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O que fazer com clientes não planejados?

Estou de volta por aqui! Após férias maravilhosas, com um monte de novas idéias para implantar, Agenda do CEO para estrear na Você S/A, capa da Revista Época dessa semana baseada em uma nova pesquisa que desenvolvi e um novo livro assando no forno. 2011 começou bem demais!

Para reabrir a temporada de posts desse ano, selecionei uma pergunta que recebi da Mari Peixoto:

“Tralho em uma empresa de terceirização de administração de Pessoal e Folha de Pagamento, para que eu possa cumprir com meu cronograma preciso que meu cliente cumpra com a parte dele. Como posso administrar minhas tarefas se nem sempre meu cliente me entrega as suas no tempo em que havíamos estimado?”

Com certeza esse é um problema que se você ainda não passou, com certeza vai passar na sua vida, seja atendendo clientes externos ou internos. Esse é um daqueles problemas de produtividade que em geral parece que estamos de mãos atadas, mas com algumas estratégias simples, na maioria dos casos é possível minimizar essa dificuldade. Vou resumir seis idéias muito simples sobre essa questão:

1 – Converse sobre o problema – Se o cliente tem esse hábito de atrasos e urgências, nada melhor do que expor o problema de forma solicita, aberta e pedindo uma sugestão dele para minimizar o problema. Deixe-o expor seus pontos de vista e posteriormente, complemente com as suas sugestões.

2- Exponha o Cronograma – Se o cliente está a par do cronograma poderá ver que a NÃO ENTREGA de um item irá impactar o resultado final do projeto. Deixe isso claro no contrato, monitore esses dados e notifique atrasos eventuais.

3 – Seja organizado – Se você não for organizado e planejado, pode ter certeza que o cliente se aproveitará desse ponto fraco. Quanto maior a sua organização, documentação e gestão melhor o exemplo e menores as chances de problemas.

4 – FUP – Follow Up é uma benção divina. Se você planejar com um pouco de antecedência poderá criar um sistema de aviso ao cliente sobre eventuais prazos de tarefas (algo com 1 ou 2 dias de antecedência já é bem funcional). Não é um e-mail de cobrança, é um e-mail de follow up, assim ele não "esquece".

5 – Descubra padrões – Se não tiver jeito, aprenda a lidar com certos padrões do cliente (eles sempre existem, pode acreditar!). Ele sempre manda tudo por volta das 18h? Na sexta-feira que ele lota você de pedidos? Ele sempre esquece o item X do projeto? Descubra o padrão da urgência e atue de forma preventiva. Você pode, por exemplo, deixar horas reservadas para esses momentos, ou até alocar profissionais para essas atividades.

6 – Psiquiatra ou Rescisão? Se não tem jeito e o cliente te deixa maluco, você tem duas escolhas: fazer um tratamento psiquiátrico para sua loucura ou cancelar o contrato. São duas opções sempre viáveis. Às vezes você fecha uma porta, e quando se vira, descobre um portão gigantesco, nunca se esqueça disso!

Feliz 2011!

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Dia de Organização

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Estamos renovando o layout do escritório e no sábado aproveitei o espírito de organização para dar uma organizada nas minhas gavetas e armários. Foram 2 sacos de lixo grandes embora!

Não sou um grande fã de organização, mas a sensação de chegar hoje para trabalhar e ver um monte de espaço vazio nas gavetas é fantástica.

Para organizar eu sigo o seguinte processo:

1 – Taxonomia na mão – Eu tenho um mapa da minha organização pessoal e profissional, que ajuda a planejar, hierarquizar e guardar minha papelada, arquivos e dados lógicos no lugar certo. Se quiser saber mais sobre o princípio da taxonomia, baixe aqui o e-book.

2 – Um local por vez – Organizar é algo que cansa e me deixa enjoado, por isso para evitar deixar aquela zona depois de abrir e jogar tudo para fora,  eu vou local por local. No meu caso aqui eu peguei pasta por pasta em cada gaveta.

3 – LIXO! – Eu não tenho muito dó com papel não, se não vou usar é lixo direto. Eu posso arquivar bastante coisa, mas nesse momento de limpeza é a hora de jogar fora o que não terá mais utilidade.

4 – Pastas & Sacos Plásticos – Se você estiver organizando pela primeira vez essas ferramentas são essenciais, junto com uma caneta piloto ou etiquetadora para marcar o nome da pasta. No meu caso, só precisei mesmo jogar fora papelada ou pastas inteiras.

5 – Crie seu Index – Tem muita coisa que eu guardei e se não tivesse um “índice” eu nunca mais vou lembrar que está ali, por isso o que era realmente importante, eu crio no NEOTRIAD uma nova informação para ser pesquisável depois.

E-BOOK GRÁTIS: Organização Pessoal

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As pesquisas comprovam que uma pessoa pode gastar até 40 minutos diários localizando e procurando informações, é muito tempo desperdiçado com sua bagunça pessoal que poderia ser investido em outras áreas.

No segundo e-book da série, preparamos uma série de dicas para aprimorar sua organização pessoal e ajudá-lo a organizar sua papelada, documentos e arquivos.

Clique aqui para baixar o

sobre organização pessoal..

Outro e-book grátis: ESCOLHA TER MAIS TEMPO

Atenção precisa ter o Adobe Reader para abrir. Quem não tiver pode baixar:  http://www.adobe.com/products/reader/