Como mudar um departamento desorganizado?

Você é novo na área, tem pouco conhecimento dos procedimentos e das pessoas, mas já percebeu que a área é uma zona, muito retrabalho, zero planejamento e isso te incomoda. O que fazer nesse caso?

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1 – Fuja da Síndrome de Dom Quixote – Não adianta querer ser o herói e sair em uma jornada atrás de moinhos de vento. Ninguém gosta do cara que chegou ontem e tenta fazer o seu mundo virar o mundo de todos. Você vai virar o pentelho, vai criar inimizades e só piorar a situação de todos.

2 – Seja um exemplo – Se você quer mudar alguma coisa, mude a única coisa que você tem (ou deveria) ter controle: suas atitudes. A equipe não planeja? Planeje você! Pare na sexta e planeje os próximos dias. A mesa das pessoas é uma zona? Mantenha a sua mesa limpa. As pessoas copiam todo mundo? Você vai usar a cópia oculta. As pessoas mandam tudo em cima da hora? Você vai enviar com antecedência.

Pode demorar, mas o seu exemplo, quando persistente, consistente e visível vai começar a ter efeitos, talvez no cara da mesa do lado, no estagiário, no coordenador, etc. uma hora chega em quem tem de chegar.

3 – Descubra as prioridades – Se tiver uma palavra para ajudar a colocar ordem na bagunça, essa palavra á prioridade. Pergunte a todo instante: qual a verdadeira prioridade que devemos fazer? Questione seus pares, seus líderes. Assim que descobrir escreva, grude na parede. Mudou? Escreva de novo e coloque abaixo da anterior. Mudou de novo? Grude abaixo. Uma hora alguém vai perguntar que tripa de papel é essa que começa na parede e chegou ao chão.

Uma coisa é você dentro do que é prioritário, definir novas atividades, mas mantendo a prioridade. Outra coisa é prioridade que muda e arrasta um conjunto de novas atividades, jogando fora o que foi feito. Isso é desorganização e quando fica registrado as pessoas responsáveis começam a se tocar.

4 – Converse sobre gestão de tempo com seus líderes – Eu recebo muitos e-mails de chefes que receberam algum dos meus livros de presente de seus subordinados. Se você é o chefe, isso é um sinal! Agradeça a preocupação, leia sobre o assunto, faça um curso e comece a mudar as atitudes de todos. O estresse perde bons profissionais mais do que propostas maiores de um concorrente. Se você é o subordinado, exponha o assunto sempre que tiver uma chance, mas não apenas no tom de reclamação, vá na linha de feedback: aponte o problema e sugira algo a ser feito.

5 – Defina um deadline – Nada dura para sempre, sua paciência também não vai durar se nada mudar. Entenda que as pessoas criaram seus hábitos de produtividade há décadas e não será em três meses ou pouco mais que um milagre vai acontecer. Dê tempo ao tempo, mas que não seja eterno. Defina até onde é seu limite e quando irá começar a buscar alternativas.

NÃO ACREDITE NA ADMINISTRAÇÃO DE TEMPO!

EXPERIMENTE. EXPERIMENTE. EXPERIMENTE. E depois que cansar de experimentar, experimente mais um pouco.

Só com aplicação é que os resultados aparecem, o problema é que muita gente começa e desiste nas primeiras 2-3 semanas. Hoje sabemos que estatisticamente, a metodologia Triad, começa a dar resultados da quarta para a quinta semana. Na sexta semana é que você começa a solidificar o processo.

Recentemente eu passei por isso, usei minha vida toda o barbeador manual da Gillete (Mach X), e sempre tive uma terrível irritação de pele. Meu irmão chegou a usar um barbeador elétrico por umas duas semanas, mas ele dizia que era muito ruim. Acabei acreditando e por quase 10 anos, por pura indução, nunca quis um barbeador elétrico.

Nessa minha última ida pra NY, eu estava na Best Buy procurando um celular, e fui perguntar se tinha um modelo para a vendedora. Ela disse assim: “não, mas tenho uma coisa que sua pele vai gostar. Vem comigo.” Ai ele me mostrou o barbeador elétrico Philips Norelco. Ela disse que o marido dela também tinha uma terrível irritação e que melhorou com o uso do aparelho.norelco

Eu agradeci e disse que comigo não iria funcionar (olha o poder da crença induzida!), contei até a história do meu irmão. Ela pegou na mão o aparelho e disse: “não acredite, experimente. se não funcionar em 30 dias, a Philips devolve o seu dinheiro.”.

Quando ela disse isso lembrei da frase acima que falo sobre administração do tempo, não teve como não comprar. Hoje faz exatos 30 dias que estou usando o tal Norelco.

Na primeira semana, pensei em desistir. Eu tinha de me barbear e esperar uns 20 minutos para a pele ficar vermelha, de tão roxa que ficava (parecia fantasia de Hallowen). Na segunda semana, comecei a achar que ele não cortava direito. Na terceira, a pele começou a ficar menos irritada e o corte foi ficando mais suave. Na quarta semana o corte ficou perfeito, bem rente, e a irritação é quase nula. RESULTADO: NÃO ACREDITE! EXPERIMENTE.

Abaixo segue o depoimento do Gérson (ex Coffee MAN), que já fez alguns comentários aqui no Blog. Eu a minha equipe temos ajudado ele desde o primeiro contato no uso das nossas ferramentas. Recentemente ele mandou um e-mail muito bacana, contando sua experiência. O depoimento dele, pode ajudar você a EXPERIMENTAR também uma metodologia de Administração de Tempo.

Agradecimento.

Tem um ditado diz: – ”Quando o aluno está pronto, o Mestre aparece!”.

                        Tenho que acreditar nisso porque já aconteceu pelo menos quatro vezes na minha vida.  A penúltima, foi o emprego que tenho hoje. Recém tinha terminado um curso de Controladoria e Custos, e estava trabalhando em um escritório de contabilidade, quando esta oportunidade surgiu. Meu último empregador, Rogério Villlela, que me indicou para o cargo. Hoje uso exatamente os ensinamentos do curso, e no novo emprego, implantei controles contábeis que ajudaram bastante à empresa.

                         Em agosto do ano passado, vendo meu computador, por entre as pilhas de papéis, encontrei (não sei de onde) o site do Mais Tempo. Que devorei instantaneamente, lendo tudo que podia e imprimindo tudo que o site tinha. Fiquei fascinado com as possibilidades de organização e rendimento. E era isso que eu precisava rendimento. Tinha assumido espontaneamente várias funções que antes não tinha dono antes, e o dia estava ficando cada vez mais curto, e as pilhas de papéis cada vez mais altas. Já conseguira automatizar vários controles, através do Excel, que diminuíram em 3/4 o tempo de algumas funções, mas isso deu brechas para mais funções.

                          Pois bem, aderi de corpo e alma ao Mais Tempo; comprei o software, comprei o livro, enchi o saco das caras do suporte, fucei em tudo que podia no programa até conhecer cada comando. Confesso que foi um pouco difícil, além do pouco tempo que tinha, ainda tinha que começar a organizar os meus papéis nos moldes da metodologia. Dar horários, estabelecer tempo para as coisas, dizer qual coisa ia fazer primeiro, cumprir a lista, não via como isso podia me ajudar Na primeira programação que fiz, no espaço pra colocar o tempo da tarefa, tive vontade de escrever: “Se ninguém me atrapalhar, termino em 1h".  E neste dia, o somatório das tarefas, dava quase 12 h. Ficar até mais tarde era bem comum nesse tempo. Em uma semana específica, cheguei a trabalhar 12h por dia, todos os dias.  E o pior que a pilha não diminuía. Quase colei uma foto minha, na geladeira, para que não chamassem a polícia quando me vissem entrando pela porta de casa, afinal quase não me viam! Era comum também fazer duas, três coisas ao mesmo tempo; quando estava fazendo uma coisa complicada e demorada, chegava alguém com uma coisa simples, mas urgente (para ela), fazia esta "simples" por cima da "complicada". Caos total. Já não me lembrava se tinha enchido a xícara de café, ou quantas já tinha tomado. Então fiz um controle; Medi a capacidade da xícara atual, e contei durante uma semana, quantas xícaras eu tomava, marcando um papel, colado na mesa, ao lado da xícara. No final da semana, eu descobri que tomava incríveis, 1,5 litros de café, POR DIA. Era quase  o Coffe-Man. Super-herói zumbi!

                          Hoje ainda tomo café, mas troquei a xícara por uma menor, e tenho um limite de xícaras por dia.  À medida que ia me familiarizando com a metodologia, e com o, imprescindível software, meu nível de loucura foi reduzindo e hoje está em níveis aceitáveis, (se é que eles existem). Ainda falta muito pra usar 50 % da capacidade do software, mas meu rendimento cresce a olhos vistos. Já recebi comentários de colegas que disseram quando vêem a minha mesa cheia: “bhá muito trabalho hoje, não? Mas eu vejo que a tua mesa sempre esvazia!”. E esvazia mesmo! Hoje minhas tarefas estão listadas na semana de maneira ordenada. Determinei que cada coisa fosse feita em um dia específico, e criei uma tarefa recorrente semanalmente, para já deixar programado este dia. Faço as coisas na ordem que eu as coloco; as mais fáceis primeiras e as mais complicadas depois. Depois das férias, um pequeno acúmulo foi resolvido em uma semana. Faz três dias quase que  a minha mesa esta…. VAZIA! Sem nada. As tarefas estão adiantadas. Se precisasse ter uma medida, diria que estou três dias adiantado com minhas funções. Cheguei mesmo a ficar sem nada para fazer!!! Isso é a glória!!

                           Mas tudo tem um motivo. Hoje meu chefe viajou. Vai fazer um curso. Não vou poder com sua ajuda preciosa, e com suas soluções geniais por que….. ele viajou….. para a Austrália, e vai ficar lá sete meses. Fiquei com boa parte das funções dele, até sua volta. E é notável a preocupação dos colegas com meu acúmulo de funções. Mas eu estou tranqüilo. Eu controlo meu tempo, minhas funções, meus deveres. Estou absolutamente preparado para este desafio. Agora imaginem se eu ainda fosse o Coffe-Man??? Não teria condições de assumir outras funções, se já não dava conta das minhas!

                            Portanto, meu caro Christian, eu tenho muito a agradecer. Afinal mais uma vez o mestre apareceu, quando o aluno estava pronto!

Gérson Worobiej

 

ps.: para as outras pessoas que também enviaram depoimentos, estarei, se você autorizou publicando também!

7 Dicas para Você Ler Mais em Menos Tempo

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Se você gosta de ler e às vezes fica desanimado com a quantidade de livros que estão estocados na sua estante sem dedicar um tempo para eles, veja as dicas para colocar sua leitura em dia:

1 – Menos TV, Mais Leitura – Se você diminuir o  tempo que assiste TV com programas inúteis e utilizar esse tempo para ler um livro, será muito benéfico (já reparou quanto tempo perdemos com TV??). Mas para quem é viciado em televisão fica difícil falar para trocar a novela por um bom livro, o que recomendo é escolher um dia por semana para fazer essa substituição. Perder a novela um dia não vai te matar e fará um bem enorme para seu corpo mental.

2 – Crie seu canto de leitura – Escolha um lugar no seu ambiente e decore-o para facilitar sua leitura, com por exemplo, uma boa cadeira, luminária, incenso, música ambiente, etc. Utilize esse espaço sempre que for ler, esse pequeno cantinho cria uma âncora visual, sinestésica e auditiva que facilita a motivação para leitura.

3 – Leitura Seletiva – Você não precisa ler tudo que falam para você ler, eu tenho o hábito de comprar apenas livros que realmente me interessam e depois, quando pego um livro para ler, dou uma analisada no índice, leio o prefacio e se possível (a maioria dos livros técnicos permite isso) seleciono apenas os capítulos que me interessam para ler e pulo os que são perda de tempo ou que tem pouco valor para agregar.

4 – Foque em no máximo 2 livros – Evite ler muitos livros simultaneamente, isso reduz sua produtividade de leitura e ainda desfoca sua atenção no conteúdo do livro. Escolha um livro e deixe-o no seu canto de leitura e outro menor para estar sempre com você, que servirá para ler, no transito parado de SP, na espera do médico, na sala do aeroporto, etc.

5 – Leitura Dinâmica – Já fiz dois cursos de leitura dinâmica na minha vida e posso dizer que funcionam, se você fizer os exercícios que os cursos sugerem. A dica essencial é ler em blocos ao invés de palavras isoladas, para começar foque em 3 palavras por vez, depois vá aumentando o número de palavras até conseguir focar na linha toda. Outra dica é evitar o hábito da leitura labial ou mental (tem gente que até fala a palavra que está lendo), isso condiciona sua velocidade de leitura, o que pode ajudar é colocar um lápis na boca e morde-lo, até que esse hábito suma da sua vida.

6 – Partes ao invés do todo – Estou estudando para uma prova da Microsoft e outra de projetos (PMP) e os livros que tenho para ler são enormes e chatos, o que eu tenho feito é uma tarefa no Neotriad para capítulos do livro e não leitura no modo flat (Ler até onde der). Eu defino, por exemplo, Ler Capítulo 5 PMBOK – Project Scope Management ao invés de ler PMBOK. Livros de ficção não precisam seguir esse modelo.

7 – Armazene o Importante – Se você está lendo um livro que seu conteúdo merece ser relido e recuperado posteriormente, existem duas formas de fazer isso com mais produtividade:

a) Marcadores – Utilize canetas de marcação de textos (aquelas amarelas da Pilot) e grife o que achar importante. Além disso, quando algo é realmente útil e deverá ser usado, coloco uma anotação na contra capa do livro, algo do tipo: “Página 12 – Utilizar essa referência para a palestra X”

b) Mapas Mentais – Utilizo muito a técnica de mapas mentais para resumir livros, reuniões e ter idéias. Vale a pena durante a leitura, utilizar um software que faça mapas mentais e resuma as principais idéias do livro.