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Líderes: último semestre mais produtivo

É parte do papel do líder ajudar a equipe a manter o ritmo produtivo e fortalecer a equipe para construir um resultado próspero e equilibrado.

Uma das formas que recomendo é que o líder planeje o ano com sua equipe no quesito de produtividade, equilíbrio e redução de urgências. Aproveitar esse meio do ano para esse tipo de estratégia é positivo, pois alinha a equipe em uma estratégia para esses próximos meses. Alguns pontos são essenciais no planejamento de produtividade do time, e como líder, esteja pronto para elaborar essas estratégias:

1 – Revise o que pode ser melhorado – Questione o time sobre o que não deu certo neste ano e precisa ser alterado para o próximo semestre. Isso pode incluir a revisão de processos, adoção de novas ferramentas, falhas de comunicação, mau uso do e-mail, relacionamento com clientes ou fornecedores, etc. Faça um levantamento desses pontos críticos e crie um plano de ação para minimizar esses .

2 – Faça uma Política de Redução de Urgências – ajude o seu time a entender claramente o que é urgente, o que costuma gerar estas urgências e ocorre com frequência, e crie um plano para preveni-las. Lembre-se de que, boa parte das urgências pode ser reduzida com planejamento, preparação e prevenção. Muitas vezes, simples checklists bem elaborados e aplicados podem minimizar o problema. A definição de prioridades claras também ajuda bastante nesse quesito.

3 – Defina estratégias de equilíbrio – Quanto mais tempo seu time tiver para o que é realmente importante, maior será o nível de produtividade coletivo. Dentro das possibilidades da sua empresa, o que pode ser feito para permitir um uso mais eficaz do tempo de todos? Talvez recompensas em tempo (como por exemplo, Day offs) possam motivar bastante a equipe. Veja o que pode ser feito e monte um banco de benefícios em conjunto com sua equipe.

4 – Estimule o uso de ferramentas de produtividade – Quanto mais as pessoas conseguirem se planejar individualmente, menor a quantidade de urgências e atrasos coletivos. Treine seu time para usar com sabedoria ferramentas como e-mail, agendas, vídeo conferência, etc. O mau uso de ferramentas de produtividade acarreta em problemas de administração de tempo que todos acabam sentindo.

5 – Discuta a redução de reuniões e interrupções – Muitas empresas possuem reuniões recorrentes e com resultados inconsistentes. Pense se há espaço para redução de alguma reunião no grupo ou uma forma mais inteligente de realizá-la. Isso é válido também para interrupções freqüentes, que com algum tipo de regra ou ferramenta para compartilhar o conhecimento, podem ser eliminadas.

Líderes inteligentes compreendem que uma equipe sem tempo não tem condições de alcançar resultados de forma equilibrada e produtiva. É parte do papel do líder criar estratégias para colaborar com todos os envolvidos. Não deixe o resultado ser comprometido por tempo desperdiçado!

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Chegue no topo e leve sua família

Ano passado tive a oportunidade de acompanhar diversos CEOs/diretores de diferentes segmentos e empresas e uma reclamação comum é a falta de tempo para a família. Chega a dar a impressão que quanto mais você sobe na pirâmide corporativa, mais a família desce na pirâmide de prioridades.

É óbvio que no papel de liderança, ainda mais em cargos de gerencia ou diretoria a cobrança por resultados é maior, a dedicação de horas ao trabalho também é superior e a disposição é que acaba diminuindo. Mas é claro que é possível virar esse jogo, e ter mais equilíbrio.

O trabalho é infinito, ele sempre vai estar lá com coisas novas, oportunidades e demandas inesperadas . Em compensação, nosso tempo é finito. Ou seja, se você não limitar seu trabalho ele vai roubar todo o tempo que você tem. São proporções totalmente díspares.

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A melhor lição que aprendi trabalhando com esses CEOs é estipular uma meta finita de dedicação de tempo ao trabalho, aprender a controlar a ansiedade e saber que o mundo não vai acabar caso um relatório seja revisado amanhã ao invés da madruga de hoje. Planejar, priorizar e limitar é a Tríade que a liderança precisa aplicar.

Não adianta chegar no topo e ser um solitário, sem família, sem amigos para curtir. O importante é estar no topo e junto com as pessoas que são importantes. O fracasso dentro de casa, não compensa nenhuma vitória corporativa.

Meu amigo João Doria Jr teve uma idéia genial há alguns anos atrás: criar um evento que reúna os CEOs e sua família, em um ambiente de descontração, brincadeiras e obviamente networking de negócios. Nascia assim o FAMILY WORKSHOP, evento que reúne os líderes empresariais para terem tempo de qualidade com a família.

Hoje começa a 7ª edição desse evento, são mais de 200 CEOs e suas famílias, num total de quase 800 pessoas reunidas no Hotel Jequitimar no Guarujá. Nesse ano resolvi patrocinar esse evento pela Triad. Tem tudo a ver com nossa marca, ajudar os CEOs a terem mais vida e uma empresa mais produtiva.

Todos os CEOs vão receber nossa revista impressa, um presente especial (um relógio movido a água) e suas esposas receberão o livro Você Dona do Seu Tempo. Todos os CEOs serão convidados para um evento especial sobre produtividade, pós-evento e também serei o anfitrião da palestra do Edson Bueno, fundador e presidente da Amil, sobre empreendedorismo.

O destaque do evento fica por conta do networking coquetel, seguido de imageum jantar especial com todos fantasiados com o tema de heróis! Os principais líderes do País em um evento totalmente descontraído de integração familiar. Eu pela minha natureza vou de Star Wars, minha fantasia é de Obi Wan, minha esposa vai de Assaj e as crianças de Peter Pan e menino perdido respectivamente. Devo blogar sobre as palestras e o evento no final de semana, contando um pouco do evento!

Pessoas que chegaram ao topo e se mantém no topo com qualidade de vida, são aquelas que aprenderam a usar muito bem seu tempo. Caso contrário, você chega e fica infeliz pela solidão dos que deixou para trás! Pense nisso.

Faça 2010 ser mais Produtivo

Depois de um ano tão difícil e recessivo como foi 2009, o mercado está esperançoso com o próximo ano e tenho ouvido de muitas empresas, empreendedores e diretores que boa parte do investimento represado neste ano será utilizado no próximo. Tudo indica que o próximo ano será dez, em termos de investimento, crescimento, emprego e oportunidades.

Com toda essa empolgação, nada mais importante e fundamental que os líderes planejarem toda essa expectativa em seus planos de negócios. Na época em que vivemos, nunca foi tão essencial aumentar a produtividade e a qualidade de vida da equipe. Tornar a empresa mais eficiente, diminui os gastos desnecessários, reduz as urgências, melhora as reuniões, maximiza o investimento e cria uma equipe com mais equilíbrio, foco e execução.relogioareia

Para alcançar esse resultado é preciso líderes pensando proativamente nesse assunto ou apoiados por especialistas no assunto, o que não é muito comum nas empresas. Vive-se a correria do dia-a-dia, com a qual todos já estão acostumados e pouco se muda nesse cenário.

Aproveite o final do ano em que muitos planos começam a ser traçados e inclua no planejamento da sua empresa, algumas questões fundamentais para garantir que 2010 seja um ano mais produtivo e menos corrido:

1. Como fazer minha equipe ser mais produtiva e equilibrada? Projetos, metas, processos e tudo que se possa definir na sua estratégia não tem como evoluir sem pessoas. E pessoas, precisam de tempo. Sem tempo não há resultados. Pense em novas ferramentas de produtividade, cursos sobre o assunto para a equipe, reveja processos, questione o time sobre como ser efetivo.

2. Como criar o senso de importância na empresa? Muito se fala de senso de urgência, mas isso só valoriza o contexto errado do tempo. Valorize o importante na equipe. Valorize planejamento, sair cedo da empresa, cumprir prazos, chegar no horário às reuniões.

3. Qual o objetivo mais importante da empresa? Ao invés de diversas metas, que tal definir um grande objetivo, criar indicadores precisos, comunicar adequadamente ao time e criar um sistema de acompanhamento que reflita no dia-a-dia de todos na empresa?

4. Muito tempo em reuniões? Em meu último livro, Estou em Reunião, comprovei o absurdo prejuízo financeiro que as reuniões causam as empresas. Pense em algumas formas para reduzir pelo menos 1/3 das reuniões do seu time, e com isso dê mais tempo para trabalhar e focar nas coisas realmente importantes.

5. Como recompensar o planejamento e resultados do time com equilíbrio? Quanto mais tempo a equipe tiver para seu equilíbrio pessoal X profissional, mais produtividade e motivação. Invista em programas de qualidade de vida, dê benefícios que sejam relacionados a “mais tempo livre” e ações de integração familiares.

Existem diversas estratégias que podem ajudar sua empresa a entrar no próximo ano com mais foco, produtividade e equilíbrio. Gerando mais resultados e execução no dia-a-dia. O mais importante, é entender, que isso depende principalmente da alta direção das empresas e de ações efetivas nesse sentido.

Que 2010 seja um ano extremamente produtivo!

ps.: Essa semana estou viajando todos os dias em eventos, mas estou preparando os resumos da ExpoManagement para publicar aqui no blog!

Perguntas & Respostas sobre Administração do Tempo – Parte 2

EXISTE DIFERENÇA NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ENTRE HOMENS E MULHERES?

No começo eu achava que não, pois o processo poderia se aplicar a qualquer sexo de forma indiferente. Mas com a pesquisa para o livro Você Dona do Seu Tempo, que foca no tema da gestão do tempo para o universo feminino, acabei pesquisando a fundo e descobri diversas diferenças essenciais. A primeira é que asvocedonaseutempo-BAIXA mulheres possuem um volume de urgências maior do que os homens (comprovamos isso com mais de 15 mil pesquisas realizadas), devido a seu excesso de papéis e funções, tudo acaba caindo nas costas das mulheres. Isso tem ligação direta com o volume de mulheres enfartando ou estressadas, que estamos vendo nos últimos anos.

A forma como a mulher lida com seu tempo livre é outra diferença, na pesquisa para o livro, 78% das mulheres disseram que não tem tempo para sexo e relacionamentos. No uso do tempo, quanto menos tempo a mulher possui mais ela foca em terceiros e menos para ela. Outro ponto é a dificuldade em saber dizer não e a facilidade em executar múltiplas atividades (o que é mais difícil para os homens).

Enfim, são muitas diferenças sem dúvida e também na forma de organizarem e como gerenciam seu tempo. Acesse o site www.triadedotempo.com.br/mulher e baixe o resumo do livro para maiores informações.

PORQUE É TÃO DIFÍCIL HOJE CONCILIAR LAZER  X TRABALHO E TEMPO PARA CONSIGO MESMO?

Infelizmente não aprendemos na escola um método de administração do nosso tempo. Empiricamente no dia-a-dia, priorizamos nossas atividades e urgências diárias, mas isso não é suficiente. Você precisa ter um método que ajude você a ser mais produtivo, ganhar flexibilidade e equilíbrio na sua rotina.

Um erro clássico que muitas pessoas fazem quando estão sem tempo é focarem demais nas coisas que consomem sua energia e com isso ficam improdutivas para as coisas realmente importantes. O correto é focar primeiro em você, em coisas que gosta de fazer e ajudam a equilibrar seu corpo físico, mental e espiritual. Dessa forma você consegue mais pique e produtividade para ganhar o equilíbrio que todos buscamos.

QUAL É O PAPEL DO LÍDER NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO?

Um líder urgente cria uma equipe urgente. Um líder sem tempo deixa a equipe sem tempo também. O líder é o personagem principal do processo produtivo de uma equipe, se ele não for um exemplo, se não procurar ajudar a equipe, estará entrando em um perigoso circulo vicioso de urgências diárias.

Em primeiro lugar o líder precisa conquistar um maior equilíbrio entre sua vida pessoal e profissional, realizar um melhor planejamento de suas demandas diárias e ter foco nas prioridades realmente importantes. Isso significa que o líder precisa aprender uma metodologia de administração de tempo para que consiga maximizar suas horas disponíveis e que se torne um exemplo de mudança que queira ser seguido pela equipe.

 

Palestra Líder Produtivo e Show-Palestra com Roberto Justus

publicoQuinta participei em Brasília do evento de encerramento da NProduções aonde abri com uma palestra de produtividade para Líderes e o Roberto fechou com o seu show-palestra, para quase 3.000 mil pessoas, extremamente qualificadas (até o Governador foi ver o show do Roberto!).

Antes de comentar das palestras, preciso falar da NProduções, que na minha opinião, é um dos melhores organizadores de evento do País, um exemplo de atendimento e atenção. Todos os detalhes são levados em conta. Da recepção no aeroporto a total atenção aos palestrantes. Para ter uma idéia, quando cheguei no quarto do hotel tinha uma Lata de Panetone de presente com um cartão. Nonproducoes evento, a simpática e atenciosa Barbará da NProduções se encarregou de ficar como apoio para mim, uma hora ela disse: “suas maçãs estão guardadas!”.

Eu não tinha a menor idéia do que ela estava falando, e quando perguntei ela disse que na última palestra que fiz por lá eu pedi maçã, eles anotaram que eu gostava de maçã e já providenciaram dessa vez! Impressionante né?

Para abrir fiz uma palestra sobre produtividade para Líderes, que basicamente desperta o líder para prestar atenção no custo e prejuízos da Improdutividade corporativa. A palestra abordou temas como os 4 pilares que geram toda a improdutividade nas empresas, o dilema da execução (aonde trouxe um case de sucesso), a questão do senso de urgência, definição de prioridades com a equipe além de reuniões e e-mails. Foi uma palestra muito legal, eu gostei bastante do resultado.

Depois tivemos o tão esperado show do Roberto. Ele abriu a palestra dizendo que seria um mix de conteúdo com música e começou falando sobre a trajetória pessoal e profissional que o levaram a ser quem ele é.

Ele brincou com o público e disse que quando ele começou a ficar  popular, que as pessoas questionavam até a sexualidade dele, ou que puxavam ele para baixo. Ele mostrou claramente, que mesmo para quem está no topo, muita gente vai tentar te derrubar.

A palestra foi um sucesso! O conteúdo foi pertinente, brilhante e bem balanceado com o mix de músicas. Ele falou desde sonhos, grandes empreendedores Brasileiros, a necessidade das persistência, relacionamentos e curiosidades sobre as músicas que ele ia cantar. Ele também comentou sobre minha pessoa e sobre a Triad, rasgando elogios. Infelizmente nossa sociedade não deu certo, mas admiro muito Roberto como pessoa e empreendedor e tenho a certeza que ainda teremos negócios em conjunto.

cdrobertoE o Show? Aaahhh o SHOW foi surpreendente. No começo ele estava um pouco inseguro, mas foi se soltando aos poucos e arrebentou! Ele canta muito bem, dança e até fez passinhos com o pessoal da banda! Com seu inglês perfeito ele cantou e encantou! A mulherada foi ao delírio, nas últimas 4 músicas muitas correram para a frente do palco. Fábio Júnior que seu cuide!

Quem tinha dúvidas que a mistura do conteúdo do empresário Roberto Justus com o Cantor seria um fiasco, quebrou a cara! É uma pedida muito legal para um evento corporativo.

Ontem, repeti a palestra de Líderes em um evento em São Paulo da KLA, com umas 1.300 pessoas aproximadamente. Dessa vez tive menos tempo e não sei o que me deu que a palestra não foi muito legal não. Estava preocupado com o tempo, teve uma hora que meu klarelógio marcavam 25 minutos para o fim mas, chegou a plaquinha marcando 15 minutos e acabei me atropelando no final. Se comparar com a palestra de quinta, parecia outra pessoa! Mas tudo bem, acontece, o conteúdo foi passado, não na minha melhor performance, mas deu certo! A KLA, como sempre, foi um sucesso também na organização e condução do evento. Um show no cumprimento de horários.

 

Feliz Dia da Secretária

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Em primeiro lugar gostaria de desejar um Feliz Dia da Secretária para todas que exercem essa importante função. Nos últimos anos tenho realizado diversos eventos com secretárias, algumas participaram da pesquisa do meu livro de administração do tempo para mulheres e outras são participantes ativas em programas de produtividade que tenho desenvolvido pela Triad Consulting. Só posso agradecer porque aprendi demais com elas!

O papel da secretária mudou demais nos últimos anos, hoje a secretária é um papel importante na gestão da empresa e no apoio ao executivo. E por isso se transformou em peça fundamental na produtividade dos líderes e dos liderados.

Em geral as secretárias possuem um nível excelente de organização, planejamento, conhecimento da cultura corporativa e das pessoas chave na organização. Esse conhecimento é essencial ao executivo, que deve confiar a sua secretária algumas missões que ele conduz.

Se você é uma secretária executiva pense nas formas que você fazer com que seu líder e os liderados consigam maior produtividade, seguem algumas idéias:

  • Criar um padrão de comunicação de e-mails entre o grupo
  • Definir uma política para condução de reuniões e atuar como condutora de reunião
  • Aplicar os conceitos de organização para equipes, redes e pastas de e-mails, compartilhando as boas práticas com todos
  • Criar pequenos cursos de utilização eficaz de ferramentas como o Microsoft Word, Excel e Outlook
  • Ajudar no planejamento e acompanhamento de projetos junto com seu gestor através de ferramentas online como Neotriad ou de colaboração interna.

E hoje, no dia das Secretárias estarei em Natal em um Congresso Nacional de Secretárias!

Lider Estressado = Equipe Estressada

homemdepeEu já citei em diversos artigos sobre o impacto da liderança sobre as equipes, na prática o que acontece é que líderes urgentes criam equipes urgentes, estressadas e menos produtivas.

Em um estudo do psicólogo e assessor de recursos humanos norte-americano Kenneth Nowack durante recente conferência do Colégio Oficial de Psicólogos de Madri, ele constatou que os profissionais comandados por chefes “emocionalmente” inteligentes são “mais competentes e refletem menos estresse no trabalho”, ao contrário daqueles dirigidos por chefes “mais pobres”, que confessam sua intenção de abandonar a empresa em menos de um ano. Em números, os grupos de trabalho mal-geridos são, em média, 51% menos produtivos e 44% menos rentáveis do que os que são bem-dirigidos.