Gerenciamento do Conhecimento X Produtividade

Apesar de serem conceitos totalmente diferentes, a gestão do conhecimento e a produtividade estão cada vez mais ligados do que parece. A primeira vez que falei da importância da gestão de conhecimento para a administração de tempo, falavam que eu estava maluco, que eram temas muito distantes para serem conectados. Mas a realidade é completamente diferente no dia-a-dia.

A falta de conhecimento gerenciado causa o excesso de interrupções que muitos departamentos reclamam! No último mês estive envolvido em alguns clientes com foco em redução de urgências e interrupções e quando paramos para entender a origem das interrupções, em boa parte a causa é a falta de gestão de conhecimento.

É o estagiário que aprende a fazer uma requisição com o antigo estagiário e vive com dúvidas, as quais têm de sanar com alguém. São perguntas sempre iguais, mas que insistem em tocar o telefone. São aqueles arquivos que nunca são encontrados na rede e que vivem tomando o tempo da equipe na hora da localização, etc. Os exemplos são os mais variados, o que eles têm em comum é a perda da produtividade coletiva que geram.

Quando analisamos pelo lado pessoal, o excesso de informações diárias com que estamos lidando torna desesperador o desafio de organizar nosso conhecimento. Quem consegue dar conta de blogs, e-mails, arquivos, leitura de livros, revistas, etc? É muita informação para pouco tempo, mas com algumas técnicas no dia-a-dia é possível minimizar o impacto desses problemas tanto na equipe quanto para você:

Faça a Intranet ser útil – Praticamente todas as empresas possuem uma Intranet, mas são poucas as que fazem esse recurso uma fonte de informações úteis para a equipe. Se quiser reduzir interrupções, procure fazer um levantamento das perguntas mais freqüentes e coloque as respostas na Intranet de forma organizada e facilmente pesquisável. Transforme os processos em “how to” para que possam ser facilmente replicáveis por qualquer pessoa.

Faça uma dieta de informações – Você não precisa ler todas as revistas semanais, de negócio, de tecnologia, etc Escolha a revista predileta em cada área e cancele a leitura das outras. Reduzir a quantidade de informações reduz a ansiedade também.

Caderno, agenda, Outlook? – Escolha um único lugar e centralize suas anotações. Você não imagina o tempo que perde procurando informações diariamente.

Crie uma hierarquia padronizada – O maior problema da organização pessoal e profissional é a falta de um padrão unificado para organizar arquivos, pastas, e-mails, etc. Recomendo que você utilize o que chamo de “taxonomia pessoal”, que será este mapa padronizado com as suas informações e aplique este “mapa” em todos os seus ambientes que precisam ser organizados. É a mesma forma de organização para diferentes locais, o que economiza tempo.

Gerenciar seu conhecimento na vida pessoal e na equipe é cada vez mais importante e essencial para a produtividade acontecer. A tecnologia pode ajudar muito, mas sem organização pode causar ainda mais perda de tempo.

80% do conteúdo de uma empresa está nos colaboradores

Estou assistindo uma apresentação da Alcatel Lucent, e o cara falou que o Gartner comprovou que hoje 80% da informação de uma empresa não está nos seus servidores, mas sim em sua cabeça, em seus dispositvos móveis, notebooks, aplicações web 2.0 fora da empresa, etc.

Ele também mostrou alguma aplicações interessantes para os smartphones integrados a soluções corporativas de PABX e Comunicação Integrada.

Eu escrevi um artigo que vou postar aqui justamente sobre a necessidade da Gestão do Conhecimento para a produtividade! Tem tudo a ver! Cada vez mais as empresas precisam se tocar que conhecimento e produtividade são almas gêmeas.