o que fizer você “recarregar as baterias” com uma periodicidade quinzenal.

Já que todos andam dizendo que ano que vem é “dois mil inove”, não se esqueça de fazer uma grande inovação: planejar, manter e executar as promessas de fim de ano! A frase do ano será: Quando há medo, se criam muros. Quando há esperança se criam pontes.

Feliz 2009!

Participação no Programa Olha Você SBT & Novo Livro

olhavoce

Hoje por volta das 17:30hs, estarei no programa Olha Você do SBT para falar sobre Planejamento de Ano Novo.

Estou postando menos nesses dias, pois estou aproveitando as férias para ficar com as crianças, fazer alguns planos em detalhes e terminar o livro novo.

Esse novo trabalho será focado no tema de reuniões, eu já estava ensaiando há tempos esse livro, mas sempre deixei de lado. Após a publicação da matéria na Veja e em outras revistas sobre nosso modelo, fui convidado por três editoras para transcrever o modelo Triad de reuniões em um livro que ajude uma pessoa a mudar a forma como faz suas reuniões. Aceitei o convite e como já estou terminando agora posso falar (gosto de guardar segredo de alguns lançamentos).

Esse novo livro, está me dando mais trabalho do que eu imaginava, não é fácil transcrever uma técnica comportamental e de percepção em um livro, fora os casos que não posso contar devido contratos de confidencialidade. Mas o resultado está ficando muito legal, quem leu o texto prévio gostou bastante.

Enfim, o livro tá quase pronto e deve ser lançado ainda no primeiro trimestre de 2009 por um selo novo da Editora Ediouro.

Duas Necessidades de fim de ano: Zerar E-mail e Tarefas Pendentes

Hoje é o último dia de trabalho prelogioanonovo ara muitas pessoas, a maioria das empresas (incluindo a gente aqui na Triad) entram de férias coletivas amanhã e vão até o dia 04.01!

Se esse for seu caso, reserve o dia de hoje para duas atividades importantes para o seu ano começar bem:

1) Zerar seus e-mails

Se você tem um grande volume de e-mails na sua Caixa de Entrada, reserve um tempo para deixar sua Inbox vazia. Não comece o ano com sua e-mail cheio de pendências e assuntos não resolvidos. Transforme em atividades, apague ou responda para a pessoa nem que seja que estará voltando ao assunto no próximo ano! Seguem alguns posts com algumas dicas para lidar com e-mails:

E-mail: Caixa de entrada lotada?

As 3 Leis do E-Mail

Pergunta sobre E-malas

 

2) Planejar suas Tarefas Pendentes

Se algo pode ser feito ainda hoje faça, mesmo que isso signifique hora extra. É melhor do que deixar coisas inacabadas para o começo do ano. Caso algo não possa ser feito, já aloque para outras datas, evitando coisas complexas nos três primeiros dias do ano, pois a tendência é você estar em ritmo de festa (ou melhor, ritmo de tartaruga).

Feliz fim de ano!

A Produtividade da Geração Y

Ontem durante uma reunião um diretor me disse a seguinte frase:

“Eu ainda sou do tempo do St ephen Covey. Minha equipe é do tempo do Google Calendar..É difícil lidar com essa geração, eles são muito acelerados.”

Será que existe diferença de produtividade entre as gerações Baby Boomer, X, Y e Z? A resposta é SIM! Existe!

Alguns estudos vem sendo elaborados por especialistas em algumas msn_logo_cauniversidades americanas que comprovam a teoria, mas ainda não consegui pegar nenhum estudo completo desses na mão, apenas abstracts.

Na prática podemos ver grandes diferenças sim. Os Baby Boomers em geral, são mais focados em macro processos, mono-tarefas e gostam muito de planners e agendas tradicionais. Ele usam seu e-mail como um repositório de coisas a serem feitas. Alguns gostam de ter o isolamento em uma sala perto da equipe e tem uma leve preferência pela tomada de ações individuais.

A geração Y por sua vez é bem diferente. Ela será mais produtiva do que nunca nessa nova geração Web. Em primeiro lugar eles tem a mente de Inbox Vazio, eles não gostam de acumular e-mails e lidam com eles como prioridades (task) a serem executadas. A geração Y foca em colaboração o tempo todo, gostam de comunidades, de estar online, de trocar informações. A geração Y consegue trabalhar, ficar no MSN, ouvir música e pensar na atividade pós trabalho. Ys gostam de equilíbrio, curtem trabalhar mas não tem uma tendência forte para workaholics. Eles matam o pessoal da IT pois usam as suas próprias ferramentas de produtividade, que em geral são online, como o Google Calendar ou Neotriad.

Que existe diferença existe, estamos passando por uma transformação cultural e social gigantesca. O Woodstock de hoje chama-se Internet! A produtividade do futuro está se moldando hoje, a próxima década com a ascensão da geração Z será um reflexo direto das mudanças que nós da Y estamos traçando!

Esse assunto é muito interessante, e devo voltar nele mais algumas vezes, assim que receber os estudos do MIT sobre isso faço um resumo e publico por aqui! Por hora, que viva a diversidade!

O que é mais Importante para priorizar no dia: o número de tarefas ou as horas de trabalho?

Christian, eu sempre ouvi dizer que não devemos de priorizar mais de 7 atividades para fazer no dia. Você concorda com isso? Por que esse número de 7 atividades?…

 medir

A leitora do blog, Cláudia Araújo, enviou a pergunta acima para o meu e-mail. Achei bem legal, porque já ouvi algumas  pessoas e professores em gestão do tempo falando a mesma coisa.

Cláudia, a resposta é que essa número cabalístico de 7 atividades por dia é mito! Ou desconhecimento de quem fala isso (eu mesmo já usei isso no passado, na falecida TimeTech e outra consultoria).

A verdade é que você pode ter um número de 5, 10, 15, 20 ou quantas tarefas quiser no seu dia, pois isso não importa. O que importa é quanto tempo essas tarefas vão levar!

Se você tem 10 tarefas de 10 minutos você tem 100 minutos de atividades no seu dia! Logo seria incoerente fazer apenas as 10 tarefas! Um dado interessante é que hoje, boa parte do dia das pessoas é constituído por tarefas e na média uma pessoa tem algo em torno de 9 atividades/dia.

Agora cuidado: não lote o seu dia de tarefas. Se você trabalha 10 horas diariamente, planeje no máximo 7hs no seu dia.

A pergunta mais importante do seu planejamento não é o que vou fazer, mas quanto tempo vou levar para fazer o que tenho hoje!

COMO ALCANÇAR SUAS METAS PARA 2009?

Pense e responda a seguinte pergunta: 2008 já está no fim e quantas realizações você teve na sua vida profissional e pessoal? Você realmente aproveitou bem o seu tempo? Espero que as respostas tenham sido positivas e que todos os dias do ano tenham sido muito proveitosos, tanto pessoal como profissionalmente. Mas espero também que não tenha dedicado todo o tempo ao seu trabalho e esquecido das outras coisas boas que a vida tem a oferecer.

goals2

O fim de ano é marcado pelas promessas de ano novo e vida nova. Mas você já parou para pensar que a maioria delas está ligada ao melhor aproveitamento do tempo para conquistas pessoais? Aproveitar melhor os momentos em família e com os amigos, casar, ficar em forma, ser mais organizado, ter menos estresse. Sem esquecer, é claro, do lado da carreira que é conseguir aquela tão almejada promoção na empresa em que trabalha ou então fechar novos negócios.

No geral, as pessoas desejam ter mais tempo para cuidar de si mesmas e ficar mais tempo com aquelas pessoas que são importantes para a sua vida. Isso além do grande desejo por prosperidade. Ter planos para 2009 é algo muito positivo, pois isso indica que você possui metas a serem cumpridas e sabe o que precisa para sua vida ser ainda melhor. Porém, o problema é o seguinte desafio: o planejamento e a execução.

Planejar é descobrir um modo de tornar viável todos os seus sonhos, é colocar no papel tudo aquilo que desejamos conquistar, quando chegaremos lá e de que maneira. Há pessoas que parecem ter medo dessa palavra, pois acham que planejamento é uma tarefa muito complicada e não sabem como realizá-la. Costumo aconselhar as pessoas a experimentar uma nova forma de gestão, adequada à própria maneira de agir e de se organizar, e depois ver os resultados que terão em suas vidas. Seguem algumas maneiras de cumprir suas metas:

· Mudanças para a sua vida – Você está insatisfeito com alguma área da sua vida? Pense nas suas relações pessoais, ou seja, com a família, com os amigos, namorado(a), cônjuge e colegas de trabalho. Pense no seu trabalho, no seu bem-estar, na sua saúde. Defina o que falta para você, quais são os seus maiores desejos em cada uma delas. Essas são suas reais metas para 2009.

· Registre seus planos – A melhor forma de definir suas metas é escrevê-las em algum local que seja mais adequado a você. Faça em forma de tópicos e depois analise se realmente deseja aquilo e, também, se é viável. Assim, você visualizará melhor seus planos e poderá decidir com maior clareza como fará para realizá-los.

· Pontos positivos e negativos – Veja cada uma das suas promessas e pense quais serão os resultados obtidos na sua vida com a realização delas. Se pensa em conseguir uma promoção no trabalho e deseja trabalhar mais para conquistá-la, por exemplo, reflita sobre os prós e os contras dessa decisão. Talvez ela comprometa outras áreas da sua vida, como a familiar e a de saúde, mesmo trazendo mais prosperidade.

· Viabilize – O próximo passo é analisar cada uma das suas promessas e pensar em como fazer para torná-las reais. Se você pretende melhorar a sua saúde, por exemplo, pense em que atitudes pode tomar. Talvez seja praticar esporte, ter uma alimentação mais saudável ou então freqüentar mais vezes o médico para um check-up. Isso o ajudará a não ficar perdido na hora de realizar seu sonho, pois você saberá exatamente como agir.

· Não se esqueça, faça! – Após todas as festividades, pegue sua lista de metas e comece a colocá-las em prática. Pense o que você pode fazer hoje. Se um dos seus sonhos é conquistar um emprego, vá atrás, não espere passar o carnaval para fazer isso. As pessoas que possuem o hábito da procrastinação, isto é, o famoso “empurrar com a barriga”, não obtêm muitos resultados em suas vidas e deixam muitas coisas passarem em branco, perdendo várias oportunidades.

Comece hoje o que você estava deixando para amanhã! O ano novo está chegando, o que você fez de diferente para a sua vida?

Como evitar/melhorar a reunião para decidir a festa de fim de ano

São 15hs da última quarta-feira de novembro, sete pessoas reunidas para definir a festa de fim de ano da empresa. A gerente de RH começa dizendo da necessidade de pensar na festa de fim com algo diferente e que integre toda a equipe, pede sugestões de lugares e atividades. Cada um começa falar de um lugar, depois alguns começam a falar de comes & bebes, de sugestão de palestrantes ou DJs, começam a lembrar das festas anteriores e algumas horas depois todos saem com a missão de pensar em algo diferente para a próxima reunião.

Esse é o tipo de reufogos nião que pode ser extinta da empresa! Reuniões assim só servem para marcar uma próxima reunião e gastar dinheiro a toa da empresa.

A sugestão nesse caso é transformar a reunião em uma lista de tarefas previamente distribuídas antes da reunião. Assim os participantes já vão trazer os assuntos pré-executados e a reunião flui mais fácil e em menos tempo. Um e-mail como o abaixo, poderia economizar boas horas:

Prezados Colegas,

Precisamos definir a festa de fim de ano ainda esta semana. Para adiantar os assuntos, peço que já tragam para discussão:

A) 3 sugestões de datas para serem votadas

B) 2 sugestões de lugares de festa (com sites e telefones de contato)

C) 2 sugestões de atividades diferentes e que integrem a equipe

D) Sugestões de cardápio

A reunião definirá os itens acima e estabeleceremos próximas atividades com as decisões efetivadas.