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O futuro das reuniões

Falar que as reuniões estão matando a produtividade corporativa não é novidade para ninguém. Em diversas pesquisas que já publicamos na Triad PS e no livro que escrevi sobre esse assunto divulguei dados bem alarmantes, como o que mostra que 2/3 das reuniões que as pessoas participam não tem resultado efetivo.

Eu sou um crítico ao modelo de reuniões que as empresas estão adotando. É reunião por qualquer coisa, a qualquer hora e com quem estiver disponível. Falta decisão, próximos passos e foco no assunto proposto. Não sou contra reuniões, muito pelo contrário, sou a favor de adotar método para reuniões que tragam resultados de fato.

No fundo, o pessoal curte fazer uma reunião. Tem gente que tá com preguiça de trabalhar e olha ao redor se não tem nenhuma reunião acontecendo para se enfiar por lá. Tem líder que convoca reunião para mostrar o novo corte de cabelo ou equipes que fazem reunião semanal e nem mais lembram direito o porquê. Com certeza você conhece exemplos assim.

Muito se fala sobre tecnologia para apoiar a execução de reuniões. Sem dúvida, ajuda muito. Só o fato de você evitar deslocamentos e alocação de salas já economiza muito dinheiro. Semana retrasada, passei alguns dias na sede da Cisco em San José, EUA. A Cisco é líder mundial em hardware e software para reuniões online. Tive a oportunidade de ver os lançamentos, visualizar protótipos, compartilhar experiências e indicadores. Sem dúvida o futuro das reuniões é promissor.

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Eu tirei as fotos acima em uma demonstração do que eles chamam de tele presença imersiva, no qual o funcionário da Cisco de Shangai aparecia em diversos monitores (compondo uma única tela) de corpo inteiro, dando a sensação de estar ao seu lado na sala. A mesma tecnologia permite o compartilhamento de slides e anotações em um quadro branco na tela ou no mobile. O uso desse tipo de tecnologia permitirá por exemplo, sessões de brainstorm e treinamentos com equipes em qualquer lugar do mundo.

Será que com esse tipo de tecnologia venceremos aquela frase típica de que “prefiro olho a olho ao invés da câmera?”. Sem dúvida os passos foram dados para vencer diversos preconceitos e tabus, mas de nada adianta tecnologia sem metodologia.

Sem o correto planejamento, condução e acompanhamento as reuniões sejam presenciais ou virtuais não geram os resultados. O segredo para mudar as reuniões no seu ambiente de trabalho é uma tríade de fatores: tecnologia, metodologia e pessoas. E acho que serão necessárias algumas reuniões para isso acontecer.

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Petrobras: Primeiros passos para liberar a Internet internamente.

Esta semana participei de um debate na Petrobras e uma pergunta de um gestor, bem comum, foi levantada: redes sociais prejudicam a produtividade durante horário de expediente?

Essa pergunta é pertinente com o atual momento que a maior empresa do País vive, já que desde 1/11/13 a empresa decidiu liberar o uso de redes como Facebook, Youtube, Twitter por meio de sua rede interna corporativa.

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“A decisão foi tomada pela Diretoria Executiva com os objetivos de aumentar o acesso ao conhecimento e aumentar o grau de interação interna e externa; aumentar a satisfação em trabalhar na Petrobras; e fortalecer a imagem de empresa inovadora e alinhada às tendências de comunicação para atrair e reter talentos. A companhia tem canais proprietários nas três plataformas sociais que poderão ser acessadas por meio da RIC.“ – comunicado interno Petrobras

A minha opinião sobre esse tema, é baseada em algumas pesquisas que já foram publicadas e também em alguns clientes nossos das 1000 maiores empresas que adotaram essa política. Internet, de forma controlada, não prejudica a produtividade. Em alguns casos, pesquisas mostram que pode até aumentar a produtividade.

Primeiro porque hoje ninguém mais limita ninguém de acessar as redes, afinal a maior parcela das pessoas, tem celular com acesso a Internet. Se você bloqueia, ele vai tomar café para acessar. É o me engana que eu gosto.

Agora claro que deixar totalmente liberado não faz bem para ninguém, pois se deixar uma balinha de chocolate, por mais que o chocólatra seja controlado, uma hora a bala some… Sou a favor de estipular um período de tempo e cada um use esse tempo de liberdade da forma como gostaria. Com o passar do tempo e maturidade da equipe, libere o acesso por completo.

O que não vale é discursos infundados, dizendo que a produtividade cai com o uso da Internet, sem métricas adequadas. Se não mediu antes, como saber se caiu, não é verdade?

Gestores devem ajudar sua equipe a saber o que é prioritário, delegar as atividades importantes e apoiar para que o resultado aconteça. Se eles tiverem engajados, sabem a direção, tem velocidade e ai o controle vem naturalmente. Não é por causa da Internet que uma equipe fica improdutiva, é pela falta de uma liderança produtiva. Esse é o ponto!

Isso vale ao governo que está com ideias de restringir algumas coisas na Internet por questões de segurança, mas ai, essa é uma história para outro post.

Viva a liberdade!

Um case de redução de e-mails.

Não precisa ser gênio para entender que o e-mail está matando a produtividade nas empresas. Em vez de produzirem mais, muitos profissionais perdem tempo respondendo centenas de mensagens diárias, muitas delas sem relevância, que lotam suas caixas diariamente. Nossos dados indicam que um profissional gasta de 1 hora até 3 horas por dia na gestão da sua Caixa Postal.

Eu já tratei de algumas soluções para esse problema aqui no post. Se quiser dar uma relembrada, sugiro a leitura desses dois posts:

Mate o e-mail antes que ele mate você!

Estratégias para vencer o vício do e-mail

Tenha uma estratégia para criar pastas de e-mail

Quando falamos do problema de e-mail, muita gente acha que é uma batalha perdida, que não tem jeito, que é um problema que teremos de conviver. Eu acredito o contrário: é possível ter uma vida mais tranquila para toda a empresa no uso do e-mail.

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Resolver a questão do e-mail pode envolver uma série de soluções. Para algumas empresas, o simples fato de treinar as pessoas a usarem melhor seu MS Outlook ou Lotus Notes já ajuda muito. Em outras será necessário implementar uma estratégia de colaboração que troca a gestão de atividades via correio para uma forma mais centralizada, organizada e gerenciável.

Em outros casos será necessário definir uma política tanto de e-mail quanto de gestão do conhecimento ou ainda um sistema de gestão de requisições ou estratégias de rodízio, que também podem minimizar o problema.

Todas as soluções dependem de uma pessoa com poder de decisão e de replicação, dar o primeiro passo. Ter coragem de verdade de enfrentar o problema. Isso sim é difícil.

Recentemente, tivemos um case de sucesso, de um cliente muito especial da Triad PS, a Boehringer Ingelheim, uma das maiores farmacêuticas do mundo. O gestor da área de operações clínicas, Fábio Rodrigues, tomou a decisão de implementar um programa de redução de e-mails. Treinamos a equipe a usar melhor o MS Outlook, compartilhamos boas práticas de e-mail e a área definiu métricas do volume de e-mails. O objetivo era reduzir o numero de mensagens e otimizar a rotina.

O Fábio acompanhou e reforçou as métricas durante todo o trabalho: “Mensalmente, enviava à equipe um gráfico com o status do projeto e conduzia uma reunião de feedback individual, reforçando para os funcionários que o objetivo não era privá-los de enviar e-mails, fiscalizá-los ou simplesmente desmotivá-los e sim otimizar o tempo e produtividade de todos. A iniciativa tornou a equipe mais dinâmica e a estimulou a encontrar soluções criativas para problemas do dia a dia.”

O processo conseguiu reduzir em 30% o volume de e-mails durante um ano, resultando em uma economia de aproximadamente 1,5 mês de trabalho! Bom né? Do cacete, isso sim!

Dá para viver sem e-mail? Não dá, mas é nosso dever, achar soluções para minimizar o seu impacto na nossa rotina. É uma questão de ter mais tempo, de sobrevivência e sanidade nesse mundo que a tecnologia nos torna cada vez mais insanos!

E você? O que sua empresa tem feito para melhorar o uso de e-mails? Compartilhe as dicas!

Até a próxima

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Mate o e-mail, antes que ele mate você.

O e-mail está matando o ser humano. O e-mail está matando relacionamentos. O e-mail está matando sua produtividade. Olha para o lado que você vai ver alguém no smartphone neuroticamente revisando a lista de e-mails que ele já viu umas quatro vezes, só para ter a certeza de que não se esqueceu de nada.

Tem gente que é tenista de e-mail: assim que recebe um e-mail, já responde e fica no aguardo da resposta, para responder imediatamente e assim por diante. Tem gente que acha isso o máximo da produtividade. Coitado. killemail

Eu concordo com o Mark Zuckerberg e outros caras que dizem que o fim do e-mail está próximo. Realmente está, porque ele está matando o tempo das pessoas. Tem muita empresa preocupada em reduzir o volume de mensagens.

Um cliente nosso, a Boehringer Ingelheim do Brasil, teve um líder que depois de algumas conversas e treinamento decidiu reduzir o volume de e-mails do seu time. Ele colocou uma meta, treinamos a equipe e foram definidas algumas regrinhas. Resultado: ele conseguiu reduzir em 30% o volume de mensagens da equipe! Tudo mensurado e revisado mês a mês. Do cacete a iniciativia dele.

Alguém morreu? O resultado piorou? Alguém teve crise de ansiedade? Não! Tudo continua igual. Eu recebia um volume gigantesco de e-mails. Consegui reduzir 40% de 2011 para 2012. O que eu fiz foi simples. Veja se alguma dessas coisas te ajuda também:

1 – Cancelei todos os avisos de redes sociais. Deixe apenas 3 newsletters que gosto de receber. E tudo que é spam eu já classifico na hora.

2 – E-mails que eu não tinha nada a ver diretamente mas eu recebia cópia (tipo alguns contatos via site, erros, etc) eu cancelei e deleguei as áreas competentes. Era mais uma questão de largar o osso, do que de validar a informação.

3 – Eu demoro para responder. Raramente respondo no mesmo período, quase sempre no dia seguinte. Em alguns casos dias. Isso reduz demais o volume de e-mails. Se for urgente, as pessoas já sabem o que fazer: me liguem ou SMS.

4 – Eu troco poucos e-mails com meu time. Quando preciso de algo mando uma tarefa via Neotriad, nada de e-mail que as pessoas esquecem.

5 – Eu escrevo pouco. Primeiro porque gasta um tempão, segundo porque evita réplicas maiores. Sempre que posso troco o e-mail por um Skype.

6 – Eu trabalho por tarefas não por e-mail. A primeira prioridade do dia quanto estou no escritório é ver meu e-mail, transformo tudo em tarefa. Depois fecho o e-mail e vou trabalhar. Na hora do almoço faço isso de novo e depois de jantar se der vontade.

7 – Eu não armazeno e-mails. Minha caixa de entrada, depois de vista, tem pouquíssimos e-mails. E-mail vira tarefa, reunião, resposta, lixo ou raramente vai para alguma pasta.

8 – Eu nunca, nunca copio pessoas na cópia aberta. Se responder um e-mail com muitas pessoas na cópia, faço apenas ao remetente e coloco as pessoas na cópia oculta.

9 – Eu não uso bandeirinhas, cores ou sons para diferenciar os e-mails. E-mail é igual amendoim da M&M: tem o mesmo formato, tá tudo no mesmo pacote, é só ir comendo até acabar.

10 – Quando alguém exagera no volume de mensagens, manda tudo a toda hora, eu demoro cada vez mais para responder. Às vezes, agrupo uns 2-4 e-mails sem resposta, ligo para a pessoa e trato assuntos um a um rapidamente, e ainda reforço que isso fecha o assunto dos e-mails.

Claro que em algumas áreas como vendas, call center, suporte técnico, etc. o e-mail é a função primordial do trabalho, nesses casos não tem jeito, tem de grudar no e-mail e tentar ser o mais produtivo possível. Nos outros casos é possível ter maior controle do e-mail com algumas estratégias simples e mais do que isso: uma postura diferente. Acostumando as pessoas a um ritmo diferente sabendo que o mundo não vai acabar se você não responder o e-mail que recebeu nesse minuto!

A casa do futuro pode ser sua e hoje!

Eu lembro quando passou na TV, há muitos anos atrás, a casa do futuro do Bill Gates, cheia de automação e tecnologias que pareciam saídas de um filme de ficção científica. Pois bem, o tempo passou e tudo isso se tornou realidade e com um custo acessível. Veja pequenas coisas que podem ajudar sua casa a ter mais automação e praticidade:

1 – Smart TVs
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Se você pensa em trocar de TV, vale a pena investir (a diferença hoje em dia é mínima) em uma televisão com a tecnologia smart, que basicamente permite acessar a Internet na tela da TV. Você pode, por exemplo, ter seu Skype (câmera e som) na tela da TV (muito útil para quando viajo por muito tempo), acessar filmes online, ver receitas online, acessar bibliotecas de vídeos e baixar milhares de aplicativos de fitness, tempo, notícias, jogos, etc.

As melhores marcas para isso atualmente são a Samsung, LG e Sony (o resto é resto). Só repare ao comprar sua TV se o wireless vem integrado, caso contrário terá de gastar na compra de um dispositivo USB Wireless (quando eles escrevem Wireless Lan Ready não é wireless, é cabo) ou vai ter de passar cabos de rede, o que é bem mais complicado.

2 – Aplicativos de controle das SmartTV

automacao-studio-vipA Samsung, Lg e Sony possuem aplicativos para Iphone e Android que permitem controlar a TV do seu celular. Procure nas lojas por esses aplicativos, além de controlar a TV eles também te ajudam na hora de digitar e navegar nos menus. Em casa todas as TVs são controladas pelo tablet ou celular, acabou a aquela história de perder o controle ou de trocar pilhas, bem prático.


3 – Se a TV não for SMART seu computador pode ser

A maioria dos notebooks e computadores tem saído de fábrica com uma saída de vídeo HDMI, se esse é seu caso, compre um cabo HDMI, conecte a sua TV e acesse qualquer conteúdo online. É simples e não precisa de nenhuma configuração e funciona exatamente como se fosse uma smartTV.

4 – Locadoras Online

Falavam que no futuro você poderia ver o que quisesse, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Hoje já existe uma série de locadoras virtuais que fazem dessa promessa uma realidade. Você pode ver os vídeos na sua smart TV, no seu celular, tablet, BluRay, etc.

Há alguns meses eu aderi ao Netflix, e tenho recomendado as pessoas. Apesar de não ter grandes lançamentos de filmes, tem sempre alguma coisa interessante para ver. Fora que as séries valem a pena. Eu tenho visto Tudors (série sobre o rei Henrique VIII) frequentemente, até minha esposa já aderiu ao vício. Também assinei o NetMovies, mas esse só é bacana porque te entrega DVDs em casa, porque a seleção de filmes online deles é muito antiga.

5 – Vigilância Fácil

Hoje em dia com menos de R$ 300,00 você pode ter câmeras na sua casa para monitorar interna ou externamente. Existem diversas marcas que são fáceis de instalar. No meu caso, escolhi a DLINK, que tem um site chamado www.mydlink.com que com um login e senha eu vejo que está acontecendo, via Internet, celular ou do meu tablet. Não tem custo mensal e a qualidade é muito boa. A configuração levou apenas um botão para ele achar o meu wireless e criar o usuário no site.

6 – Chega de Chaves

fechadurabioemtricaVocê também não precisa mais de chaves para entrar na sua casa, você pode instalar fechaduras biométricas que através de digitais ou de códigos numéricos abrem a porta. Existem centenas de marcas no mercado, com características diferentes. A dica é procurar uma que tenha ao mesmo tempo acesso por digital, números e chave física (em caso de falha). Você pode, por exemplo, configurar a digital da sua empregada para acessar na quarta e sexta-feira das 9h às 17h, depois bloqueia. Para instalar precisa de um chaveiro, mas a configuração em geral é simples. Eu recomendo duas marcas: DLOCK e YALE, em minha opinião após meses de pesquisas foram as mais seguras e completas.

7 – Ambientes Automatizados

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Agora se você quiser investir um pouco mais, existe a possibilidade de automatizar toda sua casa. Nesse caso a imaginação e seu bolso são o limite. Você pode, por exemplo, controlar as luzes da casa através do tablet, você pode ter um Datashow embutido no gesso que desce automaticamente com a tela de projeção e já liga seu BluRay. Automaticamente ao passar sua digital na porta, ele pode acender a luz do corredor, ligar a TV na Globo, tirar foto na câmera e enviar por e-mail e encher a banheira com água na temperatura de 45 graus! Nesse caso você vai precisar de uma empresa especializada, pois não dá para fazer sozinho. Se estiver por Santos ou SP, recomendo a Solução Audio e Video, que tem um atendimento e qualidade excepcionais.

Cada vez mais o futuro estará presente em nossa rotina, estaremos cada vez mais conectados e mais seguros, confortáveis e próximos de quem amamos através da tecnologia utilizada a nosso favor.

Como lidar com o volume de informações?

Selecionei na minha lista de perguntas para posts, a dúvida do Hugo, que com certeza é a de muita gente também:

“…tenho mais de 200 blogs nos meus favoritos, me sinto perdido com tanta informação (mesmo sendo útil), gostaria que você fale como você gerencia seus blogs, como faz para acompanhar os sites que gosta de ler, se existe alguma técnica para lidar melhor com essa quantidade imensa de informação e como arquivar para depois ter acesso a essa base de conhecimento.”

O excesso de informação é um problema de saúde hoje em dia, pesquisas recentes mostram o efeito de consumo de glicose no cérebro ao longo do dia, devido esse consumo que temos de informações. Sem glicose, tomamos piores decisões, procrastinamos e não temos paciência para ler aquele e-mail longo no fim do dia, que acaba sendo marcado como não lido para o dia seguinte.

A tecnologia ferrou nossa vida com a facilidade de acesso a milhões de fontes sobre o mesmo assunto, mas também pode ser nosso salvador da pátria. No meu próximo livro (Resultados & Equilíbrio – Por que as pessoas não fazem o que deveriam fazer?), que lanço em maio, eu acumulei um volume de informação gigantesco ao longo de dois anos para compilar dados relevantes para o livro. Vou compartilhar o que apliquei nesse processo, que na verdade é um pequeno método de processamento de informação que consiste em 4 etapas:

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1 – Filtrar – Eu acessava 113 blogs sobre produtividade, tecnologia, qualidade de vida e empreendedorismo. Irreal, mas a gente vai colocando nos favoritos e quando dá conta perde o controle. Eu simplesmente cancelei minha conta no Google Reader e comecei uma do zero com a missão de não ter mais de 10 blogs, o que me gera uma média de 4 posts/dia, bem mais razoável.

2 – Capturar – Eu tenho usado o Feedly no Ipad e Chrome para ler esses posts, o que faço sempre que estou no avião. Agora o que tem sido uma coisa fantástica é o Voice Reader que lê os meus blogs enquanto estou no trânsito, integrado ao meu bluetooth do carro. Ou seja, enquanto estou parado ele vai lendo os feeds para mim, algo tipo um audiobook! Isso salva um tempão (não funciona pra posts em português). Além dos blogs, eu tenho usado bastante o Instapaper que grava o conteúdo para uma leitura posterior.

3 – Processar– Com essas fontes de informação centralizadas e capturadas eu reservo algum tempo na agenda semanal para ler essas informações. Além de horários de voo e trânsito, eu costumo a reservar um período no final de semana para colocar a leitura em dia. Também gosto de ler um pouco todo dia pela manha. O que eu começo a ler e não é legal, nem termino, descarto direto. O que é bacana eu mando para o armazenamento e deleto do leitor.

4 – Armazenar – para guardar as informações que realmente me interessaram de tudo que processei e recuperar posteriormente eu prefiro usar o Neotriad, na parte de conhecimento. Assim classifico, coloco o papel, faço um resumo e fica fácil achar e reutilizar.

Sem dúvida a informação é o vírus que vai matar o tempo da humanidade, seja por excesso ou seja por falta da informação correta. Ou você aprende a controlar a informação ou ela vai contaminar você!

Tenha uma estratégia para criar pastas no seu e-mail

Além do excesso de e-mails que temos em nosso dia-a-dia, um problema frequente é que não conseguimos achar um e-mail quando precisamos dele. Temos pastas demais e pouca organização na hora que realmente precisamos.

Na metodologia Tríade recomendo uma estratégia para organização de pastas chamada Taxonomia Pessoal, que consiste em ter poucos níveis principais e a partir deles abrir em mais pastas. Essa estratégia deve ser replicada em outros ambientes como nas pastas Meus Documentos, nos seus arquivos físicos, etc.

Crie suas pastas principais com base em “macro-assuntos”, tente não ultrapassar o limite de 10-12 pastas na Vertical e detalhe os “micro-imageassuntos” (na horizontal) dentro dessas pastas.

Além disso considere algumas dicas:

  • Revise constantemente suas pastas, caso a pasta e seus itens não foram utilizados por mais de 5 anos, delete a pasta ou mova-a para um “arquivo morto”
  • Se você lida com clientes ou projetos, é válido criar uma pasta para cada cliente ou projeto independente. Facilita o arquivamento e agiliza a localização.
  • Evite pastas com nomes de pessoas, pois se a pessoa sair da empresa ou mudar de área a pasta exigirá um nível maior de manutenção. De preferência a pastas com “assuntos” ao invés de “pessoas”.

Pastas ou localizar?

Se você tem uma estratégia eficiente de pastas e rapidamente acha o que procura, provavelmente terá vantagens localizando seus e-mails por pastas. Agora se você precisa ficar “fuçando” as pastas para encontrar um e-mail, vai perder mais tempo do que utilizar o recurso de localizar do seu software de e-mail ou do Windows/MacOs.

Uma pesquisa da IBM mostrou que uma pessoa gasta em torno de 58 segundos localizando e-mails em pastas (sem uma estratégia de organização bem definida) ao invés de 17 segundos quando utiliza o recurso de pesquisar.

Eu tenho utilizado os dois. Quando não sei direito o que preciso, ou o e-mail não foi para pasta e está apenas nos itens enviados vou direto no localizar do Windows, quando tenho certeza vou pelas pastas.