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Reuniões: como economizar R$ 620 mil por ano?

Esse foi um mês de diversos trabalhos com clientes no foco de otimizar as reuniões que são feitas dentro do ambiente de trabalho. Com nossa economia andando devagar quase parando, olhar para custos invisíveis internos que não permitem que a equipe seja produtiva se tornou uma demanda na agenda de diretores e CEOs.

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Existem diversos custos invisíveis que a improdutividade pode trazer, mas as reuniões, sem dúvida se tornaram uma constante. Em um cliente semana passada, depois do mapeamento, ainda me choco ao ver que praticamente 75% do tempo dos gestores e diretores de uma carga horário de 10 horas é dentro de salas de reuniões.

Não teria nenhum problema se esse tempo limitasse a jornada de trabalho, o problema é que dentro das intermináveis e na maior parte das vezes improdutivas reuniões, muito trabalho que deveria ser feito acaba ficando atrasado ou pior, consumindo horas extras ou o tempo de vida familiar e de lazer.

Fora o custo. Em números atualizados, com base em clientes TriadPS, a cada 100 funcionários que uma empresa tem, o desperdício fica em torno de R$ 620.000,00 anualmente com reuniões desnecessárias. Que fique bem claro que não sou contra reuniões, muito pelo contrário, sou a favor de uma dieta de reuniões. Nos programas que implementamos com o propósito de reduzir reuniões, focamos numa redução do custo e no número de encontros. Sempre, sem exceção tem muita gordura para ser cortada nesse campo e formas diferentes de tomada de decisões.

Sua empresa também sofre com reuniões? O primeiro passo é envolver a alta direção no processo, sem eles nada vai adiante. O segundo é desenvolver um ambiente que todos possam ter confiança em adotar uma nova postura de reuniões e adquir um novo método para transformar esses encontros em reuniões de resultado efetivo.

Eu gravei um vídeo com algumas dicas para controle de tempo das reuniões, comparo a performance dos brasileiros com americanos e também alguns insights para diminuir a quantidade. Clique aqui para assistir direto no Youtube (aproveite assine o canal para receber em primeira mão os novos vídeos).

Até a próxima!

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3 passos para começar a mudar seu nível de estresse

Em uma pesquisa recente (fev/2015) que comento aqui nesse vídeo, 47% das mulheres falaram que ter tempo livre é um luxo, 42% priorizam a vida profissional em detrimento a vida pessoal, fora todas as outras questões que não afetam apenas as mulheres, mas os homens também. Confere aqui no vídeo.

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Eu ainda não tenho um dado oficial sobre isso que irei comentar, mas em tempos de vacas magras, crises econômicas e riscos de demissão o volume de trabalho, estresse e a falta de tempo sempre aumentam. É como se fosse uma defesa natural da nossa mente, que trabalhando mais, estamos mais seguros e imunes a demissão. Em algumas empresas isso pode ser realmente verdade, mas não podemos generalizar.

Tanto homens como mulheres acabam sentido a pressão em tempos difíceis. Se você está sentido o estresse aumentar, já passou do momento de você começar algo para melhorar seu nível de equilíbrio. Claro que esse assunto é profundo e exige muito conteúdo, mas se eu pudesse dar 3 dicas para alguém começar a pensar sobre isso, elas seriam essas:

1 – Limite sua agenda – Por mais simples que possa parecer, se você não colocar um limite do tempo que fica no escritório, vai rapidamente perder o controle e quando se der conta vai estar trabalhando mais do que deveria. Nunca esqueça que não é trabalhando mais que faz você mais produtivo.

2 – Ache e exercite seus hobbies – Eu insisto nesse pequeno detalhe, pois quando estamos estressados e improdutivos, o que ajuda a mudar esse quadro são esses pequenos momentos que temos com nós mesmos. Pode ser qualquer coisa. Eu jogo tênis, assisto séries e faço massagem. É a minha Tríade do equilíbrio, crie uma para você também e abuse dela durante a semana.

3 – Faça antes de virar urgente – A urgência e a correria são os vícios do mundo. Quando você começa a administrar melhor seu tempo você não deixa a coisa importante entrar na esfera do urgente. Antecipar é a chave, simples assim.

Não deixe ficar com alto nível de estresse para começar a pensar em qualidade de vida.

Segue o link do vídeo da pesquisa com as dicas: https://www.youtube.com/watch?v=V9yQjmoMhxs

Até o próximo!

Experiência: Acordar cedo pode aumentar seu nível de sucesso?

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Um novo estudo realizado pela jornalista Laura Vanderkam, reporta que as pessoas que são matinais têm um nível de sucesso maior do que as outras. Infelizmente o livro que descreve a pesquisa ainda não foi lançado até a presente data. Para a pesquisa ela entrevistou diversas pessoas, como por exemplo, o antigo CEO da PEPSI Steve Reinemund que ia para a esteira às 5 da manhã antes de começar seu expediente.

O interessante é que quando fiz as entrevistas para o livro livro Equilíbrio e Resultados, diversas pessoas que se encontravam no que convencionei chamar de célula 4 da Matriz (ou seja, pessoas que tem resultados e equilíbrio simultaneamente na vida), comentavam que acordavam cedo. O Jeff Taylor e o Joao Doria Jr, dois cases que utilizei como exemplos dessa célula, faziam exatamente isso. Na hora não atentei a essa coincidência.

Claro que tem uma questão de biorritmo altamente individual, onde cada pessoa sabe o seu melhor período para ser produtiva. Porém, se você realmente se propõe a acordar mais cedo para tocar suas atividades mais importantes, você tem uma série de vantagens.

Primeiro porque o período da manhã em geral contém poucas chances de você ser interrompido, de ter aquele agito do escritório ou ansiedade da equipe. É você com você.

Segundo porque se você teve uma boa noite de sono, está recuperado e isso ajuda você e seu cérebro a pensarem melhor, tomar boas decisões e ter boas ideias. O recomendado é que você utilize esse tempo da manhã para as coisas realmente importantes, que exijam um nível de esforço mental maior e não para atividades triviais que você pode fazer em qualquer horário.
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Eu gosto de acordar e usar uns 30 minutos para leitura. Porém, não tenho acordado cedo para outras atividades. Como eu gosto de experimentar as coisas antes de sair falando por ai, eu vou a partir de amanhã (13/06/12) colocar meu despertador para gritar 1h antes. Nessa “hora extra” vou priorizar atividades de planejamento, dos novos cursos que estamos elaborando, atividades de estratégia da empresa, talvez jogar tênis ou correr na esteira.

Obviamente que nos dias que estiver em curso, palestra ou reunião essa experiência não irá valer. Na quinta e sexta dessa semana estarei em curso e em voo respectivamente, então não vale. A experiência será apenas para os dias que estou no escritório.

Assim que tiver os resultado, conto para vocês. Algum leitor aqui do blog gostaria de fazer a experiência e compartilhar os resultados (não vale quem já acorda cedo, tem de ser alguém que não tem esse perfil)?

Que tal dar uma boa risada?

Aquele comercial do Itaú, da criança rasgando o papel, é muito legal. Não tem pessoa que não abra um sorriso quando vê o comercial pela primeira vez. E isso faz muito bem a sua saúde!

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Estudos sobre a Ciência dos Sorrisos indicam que uma boa dose diária de sorrisos faz muito bem para sua saúde e podem ser o melhor remédio para Você e sua família.

Em um trabalho científico apresentado recentemente em conferência sobre o assunto na American College of Cardiology em Orlando, na Flórida, Dr. Michel Miller da University of Maryland anunciou ter medido a pressão arterial de 20 voluntários antes e depois de terem assistido 2 filmes de gêneros diferentes: um sobre guerras, outro sobre comédias. . Os resultados foram dramaticamente opostos. Dr. Miller descobriu que o fluxo sanguíneo caiu em média para 35% dos voluntários durante o filme com cenas sanguinolentas e aumentou em 22% durante a exibição das comédias. Dr. Miller concluiu então, que os sorrisos são remédios muito mais saudáveis do que todos nós poderíamos imaginar.

Na mesma conferência, Dr. Wei Jiang, da Duke University demonstrou em seu estudo sobre 1.000 pacientes cardíacos, que sem sorrisos 44% deles possuíam maior risco de morte. Em outras palavras, uma atitude alegre diária faz muito bem ao seu coração e ajuda Você a viver melhor e a atingir uma expectativa de vida longa com maior certeza.

Os estudos intensivos sobre os benefícios do sorriso diário tiveram início há aproximadamente 20 anos atrás , quando um paciente Norman Coxins contou sobre sua vitória pessoal como sobrevivente a uma doença fatal , depois de ter assistido várias vezes os filmes ainda silenciosos de Charles Chaplin. Para se ter uma idéia, Coxins não possuía nenhum conhecimento médico sobre os resultados que começava a sentir em seu organismo, mas ele diariamente acreditava firmemente, que este era o antídoto natural à sua impaciência, desesperança e síndrome do pânico. Desde então, Drs. Leila Berk e Stanley Tam – profissionais do Centro Médico da Loma Linda University têm sido os líderes na pesquisa sobre a fantástica Ciência dos Sorrisos. Estes incríveis estudos demonstram que o sorriso diário baixa a pressão arterial, reduz os estresses hormonais, aumenta o relaxamento muscular e acelera o sistema imunológico. O sorriso diário também produz endorfinas – os antidepressivos naturais em nosso corpo – produzindo uma gostosa sensação de bem-estar.

Entretanto, o melhor benefício dos sorrisos pode ser mesmo o econômico, pois é grátis e ainda não possui contra-indicações ou efeitos colaterais, além de ser contagiante e até mesmo, incurável.

Atualmente, muitos hospitais e médicos especializados já contam com Salas Hilariantes, onde dispõem de recursos e objetos cômicos, fantasias, fitas de filmes humorísticos, bem como permitem a visita de atores profissionais para animar/ reanimarem seus pacientes da forma mais natural possível, complementando seus tratamentos médicos. Assim finalmente, a melhor bula de remédio para uma longa vida é uma saudável dieta alimentar seguida de exercícios físicos diários e uma boa dose de sorrisos diários. Pense a respeito disso. Faça agora mesmo um teste pela vida. Olhe para os seus filhos. Volte no tempo por alguns segundos e sorria! Olhe seu espelho preferido e veja estampada a alegria da vida natural como ela é. Comece o seu dia sorrindo à toa e tenha como merece uma vida longa.

“O comediante é como uma aspirina. Só que funciona 2 vezes mais rápido” Groucho Marx

Tenha uma estratégia para criar pastas no seu e-mail

Além do excesso de e-mails que temos em nosso dia-a-dia, um problema frequente é que não conseguimos achar um e-mail quando precisamos dele. Temos pastas demais e pouca organização na hora que realmente precisamos.

Na metodologia Tríade recomendo uma estratégia para organização de pastas chamada Taxonomia Pessoal, que consiste em ter poucos níveis principais e a partir deles abrir em mais pastas. Essa estratégia deve ser replicada em outros ambientes como nas pastas Meus Documentos, nos seus arquivos físicos, etc.

Crie suas pastas principais com base em “macro-assuntos”, tente não ultrapassar o limite de 10-12 pastas na Vertical e detalhe os “micro-imageassuntos” (na horizontal) dentro dessas pastas.

Além disso considere algumas dicas:

  • Revise constantemente suas pastas, caso a pasta e seus itens não foram utilizados por mais de 5 anos, delete a pasta ou mova-a para um “arquivo morto”
  • Se você lida com clientes ou projetos, é válido criar uma pasta para cada cliente ou projeto independente. Facilita o arquivamento e agiliza a localização.
  • Evite pastas com nomes de pessoas, pois se a pessoa sair da empresa ou mudar de área a pasta exigirá um nível maior de manutenção. De preferência a pastas com “assuntos” ao invés de “pessoas”.

Pastas ou localizar?

Se você tem uma estratégia eficiente de pastas e rapidamente acha o que procura, provavelmente terá vantagens localizando seus e-mails por pastas. Agora se você precisa ficar “fuçando” as pastas para encontrar um e-mail, vai perder mais tempo do que utilizar o recurso de localizar do seu software de e-mail ou do Windows/MacOs.

Uma pesquisa da IBM mostrou que uma pessoa gasta em torno de 58 segundos localizando e-mails em pastas (sem uma estratégia de organização bem definida) ao invés de 17 segundos quando utiliza o recurso de pesquisar.

Eu tenho utilizado os dois. Quando não sei direito o que preciso, ou o e-mail não foi para pasta e está apenas nos itens enviados vou direto no localizar do Windows, quando tenho certeza vou pelas pastas.

Redes sociais podem custar US$ 10 mil/funcionário?

Na linha da última pesquisa que publicamos sobre a perda de tempo do Brasileiro, uma pesquisa do instituto uSamp com 500 trabalhadores  nos Estados Unidos, e divulgada pela empresa harmon.ie, mostra que na grande maioria dos casos, redes sociais representam uma cara perda de foco no trabalho (ou seja, dinheiro).

A pesquisa afirma que 60% das interrupções no trabalho envolvem o uso das ferramentas sociais (Facebook, Twitter, e-mail, Messenger…). Por conta disso, 45% dos empregados não conseguem trabalhar nem 15 minutos sem serem interrompidos. E 53% perdem pelo menos uma hora por dia com esse tipo de distração.

Pela pesquisa, essa perda de produtividade significa cerca de 10 mil dólares por trabalhador em um ano. Para empresas com mil funcionários, essa interrupção chega a 10 milhões de dólares por ano.

O e-mail continua na frente entre as maiores distrações, com 23%. Redes sociais, como o Facebook aparecem com 9% e mensagens instantâneas ficam com 6%.

Claro que ninguém é robo e trabalha 8 horas por dia sem interrupções, mas eu não sou contra as redes sociais não.. eu só acho que tem de ter limite, senão o pessoal se perde, mesmo sem querer.. entre proibir e liberar, eu acho que o caminho do meio pode ser uma solução: libere nos horários antes e pós expediente e na hora do almoço… claro que tudo devidamente logado!

O problema desse tipo de interrupção é que você entra em estado de multi-tarefa e isso sim mata toda sua produtividade!

matéria original: IDGNOW

Estudo de Harvard comprova: Sonhar acordado traz infelicidade.

Que foco é importante, não há quem duvide disso, mas um novo estudo da Universidade de Harvard, comprovou que as pessoas que não conseguem focar na atividade presente, são mais infelizes.

Pense no dia de hoje, quantas vezes seu pensamento fugiu da sua tarefa e foi para fatos passados, coisas que podem acontecer no futuro, coisas que simplesmente nunca poderão acontecer ou pensamentos totalmente inúteis?

De acordo com a pesquisa, de 30% à 47% do tempo que passamos acordados é utilizado para pensar em coisas que não são o que estamos fazendo no momento. Isso mesmo, podemos perder praticamente metade do nosso tempo com a falta de foco.

Se já não bastasse o desperdício de tempo, o estudo comprovou que esse péssimo modelo ainda nos deixa infelizes. Talvez isso explique aqueles momentos que saímos do trabalho com a terrível sensação que não fizemos nada de bom.

O estudo mostrou que isso não acontece apenas no trabalho, mas também com atividades como ver TV, comer, andar ou fazer sexo. Apesar que quando uma pessoa está conversando, exercitando-se ou fazendo amor ela está mais feliz do que quando descansa, trabalha ou usa o computador em casa, de acordo com os pesquisadores.

É realmente um dado que precisa ser levado em consideração, treine sua mente para focar na atividade presente, procure alternativas para diminuir suas interrupções e desfrute de mais tempo e felicidade na sua vida!