Estratégias para minimizar as interrupções

Uma das reclamações mais frequentes que tenho recebido de leitores, diz respeito ao volume de interrupções que as pessoas sofrem no ambiente de trabalho. Na Triad PS já tivemos muitos casos de consultoria para resolver especificamente esse problema em segmentos e níveis hierárquicos diferentes. É uma epidemia. ~

Para ser honesto e sem delongas, a origem da epidemia de interrupções se deve a uma Tríade de fatores, veja se concorda comigo:

1 – Burrice – você já reparou como ao longo das décadas estamos ficando mais burros? Antigamente, sem tanta tecnologia, éramos obrigados a pensar mais nas coisas, procurar melhor os assuntos, etc. Outro dia na padaria a menina teve de somar na calculadora quanto era R$ 4,50 com R$ 2,50. Agora projeta essa burrice no seu dia-a-dia, na sua equipe, na sua empresa. Imagina aquela pessoa que usa um sistema para emitir notas fiscais, num certo dia, dá a burrice e ela não lembra mais como emitir a nota fiscal. O que ela vai fazer? Ler o manual? Pensar? Claro que não, vai parar alguém para ajudar. É assim que funciona hoje.

2 – Preguiça – O que é mais fácil: ler no quadro a lista impressa com o ramal do departamento que o cara do telefone está pedindo ou direcionar para a telefonista? Ler o manual do celular ou perguntar para alguém como configurar o e-mail? Aprender a pagar uma conta no Internet banking ou pedir para você pagar? A preguiça ativa a interrupção.

3 – Falta de Tempo – Como as pessoas não tem tempo, elas não explicam corretamente, delegam errado, não pensam, preferem perguntar ao invés de procurar, pedem ajuda para fazer alguma coisa e por ai vai. A desculpa da falta de tempo na verdade acaba sendo o pano de fundo para os outros dois fatores que citei anteriormente.

Pelos fatores acima, dá para perceber que esse assunto não é simples e exige uma série de mudanças na cultura, sistemas, modelos de atendimento, produtividade e planejamento pessoal para o problema ser minimizado.

Tem casos que não existe solução, principalmente se for um caso de pessoas na equipe com burrice crônica, desconheço algum tipo de antibiótico para isso.

De forma bem simples, separei 5 coisas para minimizar o volume de interrupções no seu dia-a-dia, espero que consiga aplicar no seu ambiente:

1 – Mapeie as suas interrupções – se você só sabe que é muito interrompido, mas não sabe por quem, quando, o quê, frequência, etc. não terá como resolver. É preciso conhecer o real problema para buscar uma solução. Uma simples planilha no Excel pode ajudar nessa estratégia.

2 – Compartilhe conhecimento – Quanto mais você prender aquilo que você sabe, mais as pessoas vão ter de te interromper e perguntar. Tudo que você sabe e outra pessoa esteja envolvida deveria ser compartilhado. Você pode simplesmente, criar uma pasta na rede chamada PROCEDIMENTOS e criar arquivos de Word como: Roteiro para emissão de NF.doc , Procedimento quanto o sistema falhar.doc, etc.

3 – Determine horários – Romper a cultura de interrupção não é algo trivial, as pessoas precisam ser disciplinadas e isso exige tempo. Se alguém vier te interromper e for uma coisa que possa esperar, agende com a pessoa um horário para resolver essa e outras questões. Se você atender a toda interrupção, você tem um McDonald’s instalado na sua mesa e deveríamos ser mais “A la carte” nesse caso.

4 – Antecipe – Uma parcela das interrupções acontece a partir de atividades que você delegou ou está envolvido. Se este for seu caso, nada como revisar logo no início da manhã as prioridades e se algo já indica que vai virar dúvida de alguém. Se for o caso, já se antecipe para evitar o problema. Um simples papo rápido na sala de café pode ajudar muito.

5 – Interrupções Externas – É comum ouvir frases como: “meu cliente me interrompe a toda hora” , “o fornecedor sempre chega na hora errada”, “não posso dizer não para meu cliente”, etc. Em diversas consultorias que fizemos nesse sentido, conseguimos entender que na maior parte dos casos, dizer não para o cliente é saudável para ambas as partes. Agora não é sair negando atendimento ao cliente, é saber priorizar o cliente. É diferente. Em uma empresa que trabalhamos, definimos dias de atendimento a fornecedores, enviamos as instruções via e-mail para todos, com os horários e agenda de marcação. Nesse período alocávamos dois membros do time para atender com qualidade essas pessoas. O problema terminou, o resultado aumentou e o padrão foi replicado em outras áreas da empresa.

Interrupções são comuns no ambiente de trabalho, sofrer por elas é opcional. Existem diversas alternativas para diferentes tipos de interrupções. Sempre existe alternativa, se pararmos para entender e resolver o problema de verdade.

6 formas de ajudar você a dizer NÃO

Você já se deu conta de quantos “sim” você diz quando sua vontade real é dizer “Não”? Quando isso acontece, acabamos experimentando uma profunda sensação de desgosto, de raiva, de frustração e de irritação conosco mesmo. Mesmo assim, é difícil aprender: esse tipo de situação é tão comum que acaba se tornando um grande ladrão de tempo na nossa vida. E, pior do que isso nos mantém reféns da esfera das circunstâncias.

As razões para dizer esse “sim” na hora errada são as mais variadas possíveis. Sentimos uma espécie de necessidade de ser sempre solícitos e agradáveis. Fazemos nossa parte para manter nossas amizades. Temos medo de decepcionar as pessoas. Um outro motivo muito comum é o medo de assumir o controle da situação: quando respondemos “sim” às demandas alheias, nos calamos diante de nossas próprias decisões. Não importa os motivos. Cada um tem os seus – mas quando respondemos de forma positiva a uma resposta que merecia ou deveria receber um ”não”, estamos terceirizando nossa administração pessoal. E isso é grave.

Dizer “não” não é simples! É preciso assertividade, certeza do que é importante, coragem mas principalmente respeito ao seu próprio tempo! Selecionei 6 dicas que podem ajudar:

1) Nunca se acanhe em dizer não. Você não precisa ser bonzinho para os outros nem parecer sempre disponível. Na verdade, todo mundo tem problemas em dizer não. A capacidade de dizer essa palavra costuma ser vista com admiração inclusive pela pessoa que a ouve. Ela, na verdade, gostaria de ter a mesma disciplina.

2) Não adie: vá direto ao ponto. Pode doer, mas é melhor. Atrasar a comunicação do não quando a decisão já está tomada apenas prolonga o sofrimento. Um não bem dito logo no início do processo pode poupar muitos aborrecimentos (e dores!).

3) Evite inventar desculpas ou dizer mentiras na hora de dizer o não. Se tiver uma justificativa fundamentada em fatos, você deve utilizá-la, com certeza. Mas lembre-se de que você não deve aos outros explicações nem precisa se desculpar por suas escolhas. Você está no comando! Forneça uma resposta amigável, com sorriso. E evite entrar em um debate ou discussão sobre as razões de sua decisão.

4) Use o corpo para dizer não. Quando a pessoa estiver fazendo aquele convite que você não pretende aceitar, comece a torcer o nariz, contorcer a boca e franzir a testa de forma discreta antes que ela termine de falar. Esses movimentos já dão a entender para o seu interlocutor que você não está de acordo com a proposta. Isso tornará o “não” uma palavra natural e até mesmo esperada.

5) Faça um acordo mental com você. A partir do momento que você decidiu que não quer algo, prometa para você mesmo que manterá essa posição. Essa pequena atitude reafirma para você mesmo a importância da sua resposta e evita os conflitos internos.

6) E se o não tiver de ser dito ao seu superior? A melhor forma, nesse caso, é mostrar para ele sua lista de prioridades profissionais e deixar que ele resolva o que mais é importante. Se o que ele estiver propondo for algo pessoal (um convite para uma festa, para uma happy hour ou, em casos mais extremos, até mesmo uma insinuação ou uma cantada) você terá de avaliar a situação. E dizer seu não da forma mais direta possível.

trecho do livro: A Tríade do Tempo, Christian Barbosa – Editora Sextante

Como Dizer Não sem Dizer Não!

Caso não consiga ver o vídeo segue o link:

http://www.bnet.com/2422-13731_23-265800.html?tag=content;midTier