O Hábito da Urgência

Hoje tive de ir no Consulado Americano de SP para requisitar uma documentação, e ao longo das 4 horas de espera, deu para ver o quanto nosso povo é viciado na urgência.

Na fila do pessoal de vistos, quase 1/3 da fila estava parada para preencher papelada que deveria ter sido preenchida muito antes! Uma mulher comentou que tinha uma taxa que deveria ser paga 3 dias antes da entrevista, mas ela esqueceu e pagou ontem às 23hs e estava morrendo de medo deles não aceitarem.!!!

A urgência já virou rotina na vida das pessoas, muita gente não sabe mais o que é viver na Importância, sem correria, sem pressa, com tudo no prazo correto.

É óbvio que não é possível de excluir 100% a urgência da nossa vida, e para ser honesto isso seria bem chato, mas também não é possível viver todos os dias na urgência. Nosso objetivo deve ser ter o mínimo possível de urgência ao longo da semana, coisas realmente imprevisíveis. E o resto deveria ser tempo no Importante.

Você pode ter uma vida mais focada no Importante, se adotar pequenos comportamentos no seu dia-a-dia:

1 – ANTECIPAR – Tem gente que olha na agenda uma tarefa e diz: “nossa isso é só para depois de amanhã, então depois de amanhã eu faço!”. Essa é a forma mais fácil de te colocar na urgência! Devemos antecipar tudo que pudermos. Se você vai tirar seu visto no dia 30, no dia 25 faça um checklist se todos os documentos estão 100% ok, assim dá tempo de tomar qualquer ação se necessário.

2 – ESCREVA – Quem guarda o que deve fazer na cabeça, cria urgências sem querer, por puro esquecimento. Não acredite na memória, use uma ferramenta e anote suas prioridades.

3 – CUIDADO COM OS VICIADOS – Tem gente que tem vício na urgência, parece atrair ou gostar mesmo da coisa. Esse pessoal precisa de cuidados especiais para mantê-los na linha. Se você depende de algo de um viciado, acostume-se a criar tarefas de follow up para você fazer com ele, assim ajuda a evitar o problema para você.

4 – APRENDA COM A URGÊNCIA – Muitas urgências são sempre as mesmas, por isso ao invés de apenas resolvê-la, para e pense em um plano de prevenção, que pode ser um checklist, uma reunião com a equipe de planejamento, a implantação de um processo, uma simples lista de tarefas na sua agenda, etc.

Não deixe a urgência tomar conta da sua vida. Quando você acostumar com uma vida focada no Importante, não vai sentir nenhuma saudade da sua velha rotina.

Minha Experiência com o IE 8

Na semana passada resgatei minha coragem dos tempos de MCP e baixei a versão Beta 1 do Internet Explorer 8. O interessante é que ele traz alguns recursos que vão ajudar você a ganhar tempo na navegação.

Uma coisa de se admirar na Microsoft é a capacidade de reação que ela tem. Com o Firefox tomando mercado e com o Chrome do Google chegando, estava na hora da Microsoft reagir.

A resposta é o IE 8, versão que deverá ser aproveitada na nova versão do Windows com poucas ou quase nenhuma mudança.

O IE 8 traz uma série de recursos interessantes, entre eles:

ie8_beta1_01

– Aceleradores – Achei esse recurso bem legal, ele permite por exemplo blogar direto sobre um site que esteja visitando. O Internet Explorer 8 conta com vários Aceleradores úteis que incluem pesquisas, mapas, definições de palavras, tradução, blogs e e-mails. Você tem controle total sobre quais Aceleradores são ativados e quais provedores de serviços são associados a um Acelerador.

– Web Slices – Permite checar atualizações em diversos sites direto na barra de favoritos, ao invés de ir no site para ver por exemplo se chegou um novo e-mail.

– Barra de endereço inteligente – Que ajuda na pesquisa e localização dos sites recentes.

– Performance – Ele parece estar mais rapidinho que o IE 7… mas  ainda se comparado com o Firefox perde na disputa.

Apesar das coisas legais que a nova versão traz, no BETA 1, nada funcionou muito bem por muito tempo. Diversos sites tiveram problemas de navegação, alguns perderam a rolagem, outros nem abriram.

Como é uma versão BETA não vou meter pau, pois era esperado. Se você for arriscar testar e quiser voltar atrás para desinstalar no Windows XP basta ir no Adicionar e Remover programas.

No Windows Vista, o IE8 é considerado uma atualização. Ao invés de procurar nos programas instalados, procure nas atualizações. Vá ao Painel de Controle, clique em Programas e Recursos, depois em Atualizações Instaladas. Muitos itens aparecerão, então, para poupar tempo, utilize a busca instantânea, no canto superior direito; escreva “inter” (sem aspas), e um único resultado aparecerá. Basta selecioná-lo, e clicar no botão Desinstalar. Funciona muito bem, garanto!!!!

COLABORAÇÃO: O PRÓXIMO ESTÁGIO DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Já passou a época que administração do tempo era algo exclusivamente pessoal, apesar de algumas teorias ainda insistirem nisso, é inviável nos tempos atuais ach armos que nosso tempo depende exclusivamente de nós.

quatrocorpos

Cada vez mais estamos vivendo em uma sociedade colaborativa, aonde dependemos de terceiros para executarmos tarefas, concluirmos projetos, tomarmos decisões. A tecnologia através da Internet e de redes colaborativas, nos conectou, mas infelizmente não estamos sabendo utilizar bem seus recursos e acabamos perdendo tempo, com algo que deveria nos ajudar.

O e-mail, por exemplo, que de todas é a revolução mais presente em nossas vidas, é quase impossível imaginar o trabalho hoje sem o e-mail. Mas apesar de essencial, tem sido muito mal utilizado. Estima-se que hoje apenas 10% dos e-mails enviados no mundo sejam úteis, o restante são classificados como SPAMs. Nas empresas o que costumo a observar são péssimas práticas de e-mail que acabam consumindo o tempo de todos como: correntes, cópia para todos, conteúdos incompletos ou de difícil compreensão, excesso de mensagens, etc.

As ferramentas de “Messenger” (como Msn, Skype, etc) são extremamente úteis para fazer reuniões rápidas e auxiliar na tomada de decisões, mas as empresas que adotaram a solução corporativa estão revendo sua adoção, pois na prática os resultados esperados não apareceram.

As próprias reuniões que independem de tecnologia, se transformaram no pior ladrão de tempo corporativo. Atualmente uma pesquisa realizada pela Triad comprovou que apenas 1/3 das reuniões são realmente necessárias e eficazes.

Esses problemas são constantes no cenário da administração de tempo em pleno século XXI, há solução para isso? Sim: Colaboração Produtiva e não simplesmente gestão de tempo por si só! Não adianta ter um planner, usar um smartphone, ser organizadíssimo se o ambiente, se as pessoas que trabalham juntas não decidirem colaborar para gerar resultados.

A colaboração já provou que dá resultados, um exemplo é a própria Wikipedia uma das maiores enciclopédias mundiais na Internet, que foi criada pela colaboração de milhares de pessoas. Os maiores sistemas operacionais mundiais como o Windows e o Linux são fruto de pessoas colaborando. Se estamos vivendo a Era do Conhecimento, a próxima evolução será na direção da Era da Colaboração.

E como colaborar para ganhar mais tempo e foco? Primeiro é preciso criar essa cultura na equipe, um bom início é convidar o time para pensar em soluções para melhoria do trabalho no ambiente: como por exemplo, utilizar o e-mail de forma mais eficaz, estipular regras de conduta nesse tipo de comunicação e também para reuniões.

Oriente a equipe a planejar em conjunto seus projetos, metas e ações. Não importa o tamanho do departamento, é sempre produtivo, uma vez por semana discutir as agendas que dependem de terceiros e criar estratégias para prevenção de urgências. É uma reunião simples, mas quando se transforma em uma rotina na empresa gera resultados muito positivos e cria a cultura da colaboração.

Administração de tempo no século XXI é um ingrediente chave para executar a estratégia pessoal ou corporativa, mas sem colaboração fica tudo mais complicado. Pense nisso e veja como pode melhorar a colaboração do seu time. Para começar que tal colaborar com esse post? Comente por aqui como tem usado a colaboração para ter resultados.

Discussões geram estresse e perda de produtividade

A existência de conflitos nas empresas é natural, mas o bate-boca freqüente é desgastante, estressante e geralmente não põe fim à questão. Para resolver esse dilema, é importante que as companhias estimulem o diálogo produtivo, de acordo com a revista Canal RH. pessoal-chave.

Os brasileiros gastam em média 1,9 hora por semana na solução de conflitos. As empresas nacionais ficam atrás apenas das alemãs, irlandesas e norte-americanas. A consultora Jaqueline Resch recomenda o que chama de “censura protetora” – ou seja, o bom senso que evita berros e descontroles. Os funcionários devem sempre buscar a conversa aberta, mas não necessariamente no momento em que os ânimos estiverem exaltados.

É importante que o profissional esteja atento à freqüência de acontecimentos dessa natureza. Se as discussões forem eventos pontuais, elas podem até ser proveitosas e contribuir para o crescimento de todos. Mas, se forem corriqueiras e até mesmo legitimadas pela cultura da companhia, existe um problema grave.

“Brigas recorrentes em que há desqualificação de algumas das partes tornam o ambiente insustentável”, afirma Jaqueline. “E, no longo prazo, a tendência é a perda de produtividade, uma vez que os profissionais começarão a sabotar o trabalho”, acrescenta.

fonte: Grupo Qualicorp

Entrevista com o Sr. Web Agronegócio

Conheci o Miguel Cavalcanti em 2004, quando ele leu o livro da Tríade do Tempo e me enviou um e-mail. Acabamos nos conhecendo e viramos amigos. O Miguel é um empreendedor do “agronegócio digital” e um cara viciado em conhecimento. Toda vez que almoçamos ele descarrega uma porrada de livros, novidades e conceitos.

Ele é daqueles caras que vai aonde está o conhecimento. Ano passdo ele foi para New York fazer um curso com o Seth Godin e depois postou o conhecimento no seu blog.

Enfim, tem muita coisa legal sobre o ele, veja as respostas que ele me enviou:

1 – Quem é Miguel Cavalcanti?

Sou empreendedor, atuando com informação no agronegócio. A AgriPoint, empresa que sou sócio, atua em quatro segmentos (carne, leite, café e ovinos/caprinos), desenvolvendo portais de conteúdo, cursos online, eventos. Temos também uma divisão de consultoria, que oferece palestras e desenvolver estudos de mercado. Meus passatempos são: corrida (em março vou correr minha primeira meia-maratona) e livros (sou aficionado por ler livros de negócios – e por comprá-los rs…). Desde janeiro 2005 sou casado com a Leticia e em janeiro de 2008 nasceu meu primeiro filho, Vicente. Enfim, sou empreendedor, corredor, leitor e pai.

 

2 – Como nasceu a idéia da empresa AgriPoint (se foi a primeira)?

A empresa foi fundada pelo meu sócio, Marcelo Pereira de Carvalho, em 2000. O objetivo, na época do boom da internet, era ser um provedor de informação para técnicos e produtores, focando em dois segmentos – carne (BeefPoint) e leite (MilkPoint).

 

3 – Como você gerencia seu tempo diariamente? Como é sua rotina semanal?

Procuro fazer um plano semanal e uma organização diária. Já li muitos livros sobre o assunto, meus favoritos são o seu (Tríade do Tempo) e o do David Allen (GTD). Minha rotina semanal é de viagens e muito tempo no computador e um pouco no telefone.

 

4 – Quais são os maiores vilões da sua produtividade e como tenta lidar com eles?

Meus maiores vilões são os emails e a dificuldade de me focar no mais importante.
Email – tenho tentando checar menos vezes ao dia, fazer em batelada.
Foco – sempre acho que posso fazer escolhas melhores, depois que o dia passou. Acho que tem um pouco de cobrança demais, mas tem espaço para melhorar também.

 

5 – Você é um case impressionante de gestão de conhecimento. Como você se faz para se manter atualizado?

O ponto principal é que eu gosto de me manter informado, de ler, de saber das coisas. Sou curioso. Gosto de ler e ver coisas que não tem muito a ver com meu dia-a-dia. Assim posso aprender e muitas vezes surgem idéias inicialmente malucas, que depois se mostram bem viáveis (como toda idéia boa, inovadora). Meu maior desafio é conseguir consumir informação de uma forma que ela não me “soterre”. A quantidade de opções e o volume aumentam muito. Hoje o grande desafio é conseguir escolher. Eu tenho ficado mais tranquilo. Por exemplo, me preocupo menos quando marco, de uma vez, todos os itens do Google Reader como “lidos”. Tem dias que essa é a única solução. Antes eu ficava angustiado por dedicar tanto tempo a leitura. Desde o final de 2008 estou mais tranquilo, mais resolvido em relação a isso. Entendi que isso me agrada, gosto de me atualizar. Tenho feito de outra forma desde então. Agora tenho tentado utilizar mais as informações que consomo. Seja publicando avaliações e comentários no meu blog, seja usando no dia-a-dia do meu negócio, seja usando como ferramenta de marketing.

 

6 – Quais os 10 blogs que você costuma a ler e recomenda?

1- Seth Godin – http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/
2- Christian Barbosa – http://blog.maistempo.com.br/
3- Brad Feld – http://www.feld.com/wp/
4- Ben Casnocha – http://ben.casnocha.com/
5- Eduardo Carvalho – http://ecarvalho.typepad.com/eduardo_a_de_carvalho/
6- Luli Radfahrer – www.luli.com.br
7- John Spence – http://johnspence.com/blog/
8- Blue Bus – www.bluebus.com.br
9- Lumieres – http://deslumieres.blogspot.com/
10- Digestivo Cultural – http://www.digestivocultural.com/blog/

 

7 – Quais os 5 livros de negócio e produtividade que todo mundo deveria ler?

1- Tríade do Tempo
2- A arte de fazer acontecer
3- The Dip (melhor do mundo)
4- A arte do começo
5- Good to great (empresas feitas para vencer)
6- Double your profits
7- puxa tem muitos outros… rs..

 

8 – O que você faz para equilibrar seu tempo?

O que tenho feito e me ajudado muito é correr. Já participei de uma corrida de 10km (Nike Run) e duas São Silvestres (2007 e 2008, 15 km). Corrida é para cabeça. Fico mais tranquilo, reflito, penso, tenho idéias. Volto sempre melhor do que fui. Por tabela mantenho a forma. É uma terapia.
Também faço terapia, na linha Lacaniana, há pouco mais de um ano. Tem me ajudado muito. Já fiz até alguns cursos nessa área, para aprender mais sobre isso e me conhecer melhor. Fiz no IPLA.
Além de tudo isso, o contato face-a-face com amigos ajuda muito.

 

 

9 – Você se considera uma pessoa que tem equilíbrio e resultados? Ou tem resultados mas não tem equilíbrio? Qual a sua composição?

Acho que tenho mais resultado que equilíbrio. Acho que estou nos 70% resultados e 50% equilíbrio. Me sinto como uma malabarista com várias petecas no ar e a impressão é que as petecas estão indo cada vez mais rápido…

Administração do Tempo

Agora que o ano começou, que as promessas de ano novo já foram feitas, que as férias terminaram, você chega no escritório e vê um monte de coisas que se acumularam para serem feitas. É o começo da velha correria de todos os anos.

O que impede você de fazer esse um ano diferente? De ter mais foco no Importante e menos correria no seu dia-a-dia? Por que não realizar mais ao invés de apenas tentar? Que tal tirar a reclamação de que não teve tempo nesse ano?

É possível ter mais tebonecos mpo qualidade de vida, resultados e equilíbrio. Não é uma questão de crença ou auto-ajuda, é uma questão de método aplicado em sua rotina que ajuda a organizar seu tempo da forma correta. Isso depende de você aprender, aplicar e adaptar a seu jeito de ser. Mas só você poderá dar o primeiro passo: leia um livro, faça um curso, peça ajuda, só não pode replicar a falta de tempo do ano anterior.

Se você quiser realmente ter mais tempo, é necessário reservar um tempo para você pensar na sua vida para esse ano, ou seja, fazer seu Planejamento Anual. O objetivo desse planejamento é que você se questione e faça as escolhas para focar seu tempo nesse ano.

A primeira pergunta a se fazer é: O que é realmente importante a fazer nesse ano? Pense nas coisas que trarão resultados e equilíbrio seja na vida pessoal ou profissional. A resposta pode ser os papéis que pretende focar nesse ano, os cursos que pretende fazer, um novo emprego, um novo esporte, uma viagem, etc Depois que fizer a lista, releia e corte alguns itens, deixe apenas os que são realmente importantes, sem excessos ou falsas importâncias (sempre dá para cortar!).

Veja outras dicas complementares nos posts:

COMO PLANEJAR 2009

NOVA EDIÇÃO DO LIVRO A TRÍADE DO TEMPO

Duas Necessidades de fim de ano- Zerar E-mail e Tarefas Pendentes

COMO ALCANÇAR SUAS METAS PARA 2009-

5 formas de você perder o controle da sua agenda

Coisas sobre Metas.

Há um tempo atrás o Seth Godin postou em seu blog um texto interessante sobre metas. Segue a tradução livre do texto dele:

Ter metas é auto-cobrança.

Se você não tem uma meta (corporativa, vendas, carreira, atlética, etc) então você pode fazer o seu melhor. Você terá o que vier. Você priorizará constantemente. Se você não tem uma meta, você nunca vai se preocupar em perdê-la (ou alcançá-la). Se você não tem uma meta você não precisa dar desculpas também.

Não ter uma meta leva você a agitação, ou a ter mais diversão, ou gastar seu tempo fazendo o que importa agora, que é apesar de tudo, o momento que você está vivendo!

As coisas sobre metas é que viver sem elas é mais divertido, a curto prazo.

Isso parece para mim, entretanto, que as pessoas que fazem as coisas acontecerem, que lideram, que crescem e que fazem impacto, que essas pessoas tem metas!”

Perfeito esse post! Muita gente me questiona porque sou tão fanático com metas e porque associo tanto isso com gestão de tempo. A resposta é simples: sem meta, sobra espaço para o circunstancial e o urgente na agenda, e o importante de verdade fica de lado.

Sem meta a pessoa não sai do lugar, não se coloca para agir, não se desafia, não tira a enrolação da vida! Se você não tem uma meta para que ter mais tempo?

Viver a curto prazo acaba rápido! Se você não definir a sua vida para os próximos 3, 5, 10, 20 anos, dificilmente vai evoluir. E isso não quer dizer, que os planos não possam mudar, é claro que podem, mas sem planos só fica a confusão do dia.

O único problema com as metas é que poucas pessoas fazem metas de verdade. A maioria acha que tem metas e na verdade tem apenas sonhos rascunhados! Mas isso eu explico em outro post…