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Reuniões: como economizar R$ 620 mil por ano?

Esse foi um mês de diversos trabalhos com clientes no foco de otimizar as reuniões que são feitas dentro do ambiente de trabalho. Com nossa economia andando devagar quase parando, olhar para custos invisíveis internos que não permitem que a equipe seja produtiva se tornou uma demanda na agenda de diretores e CEOs.

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Existem diversos custos invisíveis que a improdutividade pode trazer, mas as reuniões, sem dúvida se tornaram uma constante. Em um cliente semana passada, depois do mapeamento, ainda me choco ao ver que praticamente 75% do tempo dos gestores e diretores de uma carga horário de 10 horas é dentro de salas de reuniões.

Não teria nenhum problema se esse tempo limitasse a jornada de trabalho, o problema é que dentro das intermináveis e na maior parte das vezes improdutivas reuniões, muito trabalho que deveria ser feito acaba ficando atrasado ou pior, consumindo horas extras ou o tempo de vida familiar e de lazer.

Fora o custo. Em números atualizados, com base em clientes TriadPS, a cada 100 funcionários que uma empresa tem, o desperdício fica em torno de R$ 620.000,00 anualmente com reuniões desnecessárias. Que fique bem claro que não sou contra reuniões, muito pelo contrário, sou a favor de uma dieta de reuniões. Nos programas que implementamos com o propósito de reduzir reuniões, focamos numa redução do custo e no número de encontros. Sempre, sem exceção tem muita gordura para ser cortada nesse campo e formas diferentes de tomada de decisões.

Sua empresa também sofre com reuniões? O primeiro passo é envolver a alta direção no processo, sem eles nada vai adiante. O segundo é desenvolver um ambiente que todos possam ter confiança em adotar uma nova postura de reuniões e adquir um novo método para transformar esses encontros em reuniões de resultado efetivo.

Eu gravei um vídeo com algumas dicas para controle de tempo das reuniões, comparo a performance dos brasileiros com americanos e também alguns insights para diminuir a quantidade. Clique aqui para assistir direto no Youtube (aproveite assine o canal para receber em primeira mão os novos vídeos).

Até a próxima!

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Como aumentar minha performance nos estudos?

No começo desse ano tive a oportunidade de palestrar para muitas escolas e universidades, falando sobre produtividade para estudantes. A carência nesse campo de “performance para estudos” é gigantesca, tem pouca informação e muita demanda. Recebi algumas mensagens pedindo dicas sobre esse assunto e gravei um vídeo para o meu canal do Youtube sobre isso.

Estudar, assim como trabalhar precisa de método. Com as ferramentas certas e a metodologia de estudo correta, você consegue mais resultados com menos esforços. Simples assim. Não precisa se matar de estudar se você estudar da forma adequada. A mesma coisa com seu trabalho, se você aplica técnicas de produtividade pessoal, você faz muito mais com menos esforço.

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Pequenas mudanças em horários, na alimentação pré e durante o estudo e na forma de planejar as matérias para estudar, faz uma diferença gigantesca. Uma das coisas que defendo muito é a utilização de música para estudar. Meus pais, quando eu era criança sempre deixavam Mozart, Beethoven e mantras indianos tocando baixinho na casa. No começo eu não gostava, depois acostumei e com o tempo em uma única lida na matéria eu já tinha boa parte do assunto na cabeça sem precisar reler diversas vezes. Sem querer eles acertaram em cheio no que fez a diferença na minha vida acadêmica.

Diversos estudos comprovaram que música barroca por exemplo, aumenta muito a retenção de informações. Algumas startups como a Focusatwill.com, aproveitando esses estudos lançaram serviços de música com esse objetivo. A Amazon em seu serviço PrimeMusic, também criou seleções de músicas para estudo, criatividade, foco, etc. Essa onda veio para ficar sem dúvida.

Essa e outras dicas estão aqui no vídeo. Aproveite para compartilhar com seus filhos em idade escolar ou seus colegas que reclama que não tem disposição para ir para a faculdade ou pós graduação.

5 estratégias para tornar sua manhã mais produtiva

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1 – Pense em seus objetivos durante o banho

Ao invés de cantar no chuveiro, visualize como seria se seus objetivos já estivessem realizados, como se fossem parte da sua vida presente, o que as pessoas falariam, o que você faz com as suas conquistas. Reflita nas suas ações como se tudo já tivesse acontecido. Agradeça pela realização. Seja grato a quem lhe ajudou. Pensar nos resultados futuros é um motivador diário e faz com que você conecte-se com as coisas importantes e prioritárias do dia.

 2 – Tome um excelente café da manhã

Esqueça aquele cafezinho com açúcar cheio de pressa que você toma enquanto procura a carteira para ir trabalhar. Reserve 10 minutos para sentar-se à mesa e tomar um café da manhã decente. Com pães, frutas, cereais, etc. Se ao acordar você não tem tempo de preparar a refeição, organize tudo no dia anterior. Se você não consegue 10 minutos para tomar um café de jeito algum, então esquece, você é um caso perdido! Lembra que quem quer faz, quem não quer arruma uma desculpa.

3- Ouça músicas ‘tesão’ no caminho para o trabalho

Seja no celular, no pendrive, no CD ou em qualquer outro meio, você precisa preparar um conjunto de pelo menos 7 músicas que te empolgam. Que te deixam pilhado, com vontade de sair abraçando o mundo. Pode ser no estilo “Simple the Best”, Sertanejo, MPB, ROCK, seja lá o que você gostar. O objetivo aqui é conectar-se com pílulas de empolgação musical.  Não vale rádio. Tem de ser uma playlist pessoal e especial.

4 – Revise as Prioridades

Chegou no trabalho, revise o e-mail (revise, não fique trabalhando nele!), revise as prioridades não cumpridas no dia anterior e ajuste a sua lista de prioridades. Pense nas atividades que precisam ser realmente atingidas no dia e planeje-as para que sejam executadas no melhor momento do seu dia.

5 – Beba água quente com limão

Isso é novo, mas tem muita gente comentado sobre os benefícios de beber água morna com gotas de limão. Além de ter vitamina C, regular o Ph do corpo, proteger o sistema imunológico,a combinação estimula seu raciocínio. O potássio do limão ajuda a nutrir seu cérebro. Eu tenho experimentado em alguns momentos, claro que o efeito não é igual ao espinafre para o Popeye, mas li tantos estudos sobre isso hoje que nem que seja por efeito placebo já dá uma ajuda.