Por que sempre na última hora?

Todo mundo reclama que tem um monte de urgências, que vive em cima do prazo, que na empresa tudo é para ontem. A urgência tá matando muita gente por ai, com estresse, infartos, tá matando relacionamentos, tá matando bons momentos, tem gente tem tanta urgência que só sabe dar “rapidinhas”, e a vida vai correndo e ficando sem graça.

Que estamos ocupados e cheio de coisas para fazer, sem dúvida todos estamos. Agora a pergunta que fica é: será que você está ocupado com coisas realmente importantes? Que vão trazer resultados de fato para sua vida, para sua empresa? Ou apenas correndo atrás de sabe-se lá o que?

Pare por um momento e analise as suas urgências. Você vai descobrir que a maioria delas foram esquecimentos, coisas importantes negligenciadas, erros de comunicação, falhas de processo, pessoas que não sabem se planejar e por ai vai. Boa parte do urgente poderia ser evitado, mas nosso mente é focada em resolver urgências, não em previní-las.nakedfireman

Se não quiser viver com a síndrome do bombeiro por toda a sua vida, aceite que é possível mudar isso. Eu consegui, muitos conseguiram e você também pode fazer. Comece a pensar: Como eu posso antecipar minha vida em 2 dias?

O que quero dizer com isso é que você vai começar a olhar para a frente e ver tudo que deve ser feito nos próximos 3 dias e trazer a “tempo presente”. Ou seja, se a coisa for para quarta-feira, faça na segunda-feira.

Essa é a forma mais simples e básica de começar a diminuir as urgências. Elas nunca vão deixar de existir, mas precisam ser colocadas sobre controle no seu tempo.

Adiantar sua vida, é isso que prego, é isso que começa a te dar mais controle sobre a sua vida. A evoluir ao invés de simples agir frenéticamente.

O que você pode fazer adiantar sua vida e minimizar as urgências?

Quem Quer Faz. Quem não quer arruma uma desculpa.

Não me lembro onde li essa frase, mas passei a adotá-la em meu MSN e repetidas vezes “twitto” a mesma. Ela é gato muito verdadeira, direta e sincera. E por conseqüência acaba sendo dura para algumas pessoas também.

As empresas estão abarrotadas de pessoas que vivem dando desculpas do porque não conseguiram fazer as coisas. Nós sempre temos na ponta da língua um motivo chave que fez a gente não realizar aquela atividade. E na lista das milhares de desculpas possíveis a que tem sido mais freqüente é “não tive tempo”. Concorda?

Tirando as coisas que estão totalmente fora de nossa linha de controle ou atuação, as outras simplesmente não foram priorizadas ou escolhidas. Você não leu aquele livro porque teve preguiça. Você não retornou aquela ligação porque o cliente era chato. Você não concluiu seu dia porque colocou um monte de outras coisas na frente. Você não foi à academia porque estava com moleza naquele dia. Você não termina de escrever seu livro porque precisa revisar ainda mais. E assim a vida passa.

Se o pedido ou a atividade for por e-mail ainda mais fácil de recusar ou de empurrar para outra pessoa, afinal, o e-mail virou o grande “tirador da reta” corporativa que o homem inventou.         

Para a maioria das pessoas, não é que está faltando tempo, o problema é que está sobrando desculpas. Quando a gente quer algo de verdade, quando a vontade ou a necessidade é maior do que tudo, a gente vai lá e faz. Que atire a primeira pedra quem nunca deu uma boa desculpa para alguém ou faltou na aula para ver o namorado(a). No começo do namoro é assim, depois de alguns anos, faltou tempo para comprar o presente de namoro (ou vira coisa de data comercial).

Eu ensino as pessoas a administrarem seu tempo e empresas a terem menos urgências. Mas isso não é uma tarefa fácil para a grande maioria. Eu ensino a planejar, a priorizar, a fazer com que a pessoa coloque suas atividades no Neotriad e fique com ele aberto o tempo todo para gerenciar o dia. Parece super simples, mas não é. Eu não tenho que vencer o vilão do tempo, eu tenho que vencer o vilão da zona de conforto. Aquele modus-operandi que todos nós temos, que é criado pela forma como nossos pensamentos são processados em nosso cérebro.

Esse modelo mental é que gera nossa preguiça, nossas desculpas, nossa falta de tempo e realizações. Como vencê-lo? Primeiro é se conscientizar de que você está lutando contra algumas décadas de um modelo antigo pré-estabelecido, contra apenas alguns dias de um novo modelo. Isso requer duas coisas: a psocial_networks2rimeira é persistência constante, ou seja, todo o dia se forçar a fazer um pouco desse novo modelo que você quer implantar. E o segundo, é achar um motivo forte que te motive a manter esse ritmo.

Por que você quer mais tempo? Quando essa pergunta estiver respondida de  forma que realmente toque todas as partes do seu cérebro, da sua alma, do seu coração e do seu ser, pode ter certeza que você achou a forma de vencer seu velho modelo.

Quem quer fazer algo que realmente valha muito a pena, e achar um motivo para isso, vai acontecer, vai fazer. Caso contrário, você vai achar um excelente desculpa para deixar para depois.

Como Empreender Sem Dinheiro – by José Dornelas

Fechei uma parceria com o Prof. Dornelas, maior especialista em empreendedorismo no Brasil para trocarmos conteúdos, pesquisas e soluções. Dornelas tem diversos livros publicados e um portal muito interessante para qualquer empreendedor que esteja começando – www.planodenegocios.com.br . Para começar segue um artigo dele que é uma questão sem dúvida pertinente a qualquer empreendedor: É possível empreender sem ter dinheiro?

Minha primeira empresa fiz com R$ 0, a Triad foi diferente. Eu acho que há sim um equilíbrio nessa questão, mas vamos ao artigo:


Se você perguntar a um empreendedor qual a principal dificuldade de se criar e manter um negócio no Brasil a resposta que ouvirá será: acesso ao capital. Eu diria que o acesso a recursos realmente não é simples no nosso país, mas não considero que este seja o principal problema ou  dificuldade para fazer acontecer. Existem outros empecilhos, alguns dos quais criados pelos próprios empreendedores. Para aqueles que acompanham meus textos sabem que o planejamento, ou a falta dele, sempre aparece nas pesquisas como o principal fator relacionado ao sucesso ou fracasso de um negócio.

Mas voltando à questão de acesso ao capital, hoje em dia existem diversas alternativas para se conseguir recursos, até a “fundo perdido”, para você estruturar e desenvolver sua empresa. A premissa continua sendo a mesma: os projetos devem focar em inovação para terem chances de acessar tais recursos. As linhas existentes geralmente são provenientes de agências governamentais estaduais e do governo federal, sendo destinadas para capacitação de pessoal, pesquisa e desenvolvimento, acesso ao mercado e outras finalidades.moeny

De todas as linhas, as mais atraentes são as destinadas a empresas inovadoras e que não exigem contrapartida significativa. Isso já é um diferencial considerável, haja vista que para a maioria dos empreendedores, conseguir dinheiro em bancos significa oferecer alguma garantia real como contrapartida. Indo direto ao ponto, vou citar apenas três bons exemplos.

Um deles é o projeto RHAE do Ministério da Ciência e Tecnologia e ligado ao CNPq. Através deste projeto, micro e pequenas empresas inovadoras conseguem bolsas para pagar seus funcionários envolvidos nas atividades de pesquisa e desenvolvimento. É como se o governo pagasse o salário de gente muito qualificada para trabalhar em sua empresa. Outro exemplo é o projeto PIPE da Fapesp de São Paulo (existem similares em outros estados da federação). No PIPE a empresa não precisa nem estar criada ainda para que o empreendedor submeta seu plano de negócios com vistas a conseguir os recursos para validar seu projeto inovador e depois colocá-lo no mercado. Há a possibilidade de se conseguir até R$500mil para projetos inovadores no PIPE. Cabe ressaltar novamente que não se trata de empréstimo e sim de aporte financeiro do governo em empresas inovadoras.

Finalmente, cabe citar um exemplo recente decorrente da Lei de Inovação. Trata-se de uma chamada pública da FINEP de subvenção econômica à inovação. Através desta linha de fomento pode-se conseguir a partir de R$300mil para desenvolver projetos inovadores em micro e pequenas empresas.

Então, podemos concluir que se você tem um projeto de negócio inovador encontrará alternativas de investimento para fazê-lo sair do papel. Apesar das grandes dificuldades encontradas para as empresas acessarem recursos financeiros no país, estes exemplos podem ser considerados alternativas extremamente interessantes. A premissa continua sendo a mesma: você deve propor algo diferente. Não adianta recorrer a estas fontes de recursos para projetos tradicionais e em mercados já saturados por negócios similares.
É isso aí.

Para obter mais informações acesse os sites www.finep.gov.br, www.cnpq.br, e www.fapesp.br

Se você quer saber mais sobre como empreender sem dinheiro, leia o livro Empreenda (quase) sem dinheiro.

Novo Mapa Mental: REWORK

Meu amigo Miguel Cavalcanti, o Rei da Informação, mandou um mapa mental do livro Rework do pessoal da 37 signals. Eu ainda não li o livro, baixei no Kindle e está na fila. Mas o ele resumiu o livro aqui no mapa mental.

Quem quiser mais informações tem o blog dele com uma resenha bem legal: – http://blog.miguelcavalcanti.com/2010/04/09/resenha-do-livro-rework-da-37signals/ 

O Miguel também está tocando com o Leo Kuba, um programa Web sobre gadets, livros e conceitos, chamado Man In Arena, muito bacana.

Rework

Eu gosto e não gosto do pessoal da 37 Signals. O que eu gosto neles é que são os melhores concorrentes do Neotriad que eu recomendo, o BASECAMPHQ é uma sistema de gestão de projetos com foco em comunicação bem simples, levinho e fácil de usar. Uma alternativa perfeita pra quem não gostar do Neotriad.

O que eu não gosto da 37 Signals são alguns conceitos que discordo totalmente. Primeiro eles dizem que planejar não funciona, são até meio contra planejamento. Isso é uma grande estupidez. Quem diz que planejar não dá certo não sabe se planejar, tenho diversas estatísticas que mostram o que faz um planejamento dar certo e o que não faz, logo eles pregam um conceito sem estudar o assunto a fundo.

A segunda coisa que não gosto nas idéias deles é a questão de simplicidade. Tudo com eles deve ser simples, o BaseCamp é super simples e isso tá começando a matar eles. Muita gente precisa de recursos, não dá pra ser tão simples assim e com isso diversos clientes americanos do Basecamp estão migrando para o Neotriad, porque somos mais “complexos”(o próprio Leo Kuba já reclamou desse ponto do Basecamp).. Infelizmente a vida hoje não é tão simples assim….

Por que Trabalhamos Tanto?

Esse é o título da matéria de Capa da Revista Você S/A que está nas bancas e sem dúvida super pertinente ao nosso blog. A matéria traz dados interessantes e também diversos cases de pessoas que conseguiram dar a volta por cima.

Inclusive o Gerson, que já mandou diversas vezes seu depoimento aqui para Blog está na matéria da Revista. Na parte final, tem uma entrevista comigo, que fui carinhosamente apelidado de “Senhor do Tempo”.

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Onde se Perde tempo na Execução?

Nosso instrutor e coach, Iussef Zaiden, fez um artigo muito legal sobre execução e dados de uma pesquisa. O Livro do Gary é muito bom, recomendo. Troquei alguns e-mails com o Gary e vou republicar alguns estudos aqui nessa linha assim que ele me enviar! Segue o artigo do Iussef:

Estive pensando nesses dias, o quanto nós como pessoas perdemos tempo, com coisas que são tão fora do nosso controle, ou então deixamos que esta coisas tomem conta da nossa vida.

Imagine agora, olhado para as Organizações quanto tempo se perde e o resultado que esperamos obter fica comprometido.

Lendo o livro de Gary Harpst “Revolução Revolucionaria” ele mostra como podemos perder tanto tempo que compromete a execução do planejamento estratégico.

Ele diz:

“Existem cinco tipos de erro organizacional que geram falhas de execução. Eles estão relacionados a mudança, clareza, dependência, estimativa e disponibilidade.”

“Um sistema de execução eficaz tem de abraçar os seguintes elementos: automação da metodologia, administração do tempo, alinhamento das atividades em tempo real, ciclo semanal de avaliação externa, engajamento organizacional total e avaliação de execução.”

“Uma pesquisa realizada por Gloria Marks indica que o trabalhador típico é interrompido a cada 11 minutos no exercício de sua função. Além disso, seus multitasking1estudos revelam que, em média, esses trabalhadores levam cerca de 25 minutos para voltar ao que estavam fazendo. Considerando um dia típico de trabalho, isso significa 44 interrupções em potencial por dia, e apenas 19 oportunidades de voltar ao trabalho no mesmo Período.”

“Um estudo sobre altos executivos, realizado pelo Center for Creative Leadership em 2007, revela que eles são interrompidos a cada 30 ou 40 minutos, o que gera cerca de 14 interrupções diárias. Pesquisadores da Paisley University e da Glasgow University descobriram que um típico funcionário de escritório checa seus e-mails de 30 a 40 vezes por hora, afetando os níveis de produtividade e aumentando a pressão sobre toda a equipe. A Mesmo Consultancy declarou recentemente que mais da metade dos usuários de e-mail na área de negócios são “viciados em e-mail por opção”. Seu estudo indicou que mais de 80% lia todo e qualquer e-mail que chegava à sua caixa de entrada. Precisamos de um método prático e sistemático que nos permita reduzir as distrações, manter o foco e alinhar nossa atividades diárias com as prioridades da organização. “

Iússef Zaiden Filho

Mapas mentais podem ajudar a organizar melhor a minha casa? by Rodrigoh

O Rodrigoh, que está cuidando da seção de Mapas Mentais, ajudou na resposta de um e-mail que recebi de uma leitora aqui do blog sobre Mapas Mentais e a rotina doméstica. Segue o artigo do RodrigoH na íntegra:

 

Essa semana o Christian recebeu um email mais ou menos assim: Sempre trabalhei mas agora que estou desempregada estou econtrando muita dificuldade em organizar a rotina doméstica. Será que os mapas mentais podem me ajudar?

Bem, não só podem como vão.

Metodologia + Ferramentas

Espero que todos vocês estejam familiarizados com a metodologia da Tríade do Tempo pois um mapa sem um método pouco pode ajudar.

Para os que ainda não conhecem a tríade do tempo recomendo comprar o livro assim que possível e, por enquanto, descer e ler os e-books que resumente bem o conteúdo e são gratuitos.

Outra coisa importante, como não posso ter certeza que mesmo os que conhecem a metodologia têm acesso ao sistema Neotriad, vou usar o papel com o nossa ferramenta de organização.

Mãos a obra!

O primeiro passo é pensar em todos os papeis, as funções sociais, que você desempenha no seu dia a dia e anotá-los. Para nossa amiga escolhi esses: Mãe, Mulher, Dona de Casa, Profissional, Artesã.

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Depois pensar em todas as tarefas que você precisa, em cada um desses papéis, cumprir diariamente.

Repare que por enquanto ainda não fiz nenhum tipo de classificação ou filtro. Por enquanto quanto mais melhor.

Quanto maior a altura, maior a queda

Sempre proponho para se escreva ab-so-lu-ta-men-te todas as tarefas em todas as funções possíveis. Se você é como eu e os outros 99,9% da população da terra, vai tomar um susto enorme quando fizer isso pela primeira vez: ninguém tem tempo para fazer tudo se antes não se organizar!

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A boa notícia é que depois disso só melhora.

Agora vamos começar a classificar (usando os papéis-funções) e a priorizar (usando a tríade do tempo) a nossa vida.

Tríade + Mapas = Mais tempo

Repare na sequência das imagens o processo de criação do mapa mental.
Iniciamos com as tarefas já relacionadas com seus respectivos papéis.
Logo em seguida priorizamos e agrupamos as tarefas.

Sentido das coisas

Sempre é bom lembrar que tudo o que fazemos na vida tem que ter um sentido, um propósito. Quando completar seu mapa separe um tempo para descobrir como você se sente em cada um dos papéis da sua vida. Quanto mais sentido sua vida tiver, mais tempo você terá.