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Como influenciar a equipe a ter mais produtividade e menos urgências?

Eu gravei essa entrevista com o Rafael Souza, que é líder no grupo segurador BB & Mapfre, onde ele conta como influenciou seu time a reduzir o volume de urgências, entender o uso da Tríade do Tempo no dia-a-dia e ajudar a tarem mais consciência sobre sua qualidade de vida.

Não importa o tamanho da sua equipe e os problemas que eles estão enfrentando de produtividade, quando alguém levanta a bandeira da mudança, usa o método correto e busca o apoio do time nessa jornada, o resultado aparece.

Eu sempre digo que líderes produtivos criam equipes produtivas, e não apenas isso, destacam-se na carreira. O Rafael foi reconhecido até pelo presidente da empresa e seu projeto da Tríade, saiu em todos os veículos de comunicação do grupo.

Vale a pena investir alguns minutos nesse vídeo!

 

 

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Atitudes do líder que ajudam o time a ser mais produtivo

    A produtividade é uma Tríade que acontece em 3 esferas. A primeira sem dúvida é a esfera pessoal, ou seja, o indivíduo aprendendo a melhorar o uso do seu tempo com técnicas de planejamento, organização, etc. A segunda é a esfera da equipe, ou seja, pessoas que juntam seus aspectos individuais de produtividade e devem seguir um modelo comum para obter resultados. A terceira esfera é a organização, ou unidade de negócio, formada pelo conjunto de equipes, que seguem estratégias de produtividade para atender os anseios da empresa.

leadership

    Na segunda esfera, onde as equipes são o foco, o papel do líder é essencial para o time ser eficiente ou perder o rumo. Selecionei alguns tópicos que considero vitais nessa esfera, para que o líder ajude seu time a atingir os objetivos:

    Estabelecer um propósito comum

    Em um mundo tão high-tech como o nosso, pode parecer antigo falar de propósito, mas esse conceito é mais atual do que nunca. As pessoas vivem por aspirações, sonhos, missões, por coisas que transcendem o salário, metas, processos e sistemas. Isso vale muito para a geração Y, pois não basta dizer o que os Y devem fazer, devemos inspirá-los a fazer por si próprio, essa é a pegada. Estabelecer um propósito comum é uma discussão que precisa ser incentivada pelo líder na equipe.

    Saber o que deve ser feito

    Pode parecer óbvio, mas infelizmente a maior parte dos líderes não tem a menor ideia do próximo passo que deve ser dado para executar o projeto, atingir os números da meta, melhorar a qualidade do atendimento, etc. E em muitos casos ele não precisa saber mesmo, mas precisa ajudar o time a descobrir. Se não há clareza do que deve ser feito, as pessoas enrolam, adiam, executam coisas secundárias e quando se vê o que é realmente importante fica de lado frente às circunstâncias e urgências. Parar e discutir os próximos passos, determinando tarefas com clareza e tempo de duração, é essencial para uma execução aprumada.

    Não gastar tempo com os que não melhoram

    Eu acho que devemos ajudar as pessoas a melhorarem sua performance. Eu acredito na Tríade de oportunidades aos membros da equipe. Errou uma vez, treine novamente. Errou a segunda na mesma coisa, construa o feedback e ajude-o a melhorar. Errou a terceira é o sinal de falta de perfil para estar naquela equipe. Errou a quarta é perda de tempo. Uma pessoa improdutiva na equipe, contamina as pessoas e tira o resultado coletivo. É comum que uma pessoa competente não consiga performar se estiver no lugar errado, com as pessoas erradas ou com a função errada. Cortá-la é um ato que será benéfico a médio prazo para ambos os lados, por mais que no início possa parecer o contrário.

    Intolerância a improdutividade

    Se algo está constantemente dando problema e entrando na urgência, é o papel do líder não aceitar que isso seja normal e atuar de forma a evitar que o problema se repita. A tolerância ao erro cria um ambiente no qual o urgente passa a ser normal e isso não será tratado pelas pessoas com a devida importância.

    Melhorar o processo de comunicação

    Quanto mais tecnologia, mais nos perdemos e pior fica a comunicação entre as pessoas. Toda equipe deveria ter um “protocolo” de comunicação, uma forma acordada entre todos, onde as coisas que todos devem saber são comunicadas no tempo e da forma correta. Um exemplo é o e-mail. Será que umas 2 ou 3 regrinhas de e-mail não fariam a diferença? Por exemplo, um assunto da seguinte forma: [ABC LTDA]-[PROJETO XPTO], pode ajudar a organizar melhor as mensagens no meio de uma Caixa de Entrada lotada.

Liderança: Você é Proativo ou Reativo? (by Iussef Zaiden)

Muito vem se falando no mundo organizacional sobre a questão da proatividade, como uma característica fundamental do líder.

Pesquisas mostram isso, os subordinados querem lideres que sejam proativos, que assumam a responsabilidade, e que não fiquem reclamando e colocando a culpa nos outros pelos fracassos que se apresentam na vida deles e da organização. O reativo faz isso, coloca a culpa dos maus resultados e de não cumprimento das metas, na sua equipe, na organização, no mercado, no cliente, na sociedade, na verdade no mundo, ele nunca é culpado sempre os outros.

Li muitos livros sobre a questão da proatividade, alguns são best sellers, como por exemplo, “A Lei do Triunfo” de Napoleon Hill, os “7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” de Stephen Covey, inclusive ele coloca a proatividade como hábito, e em seu livro é o primeiro hábito da eficácia pessoal, ele diz: “O Hábito 1 “Seja Proativo” é o hábito mais difícil, se você não colocá-lo em prática, os outros não serão também colocados, pois todos os outros partem desse”.

Então, nessa semana, vamos falar sobre isso, proatividade ou reatividade, pegando uma lição do Dr. Maxwell, tirou da Bíblia em Num 10.2-13, como o líder Moisés.

“Aprendemos algo inestimável às custas de Moisés em Números 20. A essa altura, Moisés sentiu-se sobrecarregado com as reclamações, a estagnação e a falta de progresso do povo. Sentia-se como correndo no vazio. E, na sua fragilidade condição, tomou uma decisão que lhe custou o futuro.

Orientado por Deus para falar à rocha a fim de obter água para o povo. Moisés irado bateu na rocha (como tinha feito anteriormente). Reagiu com fúria ao invés  de obedecer com calma. Por causa de sua desobediência, foi barrado de entrar na Terra Prometida. Esse fato triste nos ensina pelo menos duas lições:

Primeira, nunca tome uma decisão maior enquanto está emocionalmente fragilizado. Tome decisões quando está vem no alto, não quando está lá embaixo. Cuidado pois existe o tempo certo para tomar decisões e o tempo errado para se tomar decisão.

hurrySegundo, seja proativo, não reativo, em sua liderança. Não permita que o seu mandato provenha da multidão queixosa. Deixe que os palpites venham de Deus e da missão que ele lhe deu. Faça a si as seguintes perguntas:

1. Sou reator ou criador quando lidero?

2. Jogo na defensiva ou na ofensiva quando lidero?

3. Tento agradar as pessoas ou a Deus quando lidero?

4. Comando a minha agenda ou outro determina onde devo aplicar o meu tempo?”

Creio que essa semana poderíamos fazer essa profunda reflexão em nossa vida, pois ela é muito curta, e de repente pode ser tarde de mais.

Pense nisso.

texto de Iussef Zaiden

LIDERANÇA E EQUIPE PRODUTIVAS – NA PRÁTICA – PARTE 2

     É impressionante como gostamos de falar em crise. Obviamente que a crise existe, mas a mídia brasileira gosta de reforçar isso. Afinal, durante tantos anos fomos o País da crise, não é verdade? Meu sócio Tiago Aguiar, esteve em Nova Iorque algumas semanas atrás e ele disse que eventualmente ouvia-se falar de crise pela mídia de lá, mas o foco era em dar a volta por cima. Será que não estamos focando no lado errado por aqui?
     Falo de crise, porque essa palavra está associada com reduções, cortes de despesas e fazer equipes produzirem mais com menos e nesse contexto o papel do líder se torna indiscutível. O assunto dá continuidade ao artigo do mês anterior, que aborda o papel da liderança produtiva na prática. Vamos continuar com algumas estratégias para o líder fazer sua equipe ter mais tempo, foco e produtividade:.

5 – Menos Reuniões, Mais Trabalho –Se existe um ladrão de tempo e dinheiro nas corporações nos dias de hoje são as reuniões! Ninguém aprendeu a fazer uma boa reunião e acabam empiricamente tornando esses encontros verdadeiros martírios de tempo. Em uma pesquisa recente que conduzimos, descobrimos que a cada 100 funcionários uma empresa perde aproximadamente R$ 500 mil por ano em reuniões totalmente desnecessárias! Então, não corte custos, corte reuniões e deixe a equipe trabalhar.
     Antes de pensar em convocar uma reunião faça de tudo para evitar que ela aconteça, talvez através de um e-mail com a sugestão de solução para o problema (ao invés de uma discussão longa). Descubra o verdadeiro objetivo da reunião, o que deve ser discutido para atingir esse objetivo e envie esse detalhamento na convocação. Caso o objetivo não consiga ser explícito, cancele, pois provavelmente será perda de tempo.
     Se não tiver jeito, faça com que a reunião aconteça seguindo o objetivo, tornando-se o condutor da reunião, responsável por focar, controlar a comunicação e definir os próximos passos com o grupo. Reunião solta é dinheiro voando!

6 – Crie formas de priorizar com base na estratégia – Como sua equipe prioriza as principais demandas do dia? Em geral, diante de tantas atividades, acaba-se priorizando aquela que alguém fica cobrando ou gritando e ,na verdade, não existe uma estratégia, o que acaba fazendo com que as urgências sejam as prioridades! Sua equipe precisa ter critérios de priorização, que em geral tem relação direta com a estratégia da empresa. Se for, por exemplo, rentabilidade e qualidade, deve-se priorizar os projetos ou clientes com base nesses critérios: atende-se as demandas que geram maior rentabilidade a equipe e qualidade ao cliente.

7 – Invista na qualidade de vida das pessoas – Se você quer pessoas produtivas, ajude-as a equilibrar sua vida pessoal e profissional. Invista em treinamento, ações, bônus, programas de incentivo. Quanto mais qualidade de vida, mais energia e por conseqüência, mais produtividade.

8 – Seja o Exemplo! – O que mais ouço das pessoas em treinamento é: meu líder precisava fazer esse curso! Meu líder tinha que mudar! Meu diretor é a urgência em pessoa e por aí vai. Se você quer pessoas produtivas, seja o exemplo! Comece por você, faça um curso, mude seus padrões, comece a se planejar e focar no importante!

     Liderar com produtividade não é impossível, é uma realidade para muitos lideres que aprenderam que focar seu tempo com as coisas certas dá resultado! E você, o que precisa para começar?.

LIDERANÇA E EQUIPE PRODUTIVAS – NA PRÁTICA – PARTE 1

     Tenho recebido muitos e-mails de lideres questionando como exercer uma liderança de forma a criar um ambiente agradável de se trabalhar, com qualidade de vida e alta produtividade em suas equipes.

Estou trabalhando em um profundo estudo sobre esse assunto, mas já tenho alguns dados preliminares, que posso comentar, sobre boas práticas da liderança produtiva e como começar, na prática, a trazer esses resultados que os líderes esperam.

1 – Adote um método – A vida é composta por uma série de métodos, que vão desde seu modelo para escovar os dentes até o método que você tem para priorizar suas atividades. É muito provável que você e sua equipe não tenham tempo, pois estão aplicando um método errado ou empírico. Infelizmente não aprendemos na escola ou na faculdade a administrar nosso tempo, mas hoje essa ciência precisa estar presente na formação extra-curricular de qualquer líder. Eu defendo na Triad um método de 5 etapas que gera resultados mensuráveis no uso do seu tempo. Muitas pessoas confundem método com rigidez, inflexibilidade e regras, mas é totalmente o oposto. O método precisa ajudar você a ganhar flexibilidade e espontaneidade para viver o importante da vida. Busque um método que se adapte ao seu estilo, aprenda, estude, aplique e compartilhe o conhecimento com sua equipe.

2 – Descubra como sua equipe usa o tempo – Nosso tempo é dividido entre uma Tríade de possibilidades: Importante – atividades com tempo, que trazem resultados. Urgente – atividades que o tempo acabou ou está curto, trazem resultados pressionados ou estresses. Circunstancial – atividades com resultado inexistente, tempo desperdiçado. Uma equipe que traz resultado tem a maior parte do seu tempo (acima de 55% do seu tempo) focado na esfera do Importante, tem urgências sobre controle e quase nada de circunstancial. Quando você entende a forma que sua o tempo, fica mais fácil criar uma mudança, entender os ladrões de produtividade e focar a equipe na esfera do Importante.

3 – Aplique o método na ferramenta – Escolha uma ferramenta de trabalho pessoal e para sua equipe para centralizar as prioridades, projetos, agenda e informações. É fundamental que seja algo centralizado e que todos tenham acesso, você pode fazer isso desde o seu Microsoft Outlook até ferramentas como Neotriad, Project entre outras. É poderoso esse facilitador na produtividade do time.

Semana de Palestras

Esta semana estarei em dois eventos abertos ao público, para fazer uma nova palestra sobre Produtividade para Líderes.

O objetivo não é ensinar liderança, mas sim como os líderes podem conseguir fazer suas equipes serem mais produtivas e com resultados. A palestra aborda os principais pilares que envolvem todos os pontos críticos de produtividade nas principais corporações e uma série de estudos que estou desenvolvendo.

A primeira palestra será da NPRODUÇÕES, em Brasília, no dia 27/11, depois da palestra haverá uma palestra-show com o Roberto Justus!

palestraNproducoes

A segunda será realizada pela KLA, em São Paulo, no dia 29 de novembro, mas pelo que sei o evento já está praticamente esgotado.

palestra kla

No sábado fiz a palestra REUNIÕES DE RESULTADO em Florianópolis para o SINSESC.

Profissionais sem FOCO

foco

Foco não é uma coisa muito fácil de ter e manter, mas sem ele a produtividade vai literalmente para o ralo. Um profissional sem foco em uma equipe é um problema, por diversas razões, entre elas, ele é o primeiro a desfocar outros bons profissionais também. Sua baixa performance parece aos olhos dos outros profissionais, “bem vista”, se o líder não der um feedback pontual sobre o assunto.

O profissional sem foco é aquele que chega logo cedo na sua mesa e fala: “fiz tal coisa”, “você viu aquele assunto x?”, “nossa isso aqui ficou muito legal”, etc. Quando esse profissional faz alguma coisa ele gosta de mostrar aos quatro cantos, pra dizer que algo foi feito.

Eu coloco uma frase no meu MSN, de um autor que desconheço que acho fantástica, e que precisamos pregar na empresa para os desfocados:

Quem quer fazer faz! Quem não quer, arruma uma desculpa.”

Profissional sem foco não é má pessoa, muito pelo contrário, na maioria dos casos ele nem percebe que perde seu foco e que mata o foco do time. Óbvio que existem os sem foco por má vontade e pura negligência, nesse caso é um profissional que precisa ser “deletado” da equipe.

Veja algumas dicas para lidar com profissionais sem foco na sua equipe:

1 – Dê um feedback franco e honesto sobre sua produtividade. Mencione a sua falta de foco com indicadores precisos.

2 – Ajude o desfocado a entrar na linha, você pode ser um guardião do foco alheio, para que a pessoa perceba seus momentos de perda de atenção e crie um hábito de policiamento pessoal.

3 – Planeje a semana com a pessoa, dê tarefas claras, com prazos limites e acompanhe esses prazos. Esteja aberto para que a própria pessoa negocie os prazos com você.

4 – Agenda uma tarefa para você verificar os itens do planejamento que foram feitos, elogie a conclusão e dê feedback caso as expectativas tenham ficado muito distantes da sua.

5 – Se nada adiantar é o momento de desligar a pessoa, por melhor que seja a capacidade profissional, a falta de foco consome o tempo do profissional e muitas vezes da equipe e isso é pior que encarar uma nova contratação.