Um case de redução de e-mails.

Não precisa ser gênio para entender que o e-mail está matando a produtividade nas empresas. Em vez de produzirem mais, muitos profissionais perdem tempo respondendo centenas de mensagens diárias, muitas delas sem relevância, que lotam suas caixas diariamente. Nossos dados indicam que um profissional gasta de 1 hora até 3 horas por dia na gestão da sua Caixa Postal.

Eu já tratei de algumas soluções para esse problema aqui no post. Se quiser dar uma relembrada, sugiro a leitura desses dois posts:

Mate o e-mail antes que ele mate você!

Estratégias para vencer o vício do e-mail

Tenha uma estratégia para criar pastas de e-mail

Quando falamos do problema de e-mail, muita gente acha que é uma batalha perdida, que não tem jeito, que é um problema que teremos de conviver. Eu acredito o contrário: é possível ter uma vida mais tranquila para toda a empresa no uso do e-mail.

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Resolver a questão do e-mail pode envolver uma série de soluções. Para algumas empresas, o simples fato de treinar as pessoas a usarem melhor seu MS Outlook ou Lotus Notes já ajuda muito. Em outras será necessário implementar uma estratégia de colaboração que troca a gestão de atividades via correio para uma forma mais centralizada, organizada e gerenciável.

Em outros casos será necessário definir uma política tanto de e-mail quanto de gestão do conhecimento ou ainda um sistema de gestão de requisições ou estratégias de rodízio, que também podem minimizar o problema.

Todas as soluções dependem de uma pessoa com poder de decisão e de replicação, dar o primeiro passo. Ter coragem de verdade de enfrentar o problema. Isso sim é difícil.

Recentemente, tivemos um case de sucesso, de um cliente muito especial da Triad PS, a Boehringer Ingelheim, uma das maiores farmacêuticas do mundo. O gestor da área de operações clínicas, Fábio Rodrigues, tomou a decisão de implementar um programa de redução de e-mails. Treinamos a equipe a usar melhor o MS Outlook, compartilhamos boas práticas de e-mail e a área definiu métricas do volume de e-mails. O objetivo era reduzir o numero de mensagens e otimizar a rotina.

O Fábio acompanhou e reforçou as métricas durante todo o trabalho: “Mensalmente, enviava à equipe um gráfico com o status do projeto e conduzia uma reunião de feedback individual, reforçando para os funcionários que o objetivo não era privá-los de enviar e-mails, fiscalizá-los ou simplesmente desmotivá-los e sim otimizar o tempo e produtividade de todos. A iniciativa tornou a equipe mais dinâmica e a estimulou a encontrar soluções criativas para problemas do dia a dia.”

O processo conseguiu reduzir em 30% o volume de e-mails durante um ano, resultando em uma economia de aproximadamente 1,5 mês de trabalho! Bom né? Do cacete, isso sim!

Dá para viver sem e-mail? Não dá, mas é nosso dever, achar soluções para minimizar o seu impacto na nossa rotina. É uma questão de ter mais tempo, de sobrevivência e sanidade nesse mundo que a tecnologia nos torna cada vez mais insanos!

E você? O que sua empresa tem feito para melhorar o uso de e-mails? Compartilhe as dicas!

Até a próxima

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Exemplo a ser seguido: Fundação Odebrecht

Uma das coisas mais legais no trabalho que faço é a oportuniadde de conhecer pessoas diferentes, empresas dos mais variados segmentos, modelos de gestão e de empreendedorismo de sucesso como é a Odebrecht.

Há algumas semanas atrás estive em Salvador durantes dois dias para dar um treinamento aos líderes da Fundação Odebrecht. Mas na verdade fui eu que tive uma aula sobre empreendedorismo e responsabilidade social.

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Sem dúvida você já deve ter ouvido falar na Odebrecht, apesar de que  eles são “low profile” na imprensa (como eles mesmo dizem), com certeza uma ou outra matéria sobre eles você já deve ter lido. A Odebrecht tem uma história muito bacana de empreendedorismo, que surgiu por volta de 1856 com a chegada do Emil Odebrecht ao Brasil, de la para cá, foram muitas dificuldades e muito sucesso até chegar em um grupo que investe em diversos segmentos e tem  faturamento acima dos US$ 19 bilhões.

A fundação Odebrecht promove a educação de jovens para a vida, pelo trabalho e para valores, visando sua formação como cidadãos responsáveis, conscientes, produtivos, participativos e solidários. É um trabalho magnífico, realmente faz o papel do estado no baixo Sul da Bahia.

Além de escolas e apoio na formação eles incentivam o empreendedorismo local, dando crédito, suporte e apoio para jovens se tornarem micro empresários. Gostei muito de tudo que eles fazem por lá. O mais bacana é que isso é realidade e não marketing como muitas empresas fazem por ai.

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Eu andava meio desacreditado do conceito de “responsabilidade social” que muitas empresas andam usando como marketing, mas na prática tem pouca coisa de verdade. No caso deles é diferente, praticamente zero marketing e bastante ações concretas sendo feitas.

Parabéns ao time da fundação pela paixão ao que fazem e ao impacto que causam na sociedade! É um exemplo a ser seguido e um motivo de orgulho para nós Brasileiros.

ps.: As fotos acima foram tirados com meu celular na visita ao Museu Odebrecht, na sede da empresa.

Tempo é mais que essencial para o vendedor

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Com certeza você já ouviu a frase que “Tempo é Dinheiro” que os americanos tanto gostam de falar. No mundo em que vivemos sem dúvida é uma frase verdadeira, mas prefiro a versão do Tempo é Vida, ou seja, energia bem gerenciada gerando resultados na área pessoal e profissional.

Essa semana vi uma pesquisa interessante na newsletter do Ricardo Jordão que fala que um vendedor médio passa apenas 10% do seu tempo realmente vendendo: 

Enquanto que a maior parte do tempo de um vendedor é gasto em atividades operacionais, 17% do tempo do cidadão é gasto por ele mesmo em atividades tipo ligações pessoais e e-mails.
Veja os número do recente estudo da ProudFoot Consulting:
31% do tempo – no escritório fazendo planilhas, relatórios, pedidos.
18% do tempo – em trânsito de um lugar para o outro.
17% do tempo – atividades pessoais
14% do tempo – resolvendo problemas
10% do tempo – realmente vendendo
10% do tempo – prospectando clientes “

Você concorda com a pesquisa? Pelo que vejo nas equipes comerciais é uma pesquisa bem próxima da realidade e também linka com a Lei de Pareto (80/20). Se você trabalha com vendas, precisa entender o uso do seu tempo para maximizar seu foco nas ações que realmente geram resultados, reduzindo as coisas que não não serão relevantes nas suas vendas.

Vale a pena repensar processos, formas de vendas, lista de clientes, quantidade de prospects, etc Na Tríade temos um modelo de prospecção aonde cada pessoa da nossa equipe do comercial foca em clientes Importantes, há um número mínimo de prospecções mensais e todo resultado é acompanhado por um sistema de CRM da Microsoft.

O que eu posso resumir é boa parte de nosso resultado, vem de poucos clientes, mas no qual nossa equipe tem focado a maior quantidade de horas ao longo do mês. Não precisamos trabalhar feito loucos pra fechar o mês, é preciso apenas trabalhar de forma inteligente.

E sua equipe? Como você faz suas vendas?