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O que faz uma equipe ter alta produtividade?

  Equipes são a unidade essencial de qualquer empresa, pessoas que trabalham juntas por um objetivo comum. O problema é que nem sempre as equipes conseguem “performar” da melhor forma e isso causa uma série de problemas aos líderes e falhas na execução da empresa.

    Nos últimos meses estou tendo a oportunidade de acompanhar diversas equipes, mapeando seus gaps e sucessos na execução e, se eu pudesse mapear alguns fatores que fazem a equipe ter uma alta produtividade, eles seriam:

Os líderes fazem a diferença – Se puder comparar uma “equipe ruim” e uma “equipe fantástica” o líder é a primeira ponta. Líderes negligentes não fazem a coisa acontecer, líderes urgentes matam a produtividade da equipe. Líderes egocêntricos matam o propósito do time. Por outro lado, líderes que suportam, dão empowerment, estabelecem modelos de comunicação, definem prioridades claras e dão o poder de decisão ao time fazem a coisa acontecer. O líder não precisa saber nem resolver tudo, ele precisa dar espaço para a equipe e com isso utilizar o potencial do grupo.

Imagem do Artigo

Foco nas pessoas e não no resultado – Nada contra gestão por objetivos ou similares, mas as equipes dão certo pelas pessoas que as compõem. Você pode ter os melhores processos, metas, sistemas mas são as pessoas que fazem a diferença. Quando a equipe tem pessoas valorizadas, vistas com seus problemas e competências, e que têm chances para o aumento de seu equilíbrio pessoal e relacionamentos importantes, a coisa flui diferente.
A comunicação é aberta – Esse é um dos pontos mais difíceis e também mais interessantes das equipes de alta produtividade. Quando a comunicação é aberta, direta, honesta e objetiva a coisa funciona. Equipes onde a comunicação tem barreiras, onde tudo se resolve por e-mail ou com reuniões, onde falar com o líder exige um “protocolo”, a produtividade fica truncada.
Elas gerenciam o tempo – Quanto mais efetivas individualmente as pessoas são, mais a equipe aumenta sua performance. Se uma pessoa não consegue lidar com seus e-mails, não sabe planejar, não consegue priorizar, não consegue se organizar, etc, ela acaba comprometendo a performance de todos. Gerenciar tempo é uma competência individual que no grupo traz resultados incríveis.
Elas erram – Equipes maduras e de alta produtividade erram e a cada erro alguém se prontifica a mapear, identificar as origens e a solucionar o erro. Todo mundo erra, processos podem estar errados, sistemas podem ter erros. O erro é muito bem-vindo nessas equipes, com a diferença de que eles servirão para ajudar a equipe a ajustar a rota, evitar que novas urgências apareçam e servirão como exemplo de melhores práticas. A negligência ou aceitação do erro é que faz o erro ser um “erro”.
   Nenhuma equipe possui alta produtividade constantemente, existem flutuações e lacunas em alguns momentos. Isso é normal, o que faz a diferença no resultado é a maturidade do grupo, a capacidade de saber o que é importante, de se comunicar da forma adequada, de utilizar o tempo da forma correta e de lidar com seus problemas.
   Essas características não nascem da noite para o dia, elas são construídas ao longo do tempo, com muita persistência, treinamento e ferramentas. Qualquer equipe pode se transformar em uma equipe de alta produtividade, basta que os líderes tenham interesse e que a empresa dê espaço nesse sentido.
   Quer conhecer histórias de líderes que inspiram suas equipes a terem resultados? Selecionei 3 entrevistas (apesar de existirem muitas outras) do Agenda do CEO, de líderes que dão show no exemplo:
Case 1 – Paola Kiwi – CEO da Tupperware
Case 2 – Luís Fischman – CEO da Readers Diggest
Case 3 – Cléber Moraes – CEO da Bematech
   Use seu tempo com sabedoria!

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Como anda a gestão de problemas da sua equipe?

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Vamos supor uma equipe comercial, que tem metas individuais e de grupo (ou seja, todos ganham pelo resultado de todos). Um vendedor dessa equipe tem um cliente com um sério problema que pode impactar todo o resultado do grupo.

De quem é o problema?

Opção A: Do gerente

Opção B: De todos na equipe

Opção C: Do vendedor

Opção D: NDA

Faça um comentário, escolhendo uma opção e se possível justificando a sua escolha. Amanhã vou publicar a minha resposta a esse dilema.Como é na sua equipe?

update: Clique aqui para ver minha resposta.

 

Palestra online – Equipes Produtivas

Conforme prometido segue o vídeo da palestra que realizei sobre Equipes Produtivas com o Neotriad.

Essa palestra fala sobre os desafios das equipes produtivas, a Tríade das Equipes, 5 estratégias para aumentar a produtividade das equipes e tem seu foco principal na utilização do Neotriad para gestão de equipes online. Esse tema é interessante, complexo e grande para ser abordado em apenas 1 hora, mas o resumo ficou bem objetivo.

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Nas demonstrações, um dos recursos que muita gente comentou foram os novos relatórios e ferramentas de gestão. Até o final do ano vamos liberar mais novidades.

 

Após a apresentação, respondi as perguntas de alguns participantes e recebi diversos comentários legais que valem ser compartilhados, de pessoas que estão tendo resultados com a ferramenta:

 

Estou adorando esse software, esta me ajudando muito no gerenciamento de tarefas. Com certeza implementarei ele na minha empresa[Felipe Nogueira]

Christian eu adoro o seu trabalho. Li todos os seus livros e o meu dia a dia você esta presente. Parabéns e obrigado pelo livro.[Guilherme neto]

Na verdade sou usuário a pouco tempo , o sistema é realmente ( no meu caso ) muito funcional , é o que faltava para meu escritório ( representações comerciais…Parabéns … vou levar para uma de minhas representadas .. Com um mês de utilização voltei a jogar tênis pelo menos 2 x por semana.[Marcelo Mello]

Christian estou usando o Neotriad, sou coordenador de suporte técnico estou estudando a possibilidade de utilizar o neotriad com a equipe, parabéns pelo software![Eder Silveira]

Achei a ferramenta do Neotriad e do Organiza fantásticos!!!![Luciano Ratai Menna Barreto]

Gerencio 12 equipes pelo Neotriad, são mais de 70 pessoas e posso dizer sem essa ferramenta, meu dia seria completamente impraticável. Agora que aprendi a usar direito com certeza vou melhorar a gestão do time. [Cláudio Bartelli]

O Neotriad é um filho para mim. Estou empenhado em melhorar o produto a cada dia, sei que ainda temos bastante coisas para melhorar, mas isso é que motiva. É extremamente gratificante ver pessoas tendo resultados com a ferramenta. Essa semana chegamos a 50 países utilizando o Neotriad. Há dois meses atrás tínhamos 25 países.

Minha meta com esse produto é audaciosa, mas como diz Walt Disney: se você pode sonhar, você pode fazer.

Pretendo fazer novas palestras online. Se tiverem alguma sugestão de tema, comentem por aqui.

Novo Neotriad & Premiação Microsoft

NeotriadImagem_MenuSemFundoOntem lançamos a nova versão do Neotriad, após liberarmos com um mês de antecedência para todos os usuários a versão beta.

Dentro da Triad, sou uma das pessoas responsáveis pelas definições de recursos e funcionalidades do Neotriad, além é claro de todos os usuários que mandam diversas sugestões quase que diariamente.

A primeira versão do Neotriad subiu em 2007, antes era apenas um serviço de visualização para o Triad Software (2004). De lá para cá o produto passou por diversas melhorias e hoje acredito que temos a versão mais madura.

Toda a equipe de desenvolvimento, layout, suporte e comercial estão de parabéns pelo resultado final. Sei que não foi um trabalho fácil, mas vocês ajudam a vida de milhares de pessoas.

Meu objetivo quando escrevi o livro A Tríade do Tempo era fornecer uma solução de tecnologia distribuída para gestão da produtividade. Naquela época ainda não era tão popular o conceito aqui no Brasil e não foi fácil fazer as pessoas acreditarem.

Atualmente processamos mais de 30 milhões de atividades de pessoas do mundo todo, temos um uptime de 99,98%, serviço disponível em inglês, suporte técnico online e equipe para implantação customizada.

imageEssa semana recebemos a notícia que o Neotriad está entre os 3 finalistas do Prêmio da Microsoft de melhor Software como Serviço da América Latina! Chegar entre os finalistas, depois de mais de 2000 aplicações, é um grande feito. É o reconhecimento pela nossa inovação, serviço e qualidade técnica.

Estamos preparando muita coisa pela frente com o Neotriad, quero até o final do ano acrescentar novos recursos e mais formas de interoperabilidade. Com certeza ainda temos muita coisa a melhorar, muitos bugs a corrigir, muitas sugestões para atender. Sempre teremos, esse é o nosso desafio, para construir a melhor solução global de produtividade para você e sua equipe terem mais tempo e planejamento.

Perguntas & Respostas sobre Administração do Tempo

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A AGAPE Eventos, que é meu parceiro para realização de palestras, me enviou algumas perguntas para sua newsletter. Achei interessante publicar aqui no blog. Amanhã publico a segunda parte:

VOCÊ CONSIDERA QUE A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO TRADICIONAL  ESTEJA ULTRAPASSADA? EXISTE NOVIDADE?

A administração do tempo nasceu na década de 20 e até hoje suas bases fundamentais pouco foram alteradas. Ela não foi feita para um mundo multi-tarefa, com Internet, e-mail, trabalhadores em home-office ou colaborando através de equipes online. As novidades que defendo e trago no conceito da Tríade do Tempo são justamente para ajudar as pessoas no século XXI a gerenciarem suas prioridades, seu conhecimento e seus objetivos em um mundo high-tech que corre muito rápido. Atualmente gerencio uma das maiores bases no mundo sobre produtividade e administração do tempo, o estudo estatístico e cientifico nesses dados trouxeram diversos avanços, que anulam alguns conceitos existentes há décadas e trazem descobertas de como ser mais produtivo nos dias atuais. Um dessas descobertas foi à forma de priorizar o dia, antigamente recomendava-se dividir o dia em ABC de acordo com a importância das atividades, hoje a priorização numérica com foco em coisas breves, depois nas urgentes que podem atrapalhar seu dia, dão mais resultado.

O QUE É O CONCEITO TRÍADE  NO USO DO TEMPO?

A Tríade do Tempo é uma nova forma de visualizar o uso do seu tempo, que vai contra alguns conceitos estabelecidos há décadas sobre o tema. Ela divide todas as atividades que você faz no seu tempo em três esferas: Importância, Urgência e Circunstâncias. A definição de importante pela Tríade é algo que tem prazo para ser feito, vai trazer resultados para você a curto, médio ou longo prazo. São atividades que estão conectadas à sua missão de vida pessoal, aos seus papéis e sempre resultam em benefícios para você em todos os aspectos.

Urgência são todas as atividades em que o prazo terminou ou está curto e devem ser feitas imediatamente. São atividades que em geral trazem estresse ou pressão. Circunstâncias são todas as atividades que desperdiçam seu tempo, que você faz sem total vontade ou devido à pressão de outras pessoas. São atividades feitas em excesso.

A principal diferença da Tríade é que as esferas da Urgência e da Importância não se misturam. Não existe nada importante e urgente simultaneamente. Isso é um grande engano. Pense dessa forma: se você precisa levar seu carro para consertar um barulhinho é algo importante. Se esse barulho cresceu e impede seu carro de andar, ir ao mecânico se tornou algo extremamente urgente. Separando as esferas, fica muito mais claro identificar como você gasta seu tempo.

Sabendo aonde você utiliza seu tempo atualmente o fundamental é decidir como gostaria de utilizar seu tempo futuramente. E isso exigirá de você uma visão de algo importante e planejamento para correr atrás desse objetivo.

NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM EQUIPES, COMO A EQUIPE PODE GANHAR MAIS TEMPO EM SUA PRODUTIVIDADE?

Se a equipe quer mais tempo, ela precisa trabalhar em equipe com esse objetivo em mente! Isso significa estabelecer padrões de comunicação via e-mail, pra evitar lotar a caixa postal do time e aumentar a produtividade da comunicação. Significa definir planos de ação em conjunto e estabelecer reuniões para redução de urgências e definições de ações verdadeiramente prioritárias. Uma equipe produtiva precisa adotar uma ferramenta de colaboração para compartilhar suas atividades, conhecimento, metas e indicadores. A gestão do conhecimento também precisa estar na pauta de uma equipe produtiva, de forma a estabelecer padrões para gerenciar as informações dos membros da equipe e formas de pesquisa, o que pode economizar até 40 minutos diários de cada pessoa!

Feliz Dia da Secretária

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Em primeiro lugar gostaria de desejar um Feliz Dia da Secretária para todas que exercem essa importante função. Nos últimos anos tenho realizado diversos eventos com secretárias, algumas participaram da pesquisa do meu livro de administração do tempo para mulheres e outras são participantes ativas em programas de produtividade que tenho desenvolvido pela Triad Consulting. Só posso agradecer porque aprendi demais com elas!

O papel da secretária mudou demais nos últimos anos, hoje a secretária é um papel importante na gestão da empresa e no apoio ao executivo. E por isso se transformou em peça fundamental na produtividade dos líderes e dos liderados.

Em geral as secretárias possuem um nível excelente de organização, planejamento, conhecimento da cultura corporativa e das pessoas chave na organização. Esse conhecimento é essencial ao executivo, que deve confiar a sua secretária algumas missões que ele conduz.

Se você é uma secretária executiva pense nas formas que você fazer com que seu líder e os liderados consigam maior produtividade, seguem algumas idéias:

  • Criar um padrão de comunicação de e-mails entre o grupo
  • Definir uma política para condução de reuniões e atuar como condutora de reunião
  • Aplicar os conceitos de organização para equipes, redes e pastas de e-mails, compartilhando as boas práticas com todos
  • Criar pequenos cursos de utilização eficaz de ferramentas como o Microsoft Word, Excel e Outlook
  • Ajudar no planejamento e acompanhamento de projetos junto com seu gestor através de ferramentas online como Neotriad ou de colaboração interna.

E hoje, no dia das Secretárias estarei em Natal em um Congresso Nacional de Secretárias!