Perguntas & Respostas sobre Reuniões Eficazes

Estou de volta aqui no blog! Para começar segue um post que respondi para uma jornalista sobre reuniões eficazes, seguem as perguntas e respostas:

Quando convocar uma reunião na empresa, e como definir a importância delas?

Eu recomendo a dieta de reuniões, ou seja, quanto menos reuniões na empresa melhor. Em geral apenas 1/3 das reuniões que as empresas fazem deveriam ser feitas. As outras são tempo desperdiçado, mal conduzidas e sem resultados práticos. Isso não significa que reuniões não são importantes, muito pelo contrário, em um mundo colaborativo, reuniões são necessárias, mas quando bem feitas.

Como saber se uma reunião é essencial ou não?

Essa pergunta complementa a anterior, uma reunião é essencial de ser realizada, tem importância quando tem um objetivo claramente definido do que deve ser atingido ao término da reunião. Reuniões de planejamento de equipes que ajudam a reduzir urgências são importantes, reuniões de alinhamento de estratégia, etc.

Quem deve participar?

Aqui também vale a dieta. A regra é simples, quanto menos pessoas melhor. Quem deve participar precisa ter 1 dos 3 itens:

– Ser responsável por atingir o objetivo da reunião

– Ser um executor de atividades relacionadas a reunião

– Ser uma pessoa que vai agregar com idéias ou conhecimentos na reunião

Quantas pessoas devem participar?

Depende muito do tipo de reunião. Para ambientes de trabalho, sem condutores de reunião 5 pessoas é um limite aceitável. Mas com um condutor de reuniões devidamente treinado, o limite depende do objetivo, podendo chegar até 50 pessoas sem perder o ritmo.

Quanto tempo as reuniões devem demorar sem perder a produtividade? E de quando em quando é ideal fazê-las?

Uma reunião bem realizada não deveria ultrapassar 2 horas de duração, mais do que isso é perda de tempo. Se o assunto for muito extenso, quebre em duas reuniões (ou intervalos) de 2 horas cada. A periodicidade da reunião, depende do tipo também, mas em 80% dos casos as reuniões periódicas tipo reuniões de pauta, reuniões de equipe comercial, etc são muito ineficientes e em boa parte dos casos poderiam ser evitadas ou radicalmente alteradas.

Precisa-se de equipamentos?

A boa reunião não necessariamente precisa de equipamentos, mas precisa de um condutor e papel para anotações.

Como definir os assuntos em pauta?

Primeiro deve se ter claro o OBJETIVO da reunião, o que será alcançado quando a reunião terminar. Com isso em mente é criar pontos de discussão alinhados a esse objetivo. PAUTA sozinha, com assuntos díspares, faz a reunião se transformar em uma catástrofe.

Deve-se haver um aviso antecipado para os que estarão neste encontro para trazerem sugestões, dados, tabelas, etc?

Sim, sempre. O objetivo e os pontos de discussão devem ser enviados previamente por e-mail, solicitando o que deve ser feito.

Como atingir o foco?

Mantenha o objetivo e os pontos de discussão visíveis o tempo todo na reunião, não permita conversas paralelas, conduza a comunicação ao invés de deixar a conversa solta e situacional.

Quanto a reuniões on-line , são funcionais e econômicas?

Reuniões online, com compartilhamento de tela ou vídeo são bem funcionais e econômicas. Na Triad estamos começando a adotar isso com 80% de nossos clientes, ao invés de uma visita presencial.

Quais as novidades corporativas sobre o tema (reuniões)?

Cada vez mais teremos novidades nas reuniões online, com recursos inteligentes. Uma novidade não tão nova assim, mas que choca são os equipamentos de reuniões tele-presenciais, estilo Jornada nas estrelas que o Fantástico usou em alguns programas. E estou vendo cada vez mais as empresas procurarem treinamentos para criar condutores de reuniões nas suas equipes.

5 dicas úteis e rápidas para otimizar reuniões:

1 –Tenha o objetivo e pauta visíveis

Defina o que deve ser alcançado quando a reunião terminar (objetivo) e os itens que ajudarão a tornar isso possível (pauta). Envie aos participantes na convocação e durante a reunião mantenha visível a todo o momento.

2 –Use um cronômetro

Na 25 de março existem cronômetros de até 2h por menos de R$ 30! Controlar o tempo é dever de todos na reunião, quando o tempo fica visível é mais fácil de conseguir manter o controle do tempo.

3 – Conduza a reunião

Escolha uma pessoa para conduzir a reunião, de forma que organize a conversa, as idéias, registre as ações posteriores e corte conversas paralelas.

4 – Não trabalhe na reunião

Se não for uma reunião aonde algum trabalho deva ser feito, mas apenas discutido, não caia no erro de agir durante a reunião, além de tomar tempo acaba perdendo o foco da discussão.

5 –Envie um e-mail de fechamento

Ao terminar a reunião envie um e-mail aos participantes agradecendo a presença e pontuando as principais idéias e ações definidas.

Quer saber mais sobre reuniões? www.estouemreuniao.com.br