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Estratégias para minimizar as interrupções

Uma das reclamações mais frequentes que tenho recebido de leitores, diz respeito ao volume de interrupções que as pessoas sofrem no ambiente de trabalho. Na Triad PS já tivemos muitos casos de consultoria para resolver especificamente esse problema em segmentos e níveis hierárquicos diferentes. É uma epidemia. ~

dndPara ser honesto e sem delongas, a origem da epidemia de interrupções se deve a uma Tríade de fatores, veja se concorda comigo:

1 – Burrice – você já reparou como ao longo das décadas estamos ficando mais burros? Antigamente, sem tanta tecnologia, éramos obrigados a pensar mais nas coisas, procurar melhor os assuntos, etc. Outro dia na padaria a menina teve de somar na calculadora quanto era R$ 4,50 com R$ 2,50. Agora projeta essa burrice no seu dia-a-dia, na sua equipe, na sua empresa. Imagina aquela pessoa que usa um sistema para emitir notas fiscais, num certo dia, dá a burrice e ela não lembra mais como emitir a nota fiscal. O que ela vai fazer? Ler o manual? Pensar? Claro que não, vai parar alguém para ajudar. É assim que funciona hoje.

2 – Preguiça – O que é mais fácil: ler no quadro a lista impressa com o ramal do departamento que o cara do telefone está pedindo ou direcionar para a telefonista? Ler o manual do celular ou perguntar para alguém como configurar o e-mail? Aprender a pagar uma conta no Internet banking ou pedir para você pagar? A preguiça ativa a interrupção.

3 – Falta de Tempo – Como as pessoas não tem tempo, elas não explicam corretamente, delegam errado, não pensam, preferem perguntar ao invés de procurar, pedem ajuda para fazer alguma coisa e por ai vai. A desculpa da falta de tempo na verdade acaba sendo o pano de fundo para os outros dois fatores que citei anteriormente.

Pelos fatores acima, dá para perceber que esse assunto não é simples e exige uma série de mudanças na cultura, sistemas, modelos de atendimento, produtividade e planejamento pessoal para o problema ser minimizado.

Tem casos que não existe solução, principalmente se for um caso de pessoas na equipe com burrice crônica, desconheço algum tipo de antibiótico para isso.

De forma bem simples, separei 5 coisas para minimizar o volume de interrupções no seu dia-a-dia, espero que consiga aplicar no seu ambiente:

1 – Mapeie as suas interrupções – se você só sabe que é muito interrompido, mas não sabe por quem, quando, o quê, frequência, etc. não terá como resolver. É preciso conhecer o real problema para buscar uma solução. Uma simples planilha no Excel pode ajudar nessa estratégia.

2 – Compartilhe conhecimento – Quanto mais você prender aquilo que você sabe, mais as pessoas vão ter de te interromper e perguntar. Tudo que você sabe e outra pessoa esteja envolvida deveria ser compartilhado. Você pode simplesmente, criar uma pasta na rede chamada PROCEDIMENTOS e criar arquivos de Word como: Roteiro para emissão de NF.doc , Procedimento quanto o sistema falhar.doc, etc.

3 – Determine horários – Romper a cultura de interrupção não é algo trivial, as pessoas precisam ser disciplinadas e isso exige tempo. Se alguém vier te interromper e for uma coisa que possa esperar, agende com a pessoa um horário para resolver essa e outras questões. Se você atender a toda interrupção, você tem um McDonald’s instalado na sua mesa e deveríamos ser mais “A la carte” nesse caso.

4 – Antecipe – Uma parcela das interrupções acontece a partir de atividades que você delegou ou está envolvido. Se este for seu caso, nada como revisar logo no início da manhã as prioridades e se algo já indica que vai virar dúvida de alguém. Se for o caso, já se antecipe para evitar o problema. Um simples papo rápido na sala de café pode ajudar muito.

5 – Interrupções Externas – É comum ouvir frases como: “meu cliente me interrompe a toda hora” , “o fornecedor sempre chega na hora errada”, “não posso dizer não para meu cliente”, etc. Em diversas consultorias que fizemos nesse sentido, conseguimos entender que na maior parte dos casos, dizer não para o cliente é saudável para ambas as partes. Agora não é sair negando atendimento ao cliente, é saber priorizar o cliente. É diferente. Em uma empresa que trabalhamos, definimos dias de atendimento a fornecedores, enviamos as instruções via e-mail para todos, com os horários e agenda de marcação. Nesse período alocávamos dois membros do time para atender com qualidade essas pessoas. O problema terminou, o resultado aumentou e o padrão foi replicado em outras áreas da empresa.

Interrupções são comuns no ambiente de trabalho, sofrer por elas é opcional. Existem diversas alternativas para diferentes tipos de interrupções. Sempre existe alternativa, se pararmos para entender e resolver o problema de verdade.

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Como reduzir suas interrupções?

Um dos grandes vilões da produtividade pessoal sem dúvida são as constantes interrupções que recebemos em nosso dia-a-dia, sejam por e-mail, telefone, redes sociais ou de pessoas.

Como todo mundo prefere as listas, segue uma lista com 5 dicas para reduzir as interrupções:

1 – Agende uma reunião  – Vocês sabem que sou meio “anti-reunião”, mas neste caso é melhor dar uma atenção focada de 10 à 20 minutos ao colaborador do que ficar sendo interrompido a todo momento. Veja as pessoas que mais interrompem você ao longo do dia e comece a agendar pequenas e focadas reuniões, para centralizar todo o assunto.

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2 – Escreva bons e-mails – Na maioria dos casos somos interrompidos porque escrevemos péssimos e-mails e esquecemos de dizer exatamente o que deve ser feito. Olha o e-mail que recebi hoje (apenas com assunto – sem texto):

“Me libera os indicadores principais do time pra checar o que rolou.”

Eu sabia quem era a pessoa e tinha uma vaga idéia do assunto! Resultado, tive de ligar para entender o que ele queria dizer com isso. O pior foi que o que ele estava precisando era totalmente diferente do que ia responder. Se não tivesse ligado, ia gastar no mínimo uns 2-3 e-mails até entender o que era para ser feito.

>>> Thiago, fica a dica, conforme falamos no tel!!!! ahahahah

3 – Estabeleça períodos para redes sociais – Orkut, twitter, msn, facebook, etc estimulam sua auto-interrupção. Se você estiver apaixonado, pior ainda. Vai checar a cada minuto se ele ou ela responderam sua mensagem! A dica é fazer isso apenas em horários pós expediente ou que não te atrapalhem em nada. Mas se você não conseguir de jeito nenhum, procure apenas olhar nos intervalos entre a conclusão das tarefas e nunca multi-tarefar.

4 – Revise procedimentos, treine pessoas – Se você é interrompido com dúvidas sobre como fazer isso ou aquilo, provavelmente está faltando treinamento ao time. Se o procedimento não estiver claro, você vai ser questionado toda hora e pior, vai se irritar com isso. Em 90% desses casos a culpa é sua de não ter dado o devido treinamento a quem deveria e 10% de pessoas que realmente mesmo que treinadas ou acompanhadas, vão continuar fazendo besteiras.

5 – Faça a Intranet ser útil – Várias empresas possuem uma Intranet, mas são poucas as que fazem desse recurso uma fonte de informações úteis para a equipe. Se quiser reduzir interrupções, procure fazer um levantamento das perguntas mais freqüentes e coloque as respostas na Intranet de forma organizada e facilmente pesquisável.

E você, quais as suas dicas para reduzir as interrupções?

SMS: Facilidade ou distração?

Recebi um e-mail do Ernani Rios com um artigo sobre SMS escrito por ele e muito válido, segue o texto:

sms2

Um recurso muito utilizado nos celulares/smartphones e’ o SMS (ou torpedo, mensagem de texto…)

Utilizamos esse recurso, pois ele é prático e rápido.

Apesar disso, o SMS, assim como um comunicador instantâneo, pode desviar nossa atenção do assunto principal e nos fazer adiar algumas atividades. Apesar do custo de envio do SMS, muitas pessoas o utilizam com uma enorme freqüência.

Por exemplo, se estamos numa reunião e não podemos atender ao telefone e alguém precisa falar conosco. O que ela faz ? Envia um SMS !!!

Quando recebemos a notificação do recebimento de um SMS, paramos o que estamos fazendo e olhamos para ver do que se trata a mensagem recebida.

Neste caso, o SMS funcionou como um comunicador instantâneo e desviamos a atenção da nossa atividade.

Por mais rápido que essa “olhada” seja, podemos facilmente começar outra atividade, pois a notícia do SMS “é urgente” e deixamos a atividade que estávamos fazendo de lado.

Desta forma, “adiamos” a atividade importante e focamos nas urgentes, desta forma, iniciando a bola de neve da falta de tempo.

Com isso, passamos a postergar as atividades importantes e acumulamos novas tarefas e o resultado é a conhecida “falta de tempo”.

A conclusão é: o SMS pode ser um recurso fantástico, mas devemos ter disciplina para utilizá-lo ou ele se tornara’ uma distração e poderemos deixar algumas atividades passarem da esfera de importância para a esfera de urgência !

Ernani Rios – www.erios.com.br

Período de FOCO

Um problema constante no dia-a-dia profissional é a insistente perda de foco, seja por interrupções, distrações ou por aquele chato que fica do seu lado.

Aproveite que hoje é segunda-feira e experimente uma técnica de foco, a qual consiste que durante 30 minutos você deverá se desconectar de todas as possíveis interrupções do seu dia, isso significa deixar seu celular no silencioso, seu telefone na caixa postal, fechar seu software de e-mail e qualquer outro programa e focar durante 30 minutos ininterruptos na ativade que precisa ser concluída.

Administração do tempo é muito similar a arte marcial, quanto mais concentrado e focado você estiver melhores resultados você tem! Como obviamente é impossível fazer isso o dia todo, experimente esse período de 30 minutos, é um excelente começo!

Depois comente aqui seus resultados!