Tenha uma estratégia para criar pastas no seu e-mail

Além do excesso de e-mails que temos em nosso dia-a-dia, um problema frequente é que não conseguimos achar um e-mail quando precisamos dele. Temos pastas demais e pouca organização na hora que realmente precisamos.

Na metodologia Tríade recomendo uma estratégia para organização de pastas chamada Taxonomia Pessoal, que consiste em ter poucos níveis principais e a partir deles abrir em mais pastas. Essa estratégia deve ser replicada em outros ambientes como nas pastas Meus Documentos, nos seus arquivos físicos, etc.

Crie suas pastas principais com base em “macro-assuntos”, tente não ultrapassar o limite de 10-12 pastas na Vertical e detalhe os “micro-imageassuntos” (na horizontal) dentro dessas pastas.

Além disso considere algumas dicas:

  • Revise constantemente suas pastas, caso a pasta e seus itens não foram utilizados por mais de 5 anos, delete a pasta ou mova-a para um “arquivo morto”
  • Se você lida com clientes ou projetos, é válido criar uma pasta para cada cliente ou projeto independente. Facilita o arquivamento e agiliza a localização.
  • Evite pastas com nomes de pessoas, pois se a pessoa sair da empresa ou mudar de área a pasta exigirá um nível maior de manutenção. De preferência a pastas com “assuntos” ao invés de “pessoas”.

Pastas ou localizar?

Se você tem uma estratégia eficiente de pastas e rapidamente acha o que procura, provavelmente terá vantagens localizando seus e-mails por pastas. Agora se você precisa ficar “fuçando” as pastas para encontrar um e-mail, vai perder mais tempo do que utilizar o recurso de localizar do seu software de e-mail ou do Windows/MacOs.

Uma pesquisa da IBM mostrou que uma pessoa gasta em torno de 58 segundos localizando e-mails em pastas (sem uma estratégia de organização bem definida) ao invés de 17 segundos quando utiliza o recurso de pesquisar.

Eu tenho utilizado os dois. Quando não sei direito o que preciso, ou o e-mail não foi para pasta e está apenas nos itens enviados vou direto no localizar do Windows, quando tenho certeza vou pelas pastas.

7 Respostas

  1. Eu tenho uma extratégia que funciona muito bem pra mim, neste assunto da organização de pastas:
    Para o Outlook eu numerei as pastas, assim elas ficam ordenadas na ordem que eu quero. Exemplo 01 – Trabalho, 02 – Triad Training, etc.
    e para cada e-mail novo que eu recebo eu crio uma regra baseada neste e-mail, que vai mandar o próximo e-mail direto para esta pasta. As regras do Outlook ficam ordenadas pela ordem que são inseridas ( muito ruim) então eu nomeio a regra com um padrão: RECEBDIAS – TRABALHO – CONTABILIDADE. Assim quando eu preciso editar alguma delas eu consigo achar onde a regra esta.

    Uso o mesmo critério para as pastas dentro do meu micro, onde quando meus arquivos: 01 – PESSOAL, 02 – TRABALHO, 03 – BACKUP, etc.

    Vale a pena testar, a localização é quase imediata dos e-mails, sem falar que quando chega um que vai para pasta “menos importante” eu nem vejo qual é o assunto, deixo pra olhar depois.

    Desculpem se o comentário ficou grande.
    Abraço,
    Gérson.

  2. Para quem usa gmail, os marcadores cumprem a mesma função muito bem, boa dica!

  3. Eu uma técnica parecida, porém para não ter problemas com arquivo morto, sempre crio as pastas dentro de 2012, 2013, 20XX… Assim quando eu precisar de espaço posso pegar a pasta do ano mais antigo e guardar em um HD externo ou DVD.

  4. Eu uso o gmail e adoro a ideia de marcadores pois vc pode associar mais de uma ideia a um email, sem replicá-lo.
    Crio os marcadores tb com numeração na frente, de acordo com meus ações (responder, executar) e papéis (marido, filho, pai, amigo).

    Recentemente eu tive a necessidade de dividir por assunto (financeiro, colégio das meninas, estudos) e projetos pessoais.

    A estrutura é bem enxuta (2 níveis, poucas categorias amplas) e funciona bem.

    No trabalho, é dividido por papéis que desempenho e projetos. Abuso do recurso de “arquivo inativo”.

  5. Uma dia legal para quem usa Outlook, é não deixar que o Outlook marque uma mensagem como lida, só porque ela foi visualizada na aba de leitura. Ao invés disto você pode utilizar CTRL+Q. Assim, vc rapidamente localiza os emails que ainda necessitam sua ação, pois estarão em negrito até serem resolvidos (CTRL+Q). Continue compartihando conosco, Christian! Um abraco, Sds! Borin

    • Essa é boa mesmo. Aumentei o tempo que leva para o Outlook marcar ela como lida.
      Se ainda não esta “lida” ainda precisa ser resolvida, ou programada para uma dia e sincronizada com o Neotriad Outlook, para o Neotriad.com

  6. Uma DICA legal para quem usa Outlook, é não deixar que o Outlook marque uma mensagem como lida, só porque ela foi visualizada na aba de leitura. Ao invés disto você pode utilizar CTRL+Q. Assim, vc rapidamente localiza os emails que ainda necessitam sua ação, pois estarão em negrito até serem resolvidos (CTRL+Q). Continue compartihando conosco, Christian! Um abraco, Sds! Borin

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