Atitudes do líder que ajudam o time a ser mais produtivo

    A produtividade é uma Tríade que acontece em 3 esferas. A primeira sem dúvida é a esfera pessoal, ou seja, o indivíduo aprendendo a melhorar o uso do seu tempo com técnicas de planejamento, organização, etc. A segunda é a esfera da equipe, ou seja, pessoas que juntam seus aspectos individuais de produtividade e devem seguir um modelo comum para obter resultados. A terceira esfera é a organização, ou unidade de negócio, formada pelo conjunto de equipes, que seguem estratégias de produtividade para atender os anseios da empresa.

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    Na segunda esfera, onde as equipes são o foco, o papel do líder é essencial para o time ser eficiente ou perder o rumo. Selecionei alguns tópicos que considero vitais nessa esfera, para que o líder ajude seu time a atingir os objetivos:

    Estabelecer um propósito comum

    Em um mundo tão high-tech como o nosso, pode parecer antigo falar de propósito, mas esse conceito é mais atual do que nunca. As pessoas vivem por aspirações, sonhos, missões, por coisas que transcendem o salário, metas, processos e sistemas. Isso vale muito para a geração Y, pois não basta dizer o que os Y devem fazer, devemos inspirá-los a fazer por si próprio, essa é a pegada. Estabelecer um propósito comum é uma discussão que precisa ser incentivada pelo líder na equipe.

    Saber o que deve ser feito

    Pode parecer óbvio, mas infelizmente a maior parte dos líderes não tem a menor ideia do próximo passo que deve ser dado para executar o projeto, atingir os números da meta, melhorar a qualidade do atendimento, etc. E em muitos casos ele não precisa saber mesmo, mas precisa ajudar o time a descobrir. Se não há clareza do que deve ser feito, as pessoas enrolam, adiam, executam coisas secundárias e quando se vê o que é realmente importante fica de lado frente às circunstâncias e urgências. Parar e discutir os próximos passos, determinando tarefas com clareza e tempo de duração, é essencial para uma execução aprumada.

    Não gastar tempo com os que não melhoram

    Eu acho que devemos ajudar as pessoas a melhorarem sua performance. Eu acredito na Tríade de oportunidades aos membros da equipe. Errou uma vez, treine novamente. Errou a segunda na mesma coisa, construa o feedback e ajude-o a melhorar. Errou a terceira é o sinal de falta de perfil para estar naquela equipe. Errou a quarta é perda de tempo. Uma pessoa improdutiva na equipe, contamina as pessoas e tira o resultado coletivo. É comum que uma pessoa competente não consiga performar se estiver no lugar errado, com as pessoas erradas ou com a função errada. Cortá-la é um ato que será benéfico a médio prazo para ambos os lados, por mais que no início possa parecer o contrário.

    Intolerância a improdutividade

    Se algo está constantemente dando problema e entrando na urgência, é o papel do líder não aceitar que isso seja normal e atuar de forma a evitar que o problema se repita. A tolerância ao erro cria um ambiente no qual o urgente passa a ser normal e isso não será tratado pelas pessoas com a devida importância.

    Melhorar o processo de comunicação

    Quanto mais tecnologia, mais nos perdemos e pior fica a comunicação entre as pessoas. Toda equipe deveria ter um “protocolo” de comunicação, uma forma acordada entre todos, onde as coisas que todos devem saber são comunicadas no tempo e da forma correta. Um exemplo é o e-mail. Será que umas 2 ou 3 regrinhas de e-mail não fariam a diferença? Por exemplo, um assunto da seguinte forma: [ABC LTDA]-[PROJETO XPTO], pode ajudar a organizar melhor as mensagens no meio de uma Caixa de Entrada lotada.

TAREFAS CONTEMPLÁVEIS E TAREFAS EXECUTÁVEIS

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Muitas vezes a maneira como pessoas e empresas conduzem suas ideias é o que na verdade as impede de sair do lugar. Saber dividir a ideia em uma série de tarefas, como se fossem passos para a sua execução, ajuda bastante. Porém, saber classificar as tarefas e priorizar as que realmente são possíveis de serem realizadas, também é essencial.

Outro dia estava com um executivo de uma empresa quando tive um insight sobre um problema relacionado às tarefas. Ele precisava passar mais tempo com a família e incluiu na agenda a tarefa “passar mais tempo com a família”. Quando fui checar a agenda dele, perguntei se ele havia cumprido a tarefa, pois estava riscada. Ele disse que não, o dia estava “muito pesado”, mas era bom que continuasse ali para ele lembrar.

O problema com relação às tarefas é que elas podem ser classificadas em dois tipos:

  • Tarefas contempláveis – são aquelas tarefas vagas e amplas que, mesmo sabendo o que significam, tendemos a contemplar, em vez de as executarmos de fato.
  • Tarefas executáveis – são aquelas tarefas bem específicas, de curta duração, que de fato podem ser executadas e que nos permitem ver a ação.

Depois desse dia, comecei a reparar em como as pessoas e as empresas criam tarefas contempláveis em vez de executáveis em suas listas. Nós pensamos “macro” demais, mas o que executamos é apenas “micro”.

Imagine que você quer comprar uma casa própria, mas ainda não tem todo o dinheiro para realizar essa ideia. A tarefa mais comum que as pessoas incluem para execução é “juntar dinheiro”. Porém, ninguém consegue juntar dinheiro do dia para a noite. Este é o exemplo mais comum de tarefa contemplativa, que não vai sair do lugar.

“Juntar dinheiro” é irreal, mas essa tarefa é o ponto de partida para criarmos tarefas verdadeiramente executáveis. O que você precisa para juntar dinheiro? Primeiro abrir uma conta-corrente, depois depositar uma quanta todo dia 5 do mês e, por último, escolher a aplicação financeira para o dinheiro guardado.

O maior segredo para saber se a tarefa é ou não executável é reparar na sua duração. Se a coisa que deve ser feita não puder ser realizada em menos de três horas, provavelmente a tarefa é contemplável, é grande demais e talvez você não consiga realizá-la.

Faça uma revisão na sua lista de tarefas e veja o que é realmente executável e o que precisa ser mudado. Não se iluda: enquanto você fica contemplando, outro está executando!

Aloque o circunstancial no tempo certo.

No conceito da Tríade do Tempo, eu definido circunstancial como as tarefas desnecessárias, coisas que roubam seu tempo ou que vão contra sua vontade de execução. São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. São as atividades em que você usa seu tempo, mas não tem muito resultado com isso.

A percepção do que é circunstancial é muito particular, varia de pessoa para pessoa, de situação para situação, de momento, etc. Na vida pessoal, não é cabível de julgamento, pois as pessoas têm valores diferentes, que mudam essa classificação.

Eu, por exemplo, considero circunstancial ficar vendo futebol na TV, porém adoro ver novela (importante nesse caso). Considero circunstanciais algumas tarefas técnicas que ainda tenho que resolver, algumas festas que tenho que ir e também entendo como circunstancial algumas tarefas que minha equipe tem que fazer de coisas nada relacionadas às metas deles.

A vida é assim, não dá para tirar totalmente o circunstancial do nosso tempo, mas precisamos aprender a reduzir o tempo que alocamos a esse tipo de atividades ou usar nosso tempo improdutivo para dar vazão à essas coisas circunstanciais.

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No domingo retrasado, minha esposa gentilmente me convidou para ir ao supermercado. Particularmente, não gosto muito e classifico como circunstancial, mas não fui ao “supermercado” e sim, “acompanhar minha esposa” – muda o sentido, muda a esfera… rsrs

O problema foi que era algo rápido a ser feito, mas nos esquecemos de que era dia de pagamento, eleição e o supermercado estava abarrotado. Demoramos quase 1h30 na fila! Eu estava super cheio de energia para chegar em casa e pensar em um projeto quei estou desenvolvendo, mas depois disso, não tive mais energia para nada.

Se eu fosse ao supermercado em um final de expediente, eu já estaria sem energia mesmo, e não roubaria tempo e energia de nada importante, mas nesse dia roubou! Não foi por querer, não prevíamos isso, aconteceu. Porém, sempre que tivermos algo circunstancial precisamos, quando possível, tentar alocar esse tempo em momentos que não farão a diferença em nossa rotina.

Assim você faz o circunstancial sem matar o seu importante.Não é?

Até a próxima.

O Professor sem tempo

Nosso país tem algumas bizarrices que se contar ninguém acredita. Uma delas é a discrepância entre as pessoas que formam o futuro desse país, com os nossos políticos. Enquanto o professor precisa fazer o tempo render para conseguir ter um rendimento digno no fim do mês, os políticos têm tempo de sobra. Eles nem sempre vão às sessões e em algumas instancias têm 14º e ainda mais tempo de férias.  Um lutando e o outro rindo na cara da sociedade. Por isso, nesta semana não jogue fora seu voto. Cuidado com canalhas disfarçados de ovelhas que pedem seu voto. Pesquise na Internet suas propostas e depois acompanhe (utopia?).  Olha só o e-mail que recebi com uma pergunta que deu origem a este post:

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“…Sou professor aqui no Rio de Janeiro. Tenho 35 anos, solteiro. Para ter uma renda razoável tenho que trabalhar em 7 lugares diferentes. Trabalho inclusive aos domingos das 7h às 12h. Em todos esses ambientes tenho que fazer um planejamento diferente para cada turma, preparar cada aula, elaborar exercícios, perceber o aprendizado dos alunos, etc. Sou cercado de urgências de meus diretores o tempo todo. A cada dia que chego para trabalhar tenho algo inesperado, que mudou drasticamente. Isso ocorre porque algumas dessas pessoas são muito desorganizadas. Por conta disso sempre tenho trabalho para casa. Sempre estou muito cansado, com sono…”

Esse professor literalmente não tem tempo disponível! É um dos raros casos, onde há realmente falta de tempo e não desperdício como na maioria. Não é uma situação fácil, vai exigir um esforço grande para colocar mais tempo nessa vida, mas não é impossível. O que fazer nesse caso? As dicas vão para o professor, mas podem ser aplicadas em diversos segmentos:

1 – Planeje com mais tempo – Reserve um dia para planejar todas as suas aulas. Veja as formas de aproveitar o planejamento para as diversas escolas, ou pelo menos, para as aulas. Ao invés de planejar as aulas dos próximos dias, procure planejar as do mês ou do bimestre todo, com flexibilidade para eventuais mudanças.

2 – Apresente seu planejamento – Quando o plano estiver pronto, o apresente ao diretor, tente levantar possíveis mudanças e aprovações. Com frequência revise e reforce o plano com seu diretor, isso evita esquecimentos.

3 – Corte o que não gera resultado – Analise com frieza se os sete lugares que você trabalha realmente valem a pena. Às vezes se você cortar um ou outro, a diferença de ganho não fará grande diferença, mas vai te permitir ter mais tempo e energia, o que ajuda sempre a ter mais ideias para gerar mais dinheiro. Negocie mais aulas no mesmo lugar se for o caso, permitindo usar melhor seus recursos.

4 – Aumente o tempo para você – Quanto menos tempo, mais necessário encontrar algo de que você goste muito, como um hobby, um esporte, etc. Encaixe essa atividade sempre que tiver dias “pesados” ou cheios. Isso ajudará você a aumentar seu nível de energia pessoal, seu equilíbrio e por consequência você ficará mais disposto e produtivo. É fazer mais com menos esforço.

5 – Torne seu trabalho mais fácil – Será que existe alguma forma de reaproveitar conteúdos, provas ou material entre as aulas? Se tiver não pense duas vezes. É melhor gastar mais tempo para fazer um material que possa ser reaproveitado, do que criar diversos conteúdos.

6 – Aprenda a dizer não – Conheça seus limites. Se algum diretor está explorando seu tempo é necessário que você tenha mais assertividade em suas posições. Um não bem colocado, com embasamento não machuca ninguém, é respeito pessoal acima de tudo.

Já que não podemos mudar o Brasil tão rapidamente como gostaríamos, então vamos focar em mudar a nossa atitude e nosso tempo. Sem dúvida vai fazer uma grande diferença!