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5 estratégias para tornar sua manhã mais produtiva

manha produtiva

1 – Pense em seus objetivos durante o banho

Ao invés de cantar no chuveiro, visualize como seria se seus objetivos já estivessem realizados, como se fossem parte da sua vida presente, o que as pessoas falariam, o que você faz com as suas conquistas. Reflita nas suas ações como se tudo já tivesse acontecido. Agradeça pela realização. Seja grato a quem lhe ajudou. Pensar nos resultados futuros é um motivador diário e faz com que você conecte-se com as coisas importantes e prioritárias do dia.

 2 – Tome um excelente café da manhã

Esqueça aquele cafezinho com açúcar cheio de pressa que você toma enquanto procura a carteira para ir trabalhar. Reserve 10 minutos para sentar-se à mesa e tomar um café da manhã decente. Com pães, frutas, cereais, etc. Se ao acordar você não tem tempo de preparar a refeição, organize tudo no dia anterior. Se você não consegue 10 minutos para tomar um café de jeito algum, então esquece, você é um caso perdido! Lembra que quem quer faz, quem não quer arruma uma desculpa.

3- Ouça músicas ‘tesão’ no caminho para o trabalho

Seja no celular, no pendrive, no CD ou em qualquer outro meio, você precisa preparar um conjunto de pelo menos 7 músicas que te empolgam. Que te deixam pilhado, com vontade de sair abraçando o mundo. Pode ser no estilo “Simple the Best”, Sertanejo, MPB, ROCK, seja lá o que você gostar. O objetivo aqui é conectar-se com pílulas de empolgação musical.  Não vale rádio. Tem de ser uma playlist pessoal e especial.

4 – Revise as Prioridades

Chegou no trabalho, revise o e-mail (revise, não fique trabalhando nele!), revise as prioridades não cumpridas no dia anterior e ajuste a sua lista de prioridades. Pense nas atividades que precisam ser realmente atingidas no dia e planeje-as para que sejam executadas no melhor momento do seu dia.

5 – Beba água quente com limão

Isso é novo, mas tem muita gente comentado sobre os benefícios de beber água morna com gotas de limão. Além de ter vitamina C, regular o Ph do corpo, proteger o sistema imunológico,a combinação estimula seu raciocínio. O potássio do limão ajuda a nutrir seu cérebro. Eu tenho experimentado em alguns momentos, claro que o efeito não é igual ao espinafre para o Popeye, mas li tantos estudos sobre isso hoje que nem que seja por efeito placebo já dá uma ajuda.

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5 formas de negociar prioridades

Seja com seu chefe, colega de trabalho ou cliente é importante ter clareza do que é prioritário de ser feito, caso contrário tudo vira urgente e você acaba se perdendo.

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Na experiência que estou fazendo de acordar mais cedo, para aumentar o nível de resultado, é nítido nos comentários das pessoas que estão aderindo à experiência que eles conseguem melhorias, pois simplesmente nessa hora adicional eles focam em prioridades reais, sem ninguém atrapalhar.

Selecionei 5 formas de você negociar e estabelecer prioridades. Claro que o assunto não termina aqui, mas é bom começo.

1 – Tenha controle do seu dia – Não adianta querer priorizar se você não tiver um planejamento, são coisas ligadas, mas que acontecem em uma ordem. Primeiro eu preciso puxar da cabeça tudo que tenho para fazer, depois eu planejo isso nos próximos 3-5 dias e ai eu priorizo diariamente o que deve ser feito primeiro e depois. Se você não sabe o que deve fazer e ficar apenas recebendo e-mails ou lembranças te dando ordens do que fazer você não vai conseguir priorizar de forma eficaz.

2 – Antecipe ao máximo – Sempre que possível não espere a prioridade virar urgência para fazer. Quanto mais antecedência você tiver, mais flexibilidade terá na hora de definir o momento certo de execução. Adiar uma prioridade que tem prazo para um momento de melhor performance pessoal é super saudável, o problema é quando você tem de fazer a prioridade porque é o limite da entrega.

3 – Negocie prioridades antes de serem urgências – Se você sabe que algumas prioridades dependem de terceiros, não espere que eles lembrem da prioridade na ultima hora. Você não pode mudar o modo das pessoas se planejarem, mas o seu planejamento pode inferir na boa produtividade de toda a equipe. Pequenos e-mails de lembrete ou de oferecimento de ajuda ajudam a relembrar a tarefa.

4 – Negocie com seu chefe – Eu não aceito quando delego uma tarefa e a pessoa simplesmente retorna: “não dá pra fazer”. Não dá por que? Quais as prioridades? É bem diferente quando eles chegam e falam: “eu estou com essas prioridades na semana, o que você acha que deve ser priorizado?”. O líder tem de saber o que é prioritário, ele junto com você pode negociar as prioridades e os prazos. Haverá dias que vai precisar de “tempo extra”, mas na maior parte dos casos deverá ser possível ajustar.

5 – Negocie com base no resultado – Se tiver dúvidas do que deve ser priorizado, eu sugiro “elevar” o questionamento para as metas, momento, visão ou missão da empresa. Precisa aumentar o faturamento? Priorize as atividades de faturamento. Precisa aumentar a qualidade de serviço? Priorize o atendimento ao cliente. Priorizar significa dar uma ordem de execução, não esquecer a atividade, por isso saber o momento certo de fazer se torna imprescindível nessa decisão.

Até a próxima!

Use seu tempo com sabedoria.

Excesso de urgências ou falta de prioridade?

fitametrica Não há equipe que não reclame que tem muita coisa para ser feita e que tudo deve ser para ontem. Estamos viciados nas urgências do mundo, vivemos correndo, ocupados a todo momento.

Faça uma pausa nesse quadro e responda honestamente. Se tudo é urgente o que é urgente de verdade? Nada! Essa é a verdade. Estamos atolados de falsas urgências porque não temos prioridades claras.

Você tem 3 clientes com um problema urgente para resolver, qual deles você atende primeiro? O que tem o problema mais sério? O que gerou a maior venda? O que é seu amigo? O que é amigo do chefe?

Se você não tiver uma estratégia de priorização, você acaba fazendo a urgência mais conveniente e nem sempre a correta. Sua equipe sabe o que atender primeiro? Você sabe o que priorizar?

Para e discuta com sua equipe o que é realmente importante, urgente ou circunstancial e crie uma estratégia de priorização. Veja o resultado na forma de atendimento.

Nosso exemplo: minha equipe de suporte do Neotriad passa a equipe de desenvolvimento qualquer tipo de demanda que eles não resolvam, problemas, bugs ou sugestões. O volume é absurdo. Tudo “teoricamente urgente”. O que fazemos primeiro?

1 – Problemas de acesso ou serviço interrompido

2 – Clientes que tem um bug crítico que também está impactando diversos outros clientes

3 – Sugestões rápidas, fáceis e úteis a todos nossos clientes.

O resto entra no Neotriad para a equipe priorizar ao longo da semana.

MICROgerencimaneto X MACROgerenciamento

Você está se microgerenciando ou macrogerenciando?

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Microgerenciamento é cuidar das coisas pequenas, de detalhes, de  pequenas tarefas rotineiras, é detalhar os passos para alcançar um projeto ou uma meta, etc

Macrogerenciamento é a visão mais ampla do todo, cuidar dos indicadores dos projetos, da equipe, do andamento das metas, ter uma visão do todo ao invés do detalhe.

Para a gestão do tempo, o microgerenciamento é Importante pois evita perder o controle das coisas pequenas, ajuda a mensurar com mais clareza e a planejar de forma mais detalhe. Mas o foco exclusivo no microgerenciamento, tira a visão do todo, pode deixar a pessoa apenas agindo no “micro” sem evoluir no “macro”.

O macrogerenciamento é vital para fazer as coisas saírem do lugar, definir a visão, a estratégia, traça os indicadores e motiva a equipe a andar para frente. Da mesma forma, quando você foca exclusivamente no macrogerenciamento, você pode os pequenos detalhes, acaba sofrendo de urgências não previstas (devido ao pequeno que foi negligenciado), pode perder oportunidades de melhorias em processos e a fica distante do “dia-a-dia”.

Qual dos dois é o mais eficaz para o seu tempo? Essa não é uma resposta fácil, pois depende muito da sua posição. Um gestor (gerente, diretor, supervisor) deveria focar 70% do seu tempo no Macrogerenciamento e 30% no microgerenciamento. Já uma pessoa operacional poderia ser exatamente o oposto.

O melhor dos mundos é a sinergia entre essas duas formas, de maneira a não perder o todo nem deixar o detalhe de lado. Posso citar meu exemplo pessoal como um exemplo prático:

Eu toco muitos projetos de empresas diferentes, gerenciar todos no micro me deixaram ainda mais sem cabelos. O que eu faço é trabalhar no macro com a equipe, que por consequência planeja o micro. Eu crio equipes no Neotriad para cada empresa, a equipe cria projetos dentro dessas equipes e coloca as tarefas detalhadamente. Toda sexta-feira, olho os indicadores das equipes, o que andou, o que atrasou e se necessário chamo para uma reunião de planejamento. Quando tudo está no prazo pelos indicadores, eu nem me preocupo se uma tarefa que era na terça foi para sexta, se estamos no prazo, a equipe está se “microgerenciando” e está funcionando. Se eu entrar nesse detalhe com a equipe, eu perco tempo e tiro a espontaneidade do time.

Aprenda a balancear o micro e o macro gerenciamento de acordo com seu papel na equipe. É mais tempo para você e menos estresse no controle de múltiplos projetos.

Produtividade Natural

Muitas pessoas perdem muito tempo fazendo coisas certas nas horas erradas. O corpo tem um ritmo natural de funcionamento com momentos de alto e baixo desempenho. Chamo isso de ciclo natural de produtividade, precisamos aproveitá-lo para obtermos melhores resultados em nossas tarefas diárias.

Em geral há um ritmo maior de produtividade durante as primeiras horas da manhã que diminui após o almoço, porque o corpo precisa de energia para fazer a digestão. Depois o ritmo tende a aumentar um pouco até o final do dia.

O segredo é identificar nosso ritmo natural, descobrindo os horários de maior disposição e desempenho e também os horários de maior cansaço e menor produtividade.

Assim que tivermos identificado nossa produtividade natural, devemos priorizar as tarefas de maior complexidade ou dificuldade nos períodos de alto desempenho e tarefas rotineiras ou mais simples em períodos de baixa produtividade. Assim fica mais fácil reduzir a procrastinação e realizar as atividades.

Um exemplo comum de quadro de produtividade natural está indicado abaixo:

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Se seu quadro for similar ao quadro acima você deve priorizar suas tarefas mais importantes ou complexas entre as 10h e 12h da manhã e entre as 16h e 17h da tarde. Reserve os outros horários para tarefas rotineiras e de menor importância como fazer telefonemas, responder emails, algumas reuniões, etc.

Para descobrir seu gráfico de produtividade anote durante alguns dias em horários exatos uma nota de -5 a 5 conforme sua produtividade, estabeleça uma média e desenhe seu gráfico.

Um velho hábito indígena nos ensina que para ter sucesso na caça deve-se esperar o por do sol, pois os animais descansam, exigindo menos esforço dos caçadores. Aproveite seu ritmo natural e tenha melhores resultados em seu dia a dia!

Dúvida: É preciso anotar todas as minhas tarefas na agenda?

Recebi por e-mail algumas dúvidas do Gerson, que está iniciando o processo de administração do tempo pela metodologia da Triad, suas dúvidas foram bem pontuais e recorrentes, seguem as respostas:

 

question-mark1) Ainda estou me adaptando ao software, tentando fazê-lo me ajudar a medir minha vida. A final, o que não pode ser medido, não pode ser melhorado.”

Realmente o que não pode ser medido não pode ser melhorado! Se não tivermos uma ferramenta que nos ajude a anotar as prioridades e medir o uso do nosso tempo nos perdemos. Eu não consigo viver sem o Neotriad sincronizando com meu Outlook e smartphone. Mas reforço que mais importante que a ferramenta é a metodologia aplicada, o que pode ser feito em software ou papel.

2) Durante o dia, surgem diversas, mini-coisas, pra fazer que são irritantes de tão simples. Estou tentando colocá-las como tarefas e simplesmente fazê-las. Devo colocar todas estas mini-coisas-irritantes nas tarefas, para ajudar a base de dados da tríade? Por exemplo: arquivar o cartão ponto do sujeito que foi demitido, mesmo depois da demissão estar completa e arquivada. Tempo: 00:05 , Importante, etc, etc…   As vezes passo mais tempo, descrevendo a mini-tarefa do que fazendo-a. Confesso tem sido meio irritante. Me sinto com o cara que foi no Shopping para contar os degraus da escada rolante!! Mas vou fazer com prazer se isso ajudar na composição da minha Tríade.”

Gostei da analogia com contar os degraus!!! Realmente não precisa ficar neurótico a esse ponto. Eu faço assim, planejo minha semana no domingo e coloco todas as atividades que lembrar (mesmo as de 5 minutos).. Ao longo do dia, quando surge algo pequeno pra fazer (tipo ligar pra alguém, assinar papéis, etc) se for algo bem curtinho eu faço na hora e nem anoto nada, porque isso não vai consumir mais de 30 minutos do meu dia (e quando planejo a semana deixo em média 2hs de folga para essas eventualidades). Quando é algo mais complicado, tipo vou ter de gastar mais de 15 minutos, eu crio uma tarefa, priorizo na ordem e faço quando chegar a sua vez..

O que faz seu tempo ter sentido

caminho

A HSM Online publicou um artigo do Peter Drucker aonde ele faz uma pergunta importantíssima para qualquer um que esteja precisando melhorar o uso do seu tempo:

Como você quer ser lembrado?

Quando eu tinha 13 anos, tive um professor inspirador. Certa vez, ele dirigiu-se aos alunos da sala, perguntando a cada um: “Como você quer ser lembrado?”
Nenhum de nós, é claro, tinha a resposta. Então, ele sorriu e disse: “Não esperava mesmo que vocês tivessem a resposta. Mas se vocês ainda não puderem responder essa pergunta quando estiverem próximos dos seus cinqüenta anos de idade, terão desperdiçado suas vidas.”
A turma se formou e muito tempo se passou. No 60º encontro desse grupo de ex-colegiais, muitos de nós ainda estavam vivos, porém não mantinham contato desde a formatura, de forma que o bate-papo, no início, estava um pouco artificial. Finalmente, um de nós perguntou aos demais: “Vocês se lembram do professor Pfliegler e aquela pergunta que ele fez?”

Leia na íntegra: http://www.hsm.com.br/editorias/gestaodecarreira/artgestcarr1_020408.php?mace2_cod=955&pess2_cod=201985&lenc2_cod=

Eu defendo que não devemos gerenciar o tempo, mas sim dar sentido a nosso tempo! É uma mudança de perspectiva que faz com que suas prioridades estejam alinhadas com aquilo que você realmente deseja para sua vida a curto, médio e longo prazo.

  • Que atividade no dia de hoje fará a diferença para a sua vida nos próximos anos?
  • O que você fez na última semana que você realmente gostou e fez você sentir pleno?
  • O que seus amigos, familiares e filhos estão aproveitando de você no seu tempo disponível?

Se você tem respostas vagas as perguntas acima é hora de começar a rever suas prioridades e colocar mais momentos importantes no seu dia-a-dia. A vida passa rápido demais para quem vive a urgência e a correria…

Como você gostaria de ser lembrado? Hoje é o dia certo para você construir essa resposta!