O futuro das reuniões

Falar que as reuniões estão matando a produtividade corporativa não é novidade para ninguém. Em diversas pesquisas que já publicamos na Triad PS e no livro que escrevi sobre esse assunto divulguei dados bem alarmantes, como o que mostra que 2/3 das reuniões que as pessoas participam não tem resultado efetivo.

Eu sou um crítico ao modelo de reuniões que as empresas estão adotando. É reunião por qualquer coisa, a qualquer hora e com quem estiver disponível. Falta decisão, próximos passos e foco no assunto proposto. Não sou contra reuniões, muito pelo contrário, sou a favor de adotar método para reuniões que tragam resultados de fato.

No fundo, o pessoal curte fazer uma reunião. Tem gente que tá com preguiça de trabalhar e olha ao redor se não tem nenhuma reunião acontecendo para se enfiar por lá. Tem líder que convoca reunião para mostrar o novo corte de cabelo ou equipes que fazem reunião semanal e nem mais lembram direito o porquê. Com certeza você conhece exemplos assim.

Muito se fala sobre tecnologia para apoiar a execução de reuniões. Sem dúvida, ajuda muito. Só o fato de você evitar deslocamentos e alocação de salas já economiza muito dinheiro. Semana retrasada, passei alguns dias na sede da Cisco em San José, EUA. A Cisco é líder mundial em hardware e software para reuniões online. Tive a oportunidade de ver os lançamentos, visualizar protótipos, compartilhar experiências e indicadores. Sem dúvida o futuro das reuniões é promissor.

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Eu tirei as fotos acima em uma demonstração do que eles chamam de tele presença imersiva, no qual o funcionário da Cisco de Shangai aparecia em diversos monitores (compondo uma única tela) de corpo inteiro, dando a sensação de estar ao seu lado na sala. A mesma tecnologia permite o compartilhamento de slides e anotações em um quadro branco na tela ou no mobile. O uso desse tipo de tecnologia permitirá por exemplo, sessões de brainstorm e treinamentos com equipes em qualquer lugar do mundo.

Será que com esse tipo de tecnologia venceremos aquela frase típica de que “prefiro olho a olho ao invés da câmera?”. Sem dúvida os passos foram dados para vencer diversos preconceitos e tabus, mas de nada adianta tecnologia sem metodologia.

Sem o correto planejamento, condução e acompanhamento as reuniões sejam presenciais ou virtuais não geram os resultados. O segredo para mudar as reuniões no seu ambiente de trabalho é uma tríade de fatores: tecnologia, metodologia e pessoas. E acho que serão necessárias algumas reuniões para isso acontecer.

5 passos simples para sua reunião funcionar

O mundo corporativo criou péssimos hábitos na condução e realização de reuniões. Não há cumprimento de horários, as pessoas são chamadas de última hora, muitas vezes desconhecem o real propósito da reunião, a condução é cheia de conversas paralelas e fica difícil manter o foco. Reuniões sem foco levam a equipe a perder tempo, falhar na execução de suas prioridades e a reclamar da falta de tempo para fazer o que realmente precisa. A necessidade de se sentir valorizado é, sem dúvida, uma grande fonte de reuniões desnecessárias. Muitas vezes o líder já sabe qual solução quer dar a um problema, mas prefere fazer isso em público e receber o reconhecimento de seus pares.

Antes de fazer a próxima reunião, veja se essas 5 dicas podem ajudar:

1 –Tenha o objetivo e pauta visíveis

Defina o que deve ser alcançado quando a reunião terminar (objetivo) e os itens que ajudarão a tornar isso possível (pauta). Envie aos participantes na convocação e durante a reunião mantenha visível a todo o momento.

2 –Use um cronômetro

Na 25 de março existem cronômetros de até 2h por menos de R$ 30! Controlar o tempo é dever de todos na reunião, quando o tempo fica visível é mais fácil de conseguir manter o controle do tempo.

3 – Conduza a reunião

Escolha uma pessoa para conduzir a reunião, de forma que organize a conversa, as idéias, registre as ações posteriores e corte conversas paralelas.

4 – Não trabalhe na reunião

Se não for uma reunião aonde algum trabalho deva ser feito, mas apenas discutido, não caia no erro de agir durante a reunião, além de tomar tempo acaba perdendo o foco da discussão.

5 –Envie um e-mail de fechamento

Ao terminar a reunião envie um e-mail aos participantes agradecendo a presença e pontuando as principais idéias e ações definidas.

Perguntas & Respostas sobre Reuniões Eficazes

telepresenca Estou de volta aqui no blog! Para começar segue um post que respondi para uma jornalista sobre reuniões eficazes, seguem as perguntas e respostas:

Quando convocar uma reunião na empresa, e como definir a importância delas?

Eu recomendo a dieta de reuniões, ou seja, quanto menos reuniões na empresa melhor. Em geral apenas 1/3 das reuniões que as empresas fazem deveriam ser feitas. As outras são tempo desperdiçado, mal conduzidas e sem resultados práticos. Isso não significa que reuniões não são importantes, muito pelo contrário, em um mundo colaborativo, reuniões são necessárias, mas quando bem feitas.

Como saber se uma reunião é essencial ou não?

Essa pergunta complementa a anterior, uma reunião é essencial de ser realizada, tem importância quando tem um objetivo claramente definido do que deve ser atingido ao término da reunião. Reuniões de planejamento de equipes que ajudam a reduzir urgências são importantes, reuniões de alinhamento de estratégia, etc.

Quem deve participar?

Aqui também vale a dieta. A regra é simples, quanto menos pessoas melhor. Quem deve participar precisa ter 1 dos 3 itens:

– Ser responsável por atingir o objetivo da reunião

– Ser um executor de atividades relacionadas a reunião

– Ser uma pessoa que vai agregar com idéias ou conhecimentos na reunião

Quantas pessoas devem participar?

Depende muito do tipo de reunião. Para ambientes de trabalho, sem condutores de reunião 5 pessoas é um limite aceitável. Mas com um condutor de reuniões devidamente treinado, o limite depende do objetivo, podendo chegar até 50 pessoas sem perder o ritmo.

Quanto tempo as reuniões devem demorar sem perder a produtividade? E de quando em quando é ideal fazê-las?

Uma reunião bem realizada não deveria ultrapassar 2 horas de duração, mais do que isso é perda de tempo. Se o assunto for muito extenso, quebre em duas reuniões (ou intervalos) de 2 horas cada. A periodicidade da reunião, depende do tipo também, mas em 80% dos casos as reuniões periódicas tipo reuniões de pauta, reuniões de equipe comercial, etc são muito ineficientes e em boa parte dos casos poderiam ser evitadas ou radicalmente alteradas.

Precisa-se de equipamentos?

A boa reunião não necessariamente precisa de equipamentos, mas precisa de um condutor e papel para anotações.

Como definir os assuntos em pauta?

Primeiro deve se ter claro o OBJETIVO da reunião, o que será alcançado quando a reunião terminar. Com isso em mente é criar pontos de discussão alinhados a esse objetivo. PAUTA sozinha, com assuntos díspares, faz a reunião se transformar em uma catástrofe.

Deve-se haver um aviso antecipado para os que estarão neste encontro para trazerem sugestões, dados, tabelas, etc?

Sim, sempre. O objetivo e os pontos de discussão devem ser enviados previamente por e-mail, solicitando o que deve ser feito.

Como atingir o foco?

Mantenha o objetivo e os pontos de discussão visíveis o tempo todo na reunião, não permita conversas paralelas, conduza a comunicação ao invés de deixar a conversa solta e situacional.

Quanto a reuniões on-line , são funcionais e econômicas?

Reuniões online, com compartilhamento de tela ou vídeo são bem funcionais e econômicas. Na Triad estamos começando a adotar isso com 80% de nossos clientes, ao invés de uma visita presencial.

Quais as novidades corporativas sobre o tema (reuniões)?

Cada vez mais teremos novidades nas reuniões online, com recursos inteligentes. Uma novidade não tão nova assim, mas que choca são os equipamentos de reuniões tele-presenciais, estilo Jornada nas estrelas que o Fantástico usou em alguns programas. E estou vendo cada vez mais as empresas procurarem treinamentos para criar condutores de reuniões nas suas equipes.

5 dicas úteis e rápidas para otimizar reuniões:

1 –Tenha o objetivo e pauta visíveis

Defina o que deve ser alcançado quando a reunião terminar (objetivo) e os itens que ajudarão a tornar isso possível (pauta). Envie aos participantes na convocação e durante a reunião mantenha visível a todo o momento.

2 –Use um cronômetro

Na 25 de março existem cronômetros de até 2h por menos de R$ 30! Controlar o tempo é dever de todos na reunião, quando o tempo fica visível é mais fácil de conseguir manter o controle do tempo.

3 – Conduza a reunião

Escolha uma pessoa para conduzir a reunião, de forma que organize a conversa, as idéias, registre as ações posteriores e corte conversas paralelas.

4 – Não trabalhe na reunião

Se não for uma reunião aonde algum trabalho deva ser feito, mas apenas discutido, não caia no erro de agir durante a reunião, além de tomar tempo acaba perdendo o foco da discussão.

5 –Envie um e-mail de fechamento

Ao terminar a reunião envie um e-mail aos participantes agradecendo a presença e pontuando as principais idéias e ações definidas.

Quer saber mais sobre reuniões? www.estouemreuniao.com.br

Entrevista sobre Reuniões para a CBN

Segue o vídeo / mp3 da entrevista que deu para o Heródoto sobre o problema das reuniões no ambiente corporativo. Na entrevista falo sobre o papel do condutor, a pesquisa sobre reuniões, o livro Estou em Reunião e também sobre algumas possíveis soluções.

http://cbn.globoradio.globo.com/programas/mundo-corporativo/2009/09/12/REUNIOES-LONGAS-E-INEFICIENTES-SAO-DESAFIOS-ENFRENTADOS-POR-EMPRESAS-EM-QUALQUER-PARTE-D.htm

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O que levamos para reuniões

Segue mais um artigo do Ernani Rios, dessa vez ele vai falar sobre um assunto que vou falar bastante em Maio, com o lançamento do livro sobre o modelo Triad de reuniões, pela Editora Agir.

Segue o texto:

Um assunto muito interessante e polêmico são as reuniões. Muitos artigos já foram escritos sobre esse assunto e muitos outros ainda serão…

Um ponto que pode ajudar a melhorar a produtividade em reuniões é o que levamos para elas.

É muito comum encontrar com pessoas carregando notebook, caderno, smartphone e outros itens para reuniões.

Cada um desses itens, tem seus prós e contras.

Caderno:

Prós: Maneira fácil de anotar informações, possibilidade de fazer gráficos e rascunhos.

agenda4 Contras: Acaba, dificuldade de relacionar e compartilhar essas informações.

Notebook

Prós: Facilidade de acesso a informações, conectado à rede da empresa e acesso a e-mails.

Contras: Dificuldade de inserir desenhos, maior probabilidade de distração com e-mails e internet

Smartphone

Prós: Centralização de informações (tarefas, notas e agenda), acesso a e-mail e internet.

Contras:Probabilidade de distração (e-mail, internet, ligações e sms) e dificuldade de anotar informações.

Esses são apenas alguns exemplos.

Devemos avaliar qual (ou quais) melhor nos atende e utilizá-los.

É importante ressaltar que essas ferramentas não funcionam sozinhas, um método deve ser utilizado para que possamos aumentar a produtividade em reuniões.

Como evitar/melhorar a reunião para decidir a festa de fim de ano

São 15hs da última quarta-feira de novembro, sete pessoas reunidas para definir a festa de fim de ano da empresa. A gerente de RH começa dizendo da necessidade de pensar na festa de fim com algo diferente e que integre toda a equipe, pede sugestões de lugares e atividades. Cada um começa falar de um lugar, depois alguns começam a falar de comes & bebes, de sugestão de palestrantes ou DJs, começam a lembrar das festas anteriores e algumas horas depois todos saem com a missão de pensar em algo diferente para a próxima reunião.

Esse é o tipo de reufogos nião que pode ser extinta da empresa! Reuniões assim só servem para marcar uma próxima reunião e gastar dinheiro a toa da empresa.

A sugestão nesse caso é transformar a reunião em uma lista de tarefas previamente distribuídas antes da reunião. Assim os participantes já vão trazer os assuntos pré-executados e a reunião flui mais fácil e em menos tempo. Um e-mail como o abaixo, poderia economizar boas horas:

Prezados Colegas,

Precisamos definir a festa de fim de ano ainda esta semana. Para adiantar os assuntos, peço que já tragam para discussão:

A) 3 sugestões de datas para serem votadas

B) 2 sugestões de lugares de festa (com sites e telefones de contato)

C) 2 sugestões de atividades diferentes e que integrem a equipe

D) Sugestões de cardápio

A reunião definirá os itens acima e estabeleceremos próximas atividades com as decisões efetivadas.

Como Evitar Reuniões Inúteis

Na Exame desta quinzena vi uma frase fantástica da vice presidente de operações do Mc Donald´s, Jan Fields:quatrocorpos

Reuniões fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho. Sempre que estão numa reunião, não estão fazendo aquilo que deveriam fazer.”

Eu concordo muito com essa frase, mas não 100%. Reuniões são necessárias no mundo colaborativo que vivemos, mas elas devem ser exceção e não a regra da empresa.

Precisamos fazer uma dieta de reuniões nas empresas e evitar ao máximo esses encontros que em geral são péssimamente conduzidos e levam ao grande desperdício de tempo.

Veja algumas dicas para evitar reuniões na empresa:

  1. Vai decidir? Senão, cancele! – Se a reunião não tem poder de decidir nada, é melhor cancelar e usar o tempo para outra coisa. Pessoas que vão apenas para discutir a cor da chuva sem nada de efetivo para alterá-la, estão jogando tempo no lixo!
  2. Existe outra forma de resolver a questão? – Que tal antes de convocar a reunião pensar em alguma alternativa para resolver o assunto sem precisar da reunião?
  3. Conversa individual – Ao invés de usar a reunião será que uma pequena conversa particular com os membros da equipe e depois um e-mail com a resolução não ajudaria? Pode parecer que se ganha tempo falando para 5 de uma vez só, mas na prática isso é contraditório.
  4. Proponha uma solução – Que tal você enviar uma possivel solução para a pessoa que convocou a reunião e assim evitar todo o processo de discussão? Em muitos casos a solução já está pronta previamente a reunião.

5 DICAS PARA VOCÊ CONDUZIR BOAS REUNIÕES

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Ontem fiquei o dia alocado em um cliente para condução de reuniões. Esse cliente já havia sido treinado em nosso treinamento de reuniões de resultado e o objetivo era acompanhar o progresso. Foi muito positivo perceber a mudança na forma que a empresa faz as reuniões atualmente.

A primeira reunião tinha uma apresentação com os objetivos, pauta e o tempo para cada tópico visível a todos  os participantes. O condutor agiu com maestria para tornar a reunião objetiva, que acabou terminando 20 minutos antes do previsto. As outras reuniões também tiverem um resultado positivo. É o tipo de trabalho que você acaba aprendendo mais do que ensino, muito legal.

Veja 5 dicas para fazer suas reuniões serem mais produtivas:

1 –Tenha o objetivo e pauta visíveis

Defina o que deve ser alcançado quando a reunião terminar (objetivo) e os itens que ajudarão a tornar isso possível (pauta). Envie aos participantes na convocação e durante a reunião mantenha visível a todo o momento.

2 –Use um cronômetro

Na 25 de março existem cronômetros de até 2h por menos de R$ 30! Controlar o tempo é dever de todos na reunião, quando o tempo fica visível é mais fácil de conseguir manter o controle do tempo.

3 – Conduza a reunião

Escolha uma pessoa para conduzir a reunião, de forma que organize a conversa, as idéias, registre as ações posteriores e corte conversas paralelas.

4 – Não trabalhe na reunião

Se não for uma reunião aonde algum trabalho deva ser feito, mas apenas discutido, não caia no erro de agir durante a reunião, além de tomar tempo acaba perdendo o foco da discussão.

5 –Envie um e-mail de fechamento

Ao terminar a reunião envie um e-mail aos participantes agradecendo a presença e pontuando as principais idéias e ações definidas.

Reunião para que?

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Hoje de manhã fui a uma típica reunião desnecessária que um cliente convocou, quando a gerente de conta recebeu a convocação, ela questionou: qual o objetivo da proposta?. O cliente disse: negociar o contrato de treinamento para esse ano fiscal, por favor traga seu diretor (p.s: temos uma relação de 5 anos com esse cliente).

Quando ela me disse que eu precisaria ir na reunião para negociar a proposta, eu tinha certeza que seria algo bem circunstancial, mas em todo o caso como é um cliente importante eu fui.

Chegando lá, 30 minutos de espera, depois vamos para a sala de reunião e o gerente do cliente começa:

– Você pode me dar um desconto de X% nesse valor anual?- Ai eu perguntei:

– Você consegue pagar esse contrato em 3 parcelas ao invés de mensal?

Ele disse que sim e eu aceitei o desconto proposto.

Depois ele perguntou: você consegue me emitir a NF para 25 ddl?

– Ai minha gerente de conta falou que esse tinha sido o padrão nas últimas cobranças. O cliente, disso a então OK!

Pronto! A reunião urgente, de negociação contratual terminou!

Tempo total de reunião: 20 minutos, incluindo a espera 50 minutos, incluindo o tempo de transito ida/volta: 90 minutos. Custo aproximado da reunião: R$ 500,00!

Agora eu pergunto: por que isso não foi resolvido por telefone? O que impedia que um e-mail resolvesse essa questão?

Quanto mais eu vejo, mais fico feliz com o mercado de gestão de reuniões para a TRIAD, no ano são milhões de reais em reuniões sem sentido, que poderiam ser completamente evitadas, mas por cultura ou péssimos hábitos as empresas vivem inventando reuniões!

Olhe para as suas reuniões dessa semana, quantas podem ser evitadas? Quantas podem ser resolvidas por e-mail ou telefone?

Vamos focar em cancelar reuniões desnecessárias e criar mais tempo para trabalharmos! EITA MUNDO LOUCO!!!!