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O que fazer com clientes não planejados?

Estou de volta por aqui! Após férias maravilhosas, com um monte de novas idéias para implantar, Agenda do CEO para estrear na Você S/A, capa da Revista Época dessa semana baseada em uma nova pesquisa que desenvolvi e um novo livro assando no forno. 2011 começou bem demais!

Para reabrir a temporada de posts desse ano, selecionei uma pergunta que recebi da Mari Peixoto:

“Tralho em uma empresa de terceirização de administração de Pessoal e Folha de Pagamento, para que eu possa cumprir com meu cronograma preciso que meu cliente cumpra com a parte dele. Como posso administrar minhas tarefas se nem sempre meu cliente me entrega as suas no tempo em que havíamos estimado?”

Com certeza esse é um problema que se você ainda não passou, com certeza vai passar na sua vida, seja atendendo clientes externos ou internos. Esse é um daqueles problemas de produtividade que em geral parece que estamos de mãos atadas, mas com algumas estratégias simples, na maioria dos casos é possível minimizar essa dificuldade. Vou resumir seis idéias muito simples sobre essa questão:

1 – Converse sobre o problema – Se o cliente tem esse hábito de atrasos e urgências, nada melhor do que expor o problema de forma solicita, aberta e pedindo uma sugestão dele para minimizar o problema. Deixe-o expor seus pontos de vista e posteriormente, complemente com as suas sugestões.

2- Exponha o Cronograma – Se o cliente está a par do cronograma poderá ver que a NÃO ENTREGA de um item irá impactar o resultado final do projeto. Deixe isso claro no contrato, monitore esses dados e notifique atrasos eventuais.

3 – Seja organizado – Se você não for organizado e planejado, pode ter certeza que o cliente se aproveitará desse ponto fraco. Quanto maior a sua organização, documentação e gestão melhor o exemplo e menores as chances de problemas.

4 – FUP – Follow Up é uma benção divina. Se você planejar com um pouco de antecedência poderá criar um sistema de aviso ao cliente sobre eventuais prazos de tarefas (algo com 1 ou 2 dias de antecedência já é bem funcional). Não é um e-mail de cobrança, é um e-mail de follow up, assim ele não "esquece".

5 – Descubra padrões – Se não tiver jeito, aprenda a lidar com certos padrões do cliente (eles sempre existem, pode acreditar!). Ele sempre manda tudo por volta das 18h? Na sexta-feira que ele lota você de pedidos? Ele sempre esquece o item X do projeto? Descubra o padrão da urgência e atue de forma preventiva. Você pode, por exemplo, deixar horas reservadas para esses momentos, ou até alocar profissionais para essas atividades.

6 – Psiquiatra ou Rescisão? Se não tem jeito e o cliente te deixa maluco, você tem duas escolhas: fazer um tratamento psiquiátrico para sua loucura ou cancelar o contrato. São duas opções sempre viáveis. Às vezes você fecha uma porta, e quando se vira, descobre um portão gigantesco, nunca se esqueça disso!

Feliz 2011!

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80% do conteúdo de uma empresa está nos colaboradores

Estou assistindo uma apresentação da Alcatel Lucent, e o cara falou que o Gartner comprovou que hoje 80% da informação de uma empresa não está nos seus servidores, mas sim em sua cabeça, em seus dispositvos móveis, notebooks, aplicações web 2.0 fora da empresa, etc.

Ele também mostrou alguma aplicações interessantes para os smartphones integrados a soluções corporativas de PABX e Comunicação Integrada.

Eu escrevi um artigo que vou postar aqui justamente sobre a necessidade da Gestão do Conhecimento para a produtividade! Tem tudo a ver! Cada vez mais as empresas precisam se tocar que conhecimento e produtividade são almas gêmeas.

Pequena Grande Empresa!

added Desde ontem até sábado, estou em um evento de Planejamento Estratégico de um cliente nosso da área de IT chamada Added (www.added.com.br). Talvez você nunca tenha ouvido falar neles, mas eles são o exemplo de uma empresa que começa pequena e se transforma em um gigante!

3 amigos que se tornam sócios e criam uma empresa do zero que deve faturar esse ano mais de 50 mi em soluções das mais variadas possíveis. Eles conseguiram crescer em todas as suas áreas de negócio. Um show de eficácia de gestão e de equipe.

Estamos implementando nosso programa de produtividade, chamado PCT, aonde vamos desenvolver uma série de ações ao longo do ano para reduzir volume de reuniões, aumentar produtividade do time, criar políticas de e-mails e qualidade de vida, etc.

Uma das apresentações do evento foi da Cisco, que mostrou sua solução matadora de Tele Presença, a qual permite realizar de qualquer lugar reuniões com pessoas em tamanho real, telas de alta resolução, interação na reunião com diversas mídias, tudo via Internet. telepresenca

Eu vi o vídeo da telepresença holográfica, é igual a um filme de Jornada nas Estrelas!!!! Você vê o ser humano na sua frente, em 3D do seu tamanho!!! Meu Deus!!!! Do cacete!!!!! É a sensação de uma reunião presencial! Reduz custos, otimiza o  processo de reunião!

 

Tudo a ver com o que vou falar dentro de 1h que será nosso treinamento para Reuniões de Resultado.

Se tiver mais alguma coisa legal, vou colocando aqui para vocês!

Administração de Tempo, na prática, na Boehringer Ingelheim

bi  A Boehringer Ingelheim (BI) é uma das maiores indústrias farmacêuticas do mundo, por nome talvez você não conheça, mas provavelmente você deve conhecer os produtos como Buscopan, Mucosolvan, Anador, Berotec, Atrovent e o que sou fã, Pharmaton, entre outros.

Atendemos há pouco mais de um ano a BI nas demandas de administração de tempo e produtividade. Tive a oportunidade de ministrar o Triad Training, nosso curso líder de mercado, sobre o assunto para algumas turmas na BI.

O resultado dos treinamentos tem sido permanente entre os participantes (temos alguns indicadores bem interessantes) e estamos dando início a um programa de 12 meses para aumento da produtividade corporativa.

Semana passada recebi um e-mail do Eilor Marigo, da área de vendas, que participou do treinamento e recentemente publicou no seu blog um artigo sobre a questão da administração do tempo, citando o curso e dando diversas dicas que tem feito com sua equipe: http://gestacaodenegocios.blogspot.com/2008/04/tempo-ou-temporal.html

O blog é bem legal e fala temas de gestão de interessante de qualquer gestor e também um bom exemplo de como os blogs estão tomando conta das empresas e seus profissionais!