Dicas para ter um bom Home Office

Cada vez mais as empresas estão adotando a flexibilidade de permitir que suas equipes trabalhem de casa em regime de home-office, tenho recebido diversos e-mails sobre esse assunto, mas temos que considerar alguns aspectos antes de decidir se é uma opção para você.

Eu acho que sempre é uma grande opção a ser considerada, ainda mais com esses problemas de transito que o Brasil enfrenta (claro que por pura falta de visão de nossos incompetentes governantes) e com as facilidades que a tecnologia atual fornece, se sua empresa oferecer a oportunidade, vale pensar com carinho.

Agora é óbvio que home-office não funciona para todas as pessoas. Tem gente que não se acostuma a trabalhar em casa de jeito nenhum, simplesmente não vai rolar. Dá preguiça, mistura trabalho com pessoal, fica sem horários estabelecidos, não tem um ambiente adequado ou sente falta de ter pessoas do lado para olhar e conversar, entre outros diversos motivos.

Se você está pensando em fazer ou não home-office, minha sugestão é experimentar. Faça um test-drive de uns 15 dias e veja se você consegue se adaptar. Veja algumas dicas para tornar sua experiência com home-office mais produtiva:

1 – Separe um ambiente para seu escritório

Se você tiver um quarto isolado para seu escritório é a melhor opção, se não tiver, faça um canto da casa um ambiente profissional. Com uma mesa adequada, uma cadeira ergométrica bacana (acho que aqui vale o investimento), excelente iluminação e de preferência longe de distrações visuais ou olfativas (colocar a mesa na cozinha não vai dar, não é?)

2 – Estipule Horários Fixos

Acho esse o maior desafio de todos! Tem gente que acha que vai começar a trabalhar a hora que acordar e terminar na hora que der sono. Se você fizer isso, vai estafar, acabar com o casamento ou virar um workaholic dos piores.

Precisa ter horário de começo e término! Precisa ter horário de almoço. Precisa ter horário de cafezinho e limite para hora extra. Tem de ser horário fixo, para criar uma rotina séria, depois que estiver funcionando ai você flexibiliza.

3 – Vista-se adequadamente

Parece besteira, mas é uma coisa que faz a diferença no home Office. Se você acordar e ficar de pijama trabalhando, ligando para cliente, etc é meio estranho não acha? Tipo ir para a balada de terno e gravata ou ir para a academia de calça jeans. Se vista como se fosse trabalhar, ajuda a pontuar a transição de “home” para “Office”.

4 – Acordo com a Família

Se você tem filhos pequenos precisa ter alguém para te ajudar, não dá para trabalhar e cuidar das crianças, por mais que você explique, vai ser difícil seu filho entender, que quando ele tiver dúvida na lição e você estiver na sala ao lado ele não vai poder te perguntar.

Com filhos maiores é possível de definir esses limites, mas não deixe de conversar com a família que a casa é seu local de trabalho, definir algumas boas regras de convivência são interessantes. Afinal, seu cliente não vai entender seus filhos brigando, seu cachorro latindo e a emprega berrando tentando controlar tudo isso.

5 – Invista em tecnologia

A maioria das empresas fornece um notebook para esse trabalho em casa e provavelmente uma conexão com Internet. Caso esse não seja seu caso, é legal considerar a compra de um computador exclusivo para seu trabalho. Além de funcionar como backup, é mais seguro e evita misturar o computador da casa com coisas de trabalho.

Vale também investir em equipamentos como uma impressora multi-funcional, uma Internet de 10Mbits (que hoje em dia tem um custo altamente aceitável), headsets, e um bom telefone voip para ligações.

 

O home Office não é uma solução para todas as pessoas, mas sem um ambiente adequado e certos “rituais”, fica tudo mais difícil e a procrastinação vai imperar.

Particularmente eu não tenho nada contra home-office, mas gosto do ambiente do escritório para trabalhar. Na minha casa eu reservei um quarto para escritório, fiz um ambiente super high-tech, móveis sob medida, mesas integradas que facilitam pequenas reuniões, gaveteiros suspensos, isolação acústica, etc

Quando o arquiteto projetou parecia perfeito, um sonho! Mas no dia-a-dia, eu gosto mesmo é de trabalhar no sofá de frente para a TV (eu já falei que só consigo escrever vendo TV ou ouvindo música). Para dar o start, eu preciso tomar café, me trocar e conectar na VPN, caso contrário eu vou enrolar.

E você, como criou seu home Office e como tem sido a experiência?

Você vai aproveitar o feriadão para evoluir?

Ontem recebi um e-mail do Marcus Canesqui, leitor do blog, com um assunto interessante para comentarmos:

“…com o feriado prolongado chegando, muitas pessoas programam varias atividades, muitas vezes coisas particulares tipo, documentos que precisam ser renovados, contas que precisam ser revisadas, etc… E no meio disso às vezes sobrecarregamos a agenda no feriado e não conseguimos, nem fazer tudo que planejamos, nem ter o descanso necessário e na segunda-feira vem aquela sensação de frustração…”

Para quem não vai viajar, esse comentário é extremamente pertinente. Napoleon Hill dizia que todos têm as mesmas 24 horas: 8 horas em geral para descansar, 8 horas para trabalhar e as 8 horas que sobram é o que separa aquelas pessoas que realizam seus sonhos das pessoas que não realizam.

Esse feriado prolongado é a data perfeita, para quem não for viajar de colocar a agenda, os sonhos e o lazer em dia! Vale sim um planejamento com muita flexibilidade para aproveitar bem esse tempo!

Se ainda não sabe o que fazer, que tal uma sugestão de roteiro para ter algumas idéias:

1 – Família – Já que o Tempo é livre, a família deve vir em primeiro lugar! Se tiver filhos pergunte o que eles querem fazer, aonde querem almoçar, que filmes querem ver (RIO é uma excelente pedida), etc. Se não tiver filhos, dedique tempo para seus relacionamentos, amigos, seus pais, parentes, etc

2 – Você – que tal colocar em dia seu planejamento pessoal? Organizar suas gavetas, separar algumas roupas para doação, renovar documentos, dar uma caminhada, praticar algum hobby, colocar a leitura em dia, jantar em algum lugar especial, descansar, etc???

3 – Seus Sonhos – Nada com um feriadão para ajudar você a pensar nas suas metas! O que pretende realizar esse ano? Já existe um plano de ação bem definido? Se quiser um roteiro, passo a passo de como definir seus objetivos, acompanhe aqui a série de posts sobre esse assunto.

Eu por exemplo, não vou viajar dessa vez (ufa!), então vou com as crianças no cinema, vamos jogar tênis, cada dia vamos a um restaurante escolhido por um de nós, vou renovar minha CNH e tirar o RG do meu filho no Poupatempo, vou escrever uns dois capítulos do meu novo livro, almoçar com meus sogros e aproveitar o sábado para namorar!

Vale a dica do Marcus, nada muito rígido, tudo flexível e totalmente aberto a mudanças ou novas idéias! O importante é não deixar esse tempo passar em branco! Enquanto alguns dão passos na direção dos seus sonhos, outros ficam em casa de preguiça vendo TV. Não culpe a sorte ou o azar pelo seu resultado, mas as pequenas atitudes feitas em momentos como esse!

E você? Quais seus planos para o feriado?

Lições de Carreira, Vida e Empreendorismo no CEO´S Family

Eu canso de elogiar o João Doria, mas depois desse 7o CEO´S FAMILY, ele conseguiu se superar. O evento foi impecável, da organização, às atividades de lazer, os convidados, etc. Tudo excepcional, eu juro que procurei algum defeito, mas não dá para achar. O João sabe como dar uma festa!

Um dos pontos fortes do evento foram as palestras, seguem algumas das lições aprendidas:

1 – Padre Fábio de Melo

Eu ouvi gente antes da palestra criticando a escolha do Palestrante, ainda mais que o vôo dele atrasou (devido fatores climáticos) e tivemos apenas 30 minutos de palestra. Mas no final, todas as opiniões foram alteradas. Foi à palestra mais profunda que ouvi na minha vida, sem sermão, sem demagogia, sem delongas, o Pe. Fábio proporcionou uma profunda reflexão sobre quem nós somos realmente.

Ele falou sobre um conceito interessante de ligação e função, que muitas vezes apenas assumimos uma função com as pessoas que convivem conosco ao invés de uma ligação mais profunda. Desperdiçamos-nos como pessoas fazendo isso e perdemos oportunidades de nos ligarmos de verdade com as pessoas que fazem a diferença na nossa vida. Não percebemos hoje, mas lá na frente sentiremos falta. “De que valerá todo o dinheiro, negociações e poder se não tiver alguém quem compartilhar a seu lado?”

Gostei quando ele falou que todos têm o direito de sermos inúteis e como isso é belo, retornar a “infância” quando a idade avançar. Quando estivermos “inúteis” o que precisamos é ter alguém que nos tire do sol e nos coloque no sol! Mas será que haverá ligações suficientes para alguém fazer isso com você??

2 – Marco Camargo (do programa Ídolos da Record)

Todos conhecem o Marco, como o chato do programa Ídolos, mas ele tem muita experiência, produziu Roberto Carlos, Ivete e muitos outros. Ganhou dois Grammy. Ele conhece do assunto.

Ele estava expondo sobre o que faz uma pessoa ser ídolo. Sua experiência como palestrante é terrível, sem dúvida, ele seria eliminado no “Palestrantes Record”, mas se pegar o que ele falou e linkar no mundo corporativo tem aprendizados valiosos.

Uma coisa legal é que todo mundo nasce um ídolo, nasce com dons específicos para alguma coisa. Algumas pessoas não aproveitam esses dons e acham que podem cantar empreender, palestrar, etc. e ai é que quebram a cara. Quem tem o dom de cantar vai fazer isso muito bem, quem não tem vai ser sempre forçado!

Ele falou que na música talento e disciplina andam completamente juntos. Deu o exemplo do Saulo, que era gago, foi reprovado e no ano seguinte ganhou o programa. Ele treinou, mudou sua atitude, trabalhou seu visual. Persistência com talento pré-existente dá resultado, em qualquer assunto na vida.

Os ídolos caem porque acham que são Deus e de deuses esperamos milagres, quando esses milagres não acontecem a realidade bate a porta! Qualquer semelhança com um líder autocrático, que se acha o máximo é mera coincidência! Vale o exercício de todo o dia olhar no espelho e achar defeitos em você que serão trabalhados até o fim do dia!

Alguém fez uma pergunta se mesmo um cantor sem talento, consegue se destacar. Ele disse, claro que sim. Quem não tem talento, precisa de investimento! “Quantos excelentes músicos da noite não vão para frente? Infelizmente a vida musical é assim!”

3 – Edson Bueno (Fundador da Amil)

Eu estava ansioso por essa palestra, o Edson é um mito, uma lenda viva do empreendedorismo nacional E também porque foi à palestra que patrocinei como Triad! A palestra estava abarrotada de CEOs e suas esposas, infelizmente os adolescentes não foram, mas eles que mais precisavam ouvir essa palestra.

Edson era pobre, de uma cidade que nem lembro o nome. Péssimo aluno e bem arteiro. Até que um belo dia ele desmaiou e acordou nos braços do único médico da cidade. Nesse momento, aos 14 anos de idade ele decidiu que ia ser médico.

De lá para cá foram mais de 50 anos, até que ele criou um dos maiores conglomerados de saúde no mundo, dono de uma fortuna bilionária e milhares de vidas como clientes.

O Edson tem um estilo simples, direto, prático. Gosta de motivar as pessoas, de conversar com o time, de criar vídeos e mensagens de incentivo. Ele começou a palestra como um vídeo sobre o valor do tempo (e nem combinamos isso) e encerrou com uma mensagem que fez até a platéia e inclusive o João chorar.

Se o João Doria tem o mindset calibrado para produtividade, eficiência e qualidade. O Edson tem o mindset calibrado para crescer, ousar e ganhar dinheiro como poucos!

Coisas que gostei:

1 – A Amil era 150X menor que a Golden Cross, quando ele botou na cabeça que queria ser a nova Golden Cross! SHOW!!!! DO CACETE!!!! Isso é a prova que sonhar grande ou pequeno dá o mesmo trabalho, só que um te leva longe e o outro te deixa no mesmo lugar. Você não imagina o quanto isso me inspirou!!! Eu comecei a ter idéias ali mesmo, em breve vocês vão ver!!!! EDSON MIND!

2 – Cresça, sem deixar que a empresa seja maior do que você – É o princípio de que nada vale ter uma grande empresa, sem você ser uma grande pessoa, um grande pai, um grande marido! Leve as pessoas junto e coloque a empresa sempre no seu lugar, por maior ela que ela seja!

3 – Key People – Ele só cresce porque tem pessoas estratégicas nos lugares certos. Será que seu líder está preparado para a próxima fase da empresa? Se ele disse, sim, mas perguntou se você vai pagar hora extra é o cara errado! Esse cara pensa na empresa enquanto você dorme? Esse cara tem paixão pelo negócio como você? Ele abriria mão de um cargo, de uma posição em benefício a longo prazo?

4 – Aprenda com os melhores – Edson foi buscar aprender, fazer curso de inglês (e ainda disse que seu inglês não é dos melhores), fez pós em Harvard, ficou amigo do Peter Drucker, do Michael Porter e de vários outros gurus.

5 – E o ensinamento que eu mais gostei (e que a Exame usou de forma errada, associando apenas com dinheiro, como ele mesmo disse):

TUBARÃO ANDA COM TUBARÃO.

SARDINHA ANDA COM SARDINHA.

Se você ficar andando com pessoas de mente pequena, que só vêem problemas, vivem cheias de medo, não arriscam, não conseguem ter visão é assim que você limitará seu universo. Por isso ele nunca teve sócios.

Eu gosto de ir aos eventos do Doria, porque lá os caras não falam de metas de milhão, eles falam tudo em bilhões!!! No primeiro evento que fui, até me choquei, mas eles que estão certos! Se eu coloco na cabeça que posso faturar 1 bilhão, se chegar a 800 milhões eu to mega feliz! Agora se colocar na cabeça que vou faturar R$ 100 milhões, se chegar a R$ 50 milhões eu já vou achar bom!

Calibre sua menta para o grande! Dá o mesmo trabalho, o que muda é o resultado!

Enfim, o evento foi show! Muitos contatos, novas parcerias que vão rolar e muita meta nova e idéias na cabeça! Meus filhos amaram! Assim que tiver as fotos publico no Facebook!

Até a próxima e não se esqueça, Pense Grande ou será pequeno pro resto da vida!

Você tem tempo para Marketing Pessoal – Parte 2

Dando continuidade ao post anterior, vamos continuar a discutir alguns pontos que podem ajudar no seu marketing pessoal:

4 – Imprensa

No post anterior eu comentei sobre a necessidade de você escrever, de ter um  blog ou qualquer coisa que permita que suas idéias sejam vistas por outras pessoas. Infelizmente se você quer se destacar precisa divulgar suas idéias, se não é bom escrevendo, faça podcasts, palestras em vídeo, sei lá, mas se não fizer nenhum tipo de divulgação seu marketing não existe, simples assim.

Claro que escrevemos para que outras pessoas leiam, Depois de escrever é bacana divulgar seus artigos. Existem diversos sites que topam receber conteúdo de qualidade e divulgar, aqui mesmo no blog, se tiver a ver com meu assunto, for bem redigido, eu gostar, pode ter certeza que vou publicar (como fiz diversas vezes com algumas pessoas).

Procure por sites especializados no seu assunto, com certeza o que não faltam são opções, envie seu artigo e veja o que acontece. Seja persistente, mas não chato. Uma hora pode acontecer. Você não imagina quantas vezes eu mandei artigos para a Você S/A sem resposta, uma hora aconteceu.

Hoje eu utilizo uma assessoria de imprensa (excepcional), que está comigo desde que comecei nessa área de palestrante. Eles pegam os artigos e divulgam diretamente para o mailing de imprensa nacional. Conseguimos uma média de 60 publicações/mês com meus artigos nos mais variados veículos. Todas as principais revistase jornais do País sem exceção já publicaram algo sobre Christian, Tríade ou meus livros. Eu tenho publicado algumas coisas no www.triadps.com/imprensa.

Sempre que publico algum artigo surgem entrevistas, esse mês foram exatamente 22 entrevistas, isso significa que você precisa ter tempo para atender a imprensa. De que adianta publicar e a imprensa não te achar? Queima seu filme! Pense nisso!

5 – Vestuário

Esse é um item importante do marketing pessoal, dependendo da imagem que você queira passar sua forma de vestir é tudo! O João Doria uma vez me falou uma coisa que ficou na minha mente: “antes da pessoa saber quem você é ou o que você faz, ela vai ver como você se veste e nesse intervalo de tempo muita coisa pode ser construída ou destruída, por isso sempre se vista da forma que desejar ser comprado”.

Pode parecer elitista, mas é a maior verdade do mundo. Quando eu abri minha primeira empresa, eu tinha um jeito “nerd-de-van-guarda” de ser, como eu amava a Disney e queria ser diferente, usava gravata do Mickey, boné e bota. Uma coisa assombrosa. Ainda vou achar uma foto e colocar aqui.

Você não precisa gastar com roupas de marca, mas precisa se vestir de acordo com seu negócio. Se você for advogado, terno e gravata são essenciais. Se você for publicitário, uma roupa estilo “banda Restart ou Hori” será bem aceita. Eu amo terno e gravata, mas adotei o estilo mais casual, afinal vendo qualidade de vida e uma gravata não passa essa mensagem. Para mim um blazer, uma camisa com jeans está ótimo!

Agora, quando eu fui ao programa do João, fui de terno e gravata, pois é o estilo do programa. Quando faço palestra pra alta direção que é formal, coloco a gravata. Quando é menos formal, vou sem a gravata. A mensagem é: tenha seu estilo, mas adapta-se ao ambiente. (ps.: se quiser tenho uma amiga Personal Stylist, deixa um comentário que passo os dados de contato)

Já escrevi demais! Vou parar esse post por aqui e depois trabalho mais alguns itens na parte 3!

Sucesso para você!

Reserve um tempo para seu marketing pessoal

Independente da área que você trabalhe, é imprescindível que você invista um tempo para desenvolver seu marketing pessoal. Os publicitários dizem que quem não aparece não é lembrado e isso é a mais pura verdade! Você pode ser um profissional excepcional, mas se tiver outra pessoa no mesmo nível de competência com um marketing pessoal melhor trabalhado, com certeza ele que vai levar a promoção, não é verdade?

Tenho recebido muitos pedidos para escrever sobre esse assunto, algumas pessoas acham que posso falar bem sobre isso, vamos ver. O foco desse post (que será dividido em duas partes) vai ser dar algumas dicas que uso na minha vida pessoal e que vejo alguns amigos aplicarem (aqueles que tem um excelente marketing pessoal). Vale a leitura de algum livro sobre o assunto para aprofundar, se você tiver uma dica deixa nos comentários para o pessoal.

1 – Pelo que você quer ser lembrado?

Desenvolver uma marca pessoal começa por definir a sua meta de trabalho. Infelizmente não dá para ser bom em tudo, você pode conhecer muitas coisas, mas precisa ser bom de verdade em alguma coisa. E isso exige foco, o que é difícil. Profissionais que não tem foco, não constróem uma marca pessoal, pois a mensagem é divergente. Não tem como fixar você como o cara de….

Autor	Foco (é o cara de)
Gustavo Cerbasi	Finanças Pessoais
Reinaldo Polito	Falar em Público
José Dornelas	Empreendedorismo
Christian Barbosa	Gestão de Tempo
Renato Alves	Memorização
Você	???

As tentações para fugir do foco são gigantescas. Eu já tive proposta para escrever sobre relacionamentos, cultura digital, falar em público, tecnologia, liderança, mas sempre fugi. Quando mais eu foco em gestão de tempo, mais credibilidade eu ganho e mais minha rede aumenta. É um ciclo. Se não fosse isso com certeza você não estaria me lendo hoje, eu seria um genérico e de genéricos o mundo tá cheio. Não que o genérico não possa crescer, ele pode, e pode ser muito bom nisso, mas sem dúvida é mais difícil. Particularmente, quando vejo um novo palestrante ou autor, eu vejo o histórico, se é o “faz tudo” a primeira impressão não é muito boa (o que pode mudar ao longo do tempo).  Agora se ele só fala sobre aquilo, parece que tenho mais segurança no que a pessoa for falar. E você?

Foco exige tempo, um plano de carreira nesse sentido. É preciso reservar tempo para ler, participar de eventos, feiras, pesquisar na Internet, escrever sobre o tema, palestrar sobre isso.

2 – Crie um KBASE pessoal

Ao longo do seu dia-a-dia vai esbarrar em uma série de conteúdos (digitais ou físicos) sobre o assunto que você quer focar. Talvez você não o utilize neste momento, mas possa precisar dele no futuro. A sugestão é criar uma pasta (física ou digital) chamada KBASE (de knowledge base ou base de conhecimento) e arquivar lá com categorias bem definidas.

Essa gestão de conhecimento pessoal é bastante útil para apresentações, artigos ou consultas. Organização economiza tempo no futuro e ajuda a gerar conteúdo.

3 – Escreva sobre o Tema

A construção de uma marca começa com a propagação dessa marca e a Internet é o melhor caminho. Você poderia começar com um blog, aonde poderia escrever artigos e opiniões sobre seu tema, discutir assuntos pertinentes ou simplesmente republicar estudos ou pesquisas.

Quanto mais conteúdo e atualizado, mais destaque você terá. Leva tempo mas acontece. O Google vai trabalhar por você. Além disso, vai começar também a se destacar com seus colegas na empresa. É preciso ter tempo e disposição para escrever. Eu me disciplinei a pelo menos uma vez por semana atualizar esse blog com alguma coisa útil. Quando estou inspirado à periodicidade aumenta.

Se eu não atualizar vai contra meu marketing pessoal, você vai pensar: ele tá sem tempo!!! (vai dizer que nunca pensou isso??? Eu vivo recebendo e-mails do tipo: “quero ver se você responde mesmo…” ahahaha). Duvide dos caras de gestão de tempo que tem blog e nunca atualizam ou mandam a assessora atualizar, tem algo estranho ai né?!

Se quiser começar um blog de uma olhada nos sites www.wordpress.com  ou www.blogger.com são bons sistemas para blogueiros iniciantes e avançados.

 

Por enquanto é isso! No próximo post vou trabalhar a questão de imprensa, publicação de artigos, vestuário e um exemplo de roteiro para planejamento de tempo para fazer seu marketing pessoal!

O que é importante de verdade para você?

Ontem estava conversando com uma amiga sobre vida e carreira e junto com o texto do livro novo fiquei pensando nesse post.

Você sabe o que é realmente importante na sua vida? Aquilo que realmente faz a diferença?

Muitas pessoas não tem resposta para essas perguntas e sem saber o que é realmente importante, ficam confusas para decidir, escolher, não conseguem atingir objetivos, ficam com medo.

Por que estou fazendo isso? Por que eu quero isso? Qual o propósito?

As razões vem primeiro, as respostas depois. Se você não achar um motivo importante para viver, tenha certeza que nunca vai ter tempo na sua vida.

Se não tem as razões certas, não vai funcionar. Vai apenas sair correndo feito um maluco e não vai chegar em lugar nenhum. Quando você tem as razões, ai sua ação massiva, dá resultados.

Quanto mais você sabe o que quer, mais seu cérebro te ajuda a buscar. Ele é um software do seu corpo, se for bem programado vai dar resultados, se não for vai ter bugs.

Uma das coisas que consigo reparar nas pessoas de muito sucesso que tive contato é que eles sabem precisamente o que querem, o que é importante. O Roberto Justus, é um exemplo clássico disso. Se você fizer essa pergunta, ele tem as razões na ponta da língua.

Clareza é poder, é resultados. É a diferença entre ir rápido ou ir rastejando. Uma das forças mais poderosas na humanidade é a necessidade de nos mantermos constantes na forma como definimos nós mesmos.

O mundo muda rápido e constantemente, vivemos ocupados (aliás adoramos estar ocupados). Mas independente da mudança, você tem que saber quem é, o que é importante, o que você quer, o que te dá poder. E isso não muda com o vento.

O QUE É IMPORTANTE DE VERDADE PARA VOCÊ?

 

Outros posts sobre o assunto:

Muitos Começos, Poucos Términos

Você tem tempo para você?

A Produtividade da Geração Y

Ontem durante uma reunião um diretor me disse a seguinte frase:

“Eu ainda sou do tempo do St ephen Covey. Minha equipe é do tempo do Google Calendar..É difícil lidar com essa geração, eles são muito acelerados.”

Será que existe diferença de produtividade entre as gerações Baby Boomer, X, Y e Z? A resposta é SIM! Existe!

Alguns estudos vem sendo elaborados por especialistas em algumas universidades americanas que comprovam a teoria, mas ainda não consegui pegar nenhum estudo completo desses na mão, apenas abstracts.

Na prática podemos ver grandes diferenças sim. Os Baby Boomers em geral, são mais focados em macro processos, mono-tarefas e gostam muito de planners e agendas tradicionais. Ele usam seu e-mail como um repositório de coisas a serem feitas. Alguns gostam de ter o isolamento em uma sala perto da equipe e tem uma leve preferência pela tomada de ações individuais.

A geração Y por sua vez é bem diferente. Ela será mais produtiva do que nunca nessa nova geração Web. Em primeiro lugar eles tem a mente de Inbox Vazio, eles não gostam de acumular e-mails e lidam com eles como prioridades (task) a serem executadas. A geração Y foca em colaboração o tempo todo, gostam de comunidades, de estar online, de trocar informações. A geração Y consegue trabalhar, ficar no MSN, ouvir música e pensar na atividade pós trabalho. Ys gostam de equilíbrio, curtem trabalhar mas não tem uma tendência forte para workaholics. Eles matam o pessoal da IT pois usam as suas próprias ferramentas de produtividade, que em geral são online, como o Google Calendar ou Neotriad.

Que existe diferença existe, estamos passando por uma transformação cultural e social gigantesca. O Woodstock de hoje chama-se Internet! A produtividade do futuro está se moldando hoje, a próxima década com a ascensão da geração Z será um reflexo direto das mudanças que nós da Y estamos traçando!

Esse assunto é muito interessante, e devo voltar nele mais algumas vezes, assim que receber os estudos do MIT sobre isso faço um resumo e publico por aqui! Por hora, que viva a diversidade!

Feliz Dia da Secretária

Em primeiro lugar gostaria de desejar um Feliz Dia da Secretária para todas que exercem essa importante função. Nos últimos anos tenho realizado diversos eventos com secretárias, algumas participaram da pesquisa do meu livro de administração do tempo para mulheres e outras são participantes ativas em programas de produtividade que tenho desenvolvido pela Triad Consulting. Só posso agradecer porque aprendi demais com elas!

O papel da secretária mudou demais nos últimos anos, hoje a secretária é um papel importante na gestão da empresa e no apoio ao executivo. E por isso se transformou em peça fundamental na produtividade dos líderes e dos liderados.

Em geral as secretárias possuem um nível excelente de organização, planejamento, conhecimento da cultura corporativa e das pessoas chave na organização. Esse conhecimento é essencial ao executivo, que deve confiar a sua secretária algumas missões que ele conduz.

Se você é uma secretária executiva pense nas formas que você fazer com que seu líder e os liderados consigam maior produtividade, seguem algumas idéias:

• Criar um padrão de comunicação de e-mails entre o grupo
• Definir uma política para condução de reuniões e atuar como condutora de reunião
• Aplicar os conceitos de organização para equipes, redes e pastas de e-mails, compartilhando as boas práticas com todos
• Criar pequenos cursos de utilização eficaz de ferramentas como o Microsoft Word, Excel e Outlook
• Ajudar no planejamento e acompanhamento de projetos junto com seu gestor através de ferramentas online como Neotriad ou de colaboração interna.

E hoje, no dia das Secretárias estarei em Natal em um Congresso Nacional de Secretárias!

Reunião para que?

Hoje de manhã fui a uma típica reunião desnecessária que um cliente convocou, quando a gerente de conta recebeu a convocação, ela questionou: qual o objetivo da proposta?. O cliente disse: negociar o contrato de treinamento para esse ano fiscal, por favor traga seu diretor (p.s: temos uma relação de 5 anos com esse cliente).

Quando ela me disse que eu precisaria ir na reunião para negociar a proposta, eu tinha certeza que seria algo bem circunstancial, mas em todo o caso como é um cliente importante eu fui.

Chegando lá, 30 minutos de espera, depois vamos para a sala de reunião e o gerente do cliente começa:

– Você pode me dar um desconto de X% nesse valor anual?- Ai eu perguntei:

– Você consegue pagar esse contrato em 3 parcelas ao invés de mensal?

Ele disse que sim e eu aceitei o desconto proposto.

Depois ele perguntou: você consegue me emitir a NF para 25 ddl?

– Ai minha gerente de conta falou que esse tinha sido o padrão nas últimas cobranças. O cliente, disso a então OK!

Pronto! A reunião urgente, de negociação contratual terminou!

Tempo total de reunião: 20 minutos, incluindo a espera 50 minutos, incluindo o tempo de transito ida/volta: 90 minutos. Custo aproximado da reunião: R$ 500,00!

Agora eu pergunto: por que isso não foi resolvido por telefone? O que impedia que um e-mail resolvesse essa questão?

Quanto mais eu vejo, mais fico feliz com o mercado de gestão de reuniões para a TRIAD, no ano são milhões de reais em reuniões sem sentido, que poderiam ser completamente evitadas, mas por cultura ou péssimos hábitos as empresas vivem inventando reuniões!

Olhe para as suas reuniões dessa semana, quantas podem ser evitadas? Quantas podem ser resolvidas por e-mail ou telefone?

Vamos focar em cancelar reuniões desnecessárias e criar mais tempo para trabalharmos! EITA MUNDO LOUCO!!!!