Perguntas & Respostas sobre Administração do Tempo

 relogios

A AGAPE Eventos, que é meu parceiro para realização de palestras, me enviou algumas perguntas para sua newsletter. Achei interessante publicar aqui no blog. Amanhã publico a segunda parte:

VOCÊ CONSIDERA QUE A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO TRADICIONAL  ESTEJA ULTRAPASSADA? EXISTE NOVIDADE?

A administração do tempo nasceu na década de 20 e até hoje suas bases fundamentais pouco foram alteradas. Ela não foi feita para um mundo multi-tarefa, com Internet, e-mail, trabalhadores em home-office ou colaborando através de equipes online. As novidades que defendo e trago no conceito da Tríade do Tempo são justamente para ajudar as pessoas no século XXI a gerenciarem suas prioridades, seu conhecimento e seus objetivos em um mundo high-tech que corre muito rápido. Atualmente gerencio uma das maiores bases no mundo sobre produtividade e administração do tempo, o estudo estatístico e cientifico nesses dados trouxeram diversos avanços, que anulam alguns conceitos existentes há décadas e trazem descobertas de como ser mais produtivo nos dias atuais. Um dessas descobertas foi à forma de priorizar o dia, antigamente recomendava-se dividir o dia em ABC de acordo com a importância das atividades, hoje a priorização numérica com foco em coisas breves, depois nas urgentes que podem atrapalhar seu dia, dão mais resultado.

O QUE É O CONCEITO TRÍADE  NO USO DO TEMPO?

A Tríade do Tempo é uma nova forma de visualizar o uso do seu tempo, que vai contra alguns conceitos estabelecidos há décadas sobre o tema. Ela divide todas as atividades que você faz no seu tempo em três esferas: Importância, Urgência e Circunstâncias. A definição de importante pela Tríade é algo que tem prazo para ser feito, vai trazer resultados para você a curto, médio ou longo prazo. São atividades que estão conectadas à sua missão de vida pessoal, aos seus papéis e sempre resultam em benefícios para você em todos os aspectos.

Urgência são todas as atividades em que o prazo terminou ou está curto e devem ser feitas imediatamente. São atividades que em geral trazem estresse ou pressão. Circunstâncias são todas as atividades que desperdiçam seu tempo, que você faz sem total vontade ou devido à pressão de outras pessoas. São atividades feitas em excesso.

A principal diferença da Tríade é que as esferas da Urgência e da Importância não se misturam. Não existe nada importante e urgente simultaneamente. Isso é um grande engano. Pense dessa forma: se você precisa levar seu carro para consertar um barulhinho é algo importante. Se esse barulho cresceu e impede seu carro de andar, ir ao mecânico se tornou algo extremamente urgente. Separando as esferas, fica muito mais claro identificar como você gasta seu tempo.

Sabendo aonde você utiliza seu tempo atualmente o fundamental é decidir como gostaria de utilizar seu tempo futuramente. E isso exigirá de você uma visão de algo importante e planejamento para correr atrás desse objetivo.

NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM EQUIPES, COMO A EQUIPE PODE GANHAR MAIS TEMPO EM SUA PRODUTIVIDADE?

Se a equipe quer mais tempo, ela precisa trabalhar em equipe com esse objetivo em mente! Isso significa estabelecer padrões de comunicação via e-mail, pra evitar lotar a caixa postal do time e aumentar a produtividade da comunicação. Significa definir planos de ação em conjunto e estabelecer reuniões para redução de urgências e definições de ações verdadeiramente prioritárias. Uma equipe produtiva precisa adotar uma ferramenta de colaboração para compartilhar suas atividades, conhecimento, metas e indicadores. A gestão do conhecimento também precisa estar na pauta de uma equipe produtiva, de forma a estabelecer padrões para gerenciar as informações dos membros da equipe e formas de pesquisa, o que pode economizar até 40 minutos diários de cada pessoa!