Anúncios

Agenda de papel, digital, smartphone ou memória?

Eu tenho recebido várias perguntas sobre qual a melhor agenda para registar suas tarefas, compromissos e a estratégia com tecnologias como Outlook, Neotriad, Google, etc

 

….Procurei nas matérias do seu blog mas não achei nada relacionado a agendas, apenas na matéria do que levar para uma reunião você cita essa anciã. Minha dúvida é o seguinte, todo ano em muitas empresas recebemos aquela bendita agenda, existe alguma utilidade para ela quando agente utiliza o NEOTRIAD para organização pessoal e profissional?  Você utiliza agenda? Como não tenho smartphone entendo que perco a mobilidade do seu sistema, acho que a agenda seria boa nesse caso, levaria para uma reunião anotando compromissos e tarefas e uma vez na minha mesa passaria a limpo esses dados para o NEOTRIAD. Você acha boa essa estratégia ou seria um retrabalho desnecessário? Até porque para esse fim um simples bloco de nota também atenderia não precisando ser uma agenda propriamente dita…”  from Gabriel

 

Minha opinião mudou ao longo dos anos, quem leu meu livro em 2004 vai ver que eu recomendava utilizar um Planner ou uma Agenda para centralizar suas atividades. Isso tinha a ver com a minha origem na gestão de tempo, com a FranklinCovey e a DayRunner. Eu era tímido a recomendar o uso de celular ou software naquela época, pois achava que as pessoas ia demorar a adotar.oldplanner2

Os tempos mudaram, as pessoas mudaram a tecnologia mudou e hoje eu escancaro que Planners, Agendas, serão coisa do passado em uma década, talvez menos. Com o lançamento do IPad e com o que vai surgir de dispositivos similares nos próximos anos (e softwares que estamos fazendo), quem vai querer uma agenda de papel, se poderá substituir por outra coisa que tenha a mesma “sensação de escrita” só que com mais recursos? Sem dúvida planners vão ficar na história junto com os bips, telex, etc. Eu vou guardar o meu para mostrar aos meus netos.

Existem 3 perfis de pesso as no uso de ferramentas de produtividade:

  • Tradicionais – que adoram agenda, cadernos, planners, etc São as pessoas que precisam escrever suas prioridades. Gerações: Senior, Baby Bommers e X. Os X serão totalmente abduzidos por “Ipads” em breve, os outros vão usar seus planners até a aposentadoria.
  • Mistos – é o perfil predominante nas empresas atualmente e nos próximos anos. É composto por pessoas que usam o Outlook / Notes / Neotriad / etc para agendar compromissos, tarefas, etc mas também usam o caderno para anotações. Gerações: alguns Baby Bommers, X e Y.
    ipadtablet
  • High Techs – São pessoas que não tem mais caderno, usam absolutamente tudo digital. Com o avanço dos netbooks e smartphones eles estão ganhando espaço na sociedade. Gerações: Y e Z.

Não tem um melhor do que o outro, o seu perfil vai ditar as ferramentas que você vai usar. O maior problema de produtividade reside no Misto que fica com diversos “lugares” com prioridades e ai se perde na hora de planejar. Por isso precisa escolher um único ambiente para centralizar pelo menos as tarefas.

Minha mãe usa planners desde 1975, tradicional completa, e a maior prova de que os tradicionais vão migrar para o estilo misto. Ela hoje usa um caderno para suas anotações, agenda (ela é bem tradicional) e Neotriad para tarefas e agenda (replicando a de papel). Ela prometeu que ano que vem fica só com caderno e Neotriad.

Eu sou um misto que migrou para o high-tech. Eu não uso mais caderno, planner ou qualquer coisa para anotar na reunião. O que eu uso? Se estiver com ele, meu netbook com o Neotriad Organiza aberto para anotações (ele synca pro Neotriad). Se não estiver com o netbook, uso meu smartphone para registrar os próximos passos. Tudo, absolutamente tudo que preciso fazer vira tarefa no Neotriad (sincronizado ao meu Outlook), quando chego da reunião, antes de ver e-mail ou qualquer outra coisa, transforma as anotações em tarefas se necessário.

Na minha mesa eu tenho um caderno sem pauta (100% folhas brancas) aonde gosto de fazer meus rabiscos de idéias, layouts, mapas mentais e depois vai tudo pro computador.

Quando acompanho executivos é a primeira coisa que vou mudar, as ferramentas. Eu tento abolir a agenda e usar um caderno com esse foco de anotar–>transformar em tarefa ao chegar na mesa. É o primeiro passo passo resultado acontecer. Compararando executivos mais seniores (>55 anos) que só usam planners e um misto, sem dúvida o misto ganha em performance.

E você? Qual sua estratégia?

Anúncios

Dúvida: É preciso anotar todas as minhas tarefas na agenda?

Recebi por e-mail algumas dúvidas do Gerson, que está iniciando o processo de administração do tempo pela metodologia da Triad, suas dúvidas foram bem pontuais e recorrentes, seguem as respostas:

 

question-mark1) Ainda estou me adaptando ao software, tentando fazê-lo me ajudar a medir minha vida. A final, o que não pode ser medido, não pode ser melhorado.”

Realmente o que não pode ser medido não pode ser melhorado! Se não tivermos uma ferramenta que nos ajude a anotar as prioridades e medir o uso do nosso tempo nos perdemos. Eu não consigo viver sem o Neotriad sincronizando com meu Outlook e smartphone. Mas reforço que mais importante que a ferramenta é a metodologia aplicada, o que pode ser feito em software ou papel.

2) Durante o dia, surgem diversas, mini-coisas, pra fazer que são irritantes de tão simples. Estou tentando colocá-las como tarefas e simplesmente fazê-las. Devo colocar todas estas mini-coisas-irritantes nas tarefas, para ajudar a base de dados da tríade? Por exemplo: arquivar o cartão ponto do sujeito que foi demitido, mesmo depois da demissão estar completa e arquivada. Tempo: 00:05 , Importante, etc, etc…   As vezes passo mais tempo, descrevendo a mini-tarefa do que fazendo-a. Confesso tem sido meio irritante. Me sinto com o cara que foi no Shopping para contar os degraus da escada rolante!! Mas vou fazer com prazer se isso ajudar na composição da minha Tríade.”

Gostei da analogia com contar os degraus!!! Realmente não precisa ficar neurótico a esse ponto. Eu faço assim, planejo minha semana no domingo e coloco todas as atividades que lembrar (mesmo as de 5 minutos).. Ao longo do dia, quando surge algo pequeno pra fazer (tipo ligar pra alguém, assinar papéis, etc) se for algo bem curtinho eu faço na hora e nem anoto nada, porque isso não vai consumir mais de 30 minutos do meu dia (e quando planejo a semana deixo em média 2hs de folga para essas eventualidades). Quando é algo mais complicado, tipo vou ter de gastar mais de 15 minutos, eu crio uma tarefa, priorizo na ordem e faço quando chegar a sua vez..

5 formas de você perder o controle da sua agenda

controle

1 – Não anotar suas demandas

Se você faz gestão de tempo por memória, tem tudo para ter muitas urgências e esquecimentos na sua rotina. É impossível planejar aquilo que não consegue se ver claramente. Tire tudo da cabeça e escreva tudo que deve ser feito.

2 – Super alocar a segunda-feira

Uma segunda-feira mal planejada é a chave para estragar toda sua semana. Se você perder o controle das suas atividades na segunda e não recuperar na terça, dificilmente conseguirá manter o planejamento da semana.

3 – Planejar o dia

O dia não deve ser planejado, deve ser priorizado! O planejamento é antecedência e isso significa que você deve planejar um mínimo de 3 dias à frente, caso contrário será quase impossível reduzir as urgências que você poderia prever.

4 – Work By Mail

Quem paga seu salário não é o seu servidor de e-mail, logo não trabalhe para o e-mail! Trabalhe com prioridades que são definidas pela manhã e que podem chegar via e-mail nos horários em que você abrir seu correio eletrônico. É um grande erro ficar com e-mail aberto e sair fazendo tudo aquilo que chega.

5 – Usar seu calendário para anotar tarefas

Seu dia possui tarefas e compromissos. Tarefas tem um dia específico para serem executadas, mas não tem um horário pré-determinada. Já os compromissos ficam na agenda, tem hora de início e término. Calendário não foi feito para agendar atividades ao longo do dia, além de deixar sua agenda mais inflexível é péssimo para realocar atividades no caso de furos (já fui instrutor de uma consultoria americana que joga no lixo as listas de prioridades e manda usar só calendar, e não funciona).

Como evitar adiar seus compromissos?

barrigaempurrar

Quantas vezes você olhou para sua agenda de compromissos e quando vê algo anotado como: “aula de inglês”, “academia”, “leitura”, “reunião de estratégia”, etc acaba cancelando? Já reparou como temos uma enorme facilidade para deixarmos as coisas importantes para nossa vida de lado, em função das urgências?

Acabamos procrastinando o importante de forma tão rotineira, que já quase nem sentimos mais culpa. Se isso acontece com você, a boa notícia é que existe uma forma para minimizar esse hábito.

O conceito de ter um dia baseado em tarefas e compromissos, às vezes não funciona muito bem para algumas pessoas. Neste caso, precisamos ter um dia baseado em “realizações”! Isso significa achar o que a tarefa ou o compromisso trará de benefícios e resultados para você, deixando ele claramente na esfera da Importância.

Por exemplo, se você tem um compromisso na sua agenda: “Aula de Inglês – 19-20:30h”, você pode pensar qual o verdadeiro motivo que faz você falar inglês e o benefício que haverá quando você realizá-lo. Você pode, por exemplo, trocar a escrita desse compromisso para: “Eu conquisto minha realização profissional através do inglês, porque quero conseguir um trabalho na Inglaterra até 2009”.

Esta forma diferente de escrever seus compromissos ou tarefas faz com que você reflita e visualize o verdadeiro motivo por trás da atividade, que não é simplesmente a aula de inglês, e sim uma oportunidade de um emprego em outro país! Ao invés de anotar: “Festa de Aniversário do João”, você pode colocar, “Oportunidade para achar minha cara metade na Festa do João” e assim por diante.

Algumas dicas para essa escrita de realização:

  • Coloque a frase sempre no positivo, em termos afirmativos e que levem você a ação;
  • Faça a seguinte pergunta para você: “qual o verdadeiro motivo para realizar essa atividade?” ou “o que eu estou ganhando ao realizar essa atividade”;
  • Se necessário acrescente os “por quês” na escrita;
  • Altere a descrição realizadora quando ela começar a não funcionar mais;
  • Utilize emoções ou razões muito fortes na escrita.

Alguns outros exemplos:

Relatório de Vendas

Eu vou apresentar os resultados de vendas do 1º semestre, porque tenho a certeza que meu trabalho de reorganização no departamento será valorizado e estarei colaborando para minha ascensão na empresa e na minha carreira.

Pagar Conta

Honrar meus compromissos financeiros para conseguir maior estabilidade e abundância pessoal.

Academia

Conquistar meu corpo ideal para me sentir bem ao olhar no espelho, sem ter vergonha da minha barriga.

Experimente trocar seus compromissos ou tarefas adiados com freqüência por declarações realizadoras, pois esta pode ser a diferença entre a execução e a procrastinação!

Vídeo sobre Administração do Tempo

Assita a entrevista para o site Estilo & Gestão, da Catho Online, sobre administração de tempo e produtividade pessoal: