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O futuro das reuniões

Falar que as reuniões estão matando a produtividade corporativa não é novidade para ninguém. Em diversas pesquisas que já publicamos na Triad PS e no livro que escrevi sobre esse assunto divulguei dados bem alarmantes, como o que mostra que 2/3 das reuniões que as pessoas participam não tem resultado efetivo.

Eu sou um crítico ao modelo de reuniões que as empresas estão adotando. É reunião por qualquer coisa, a qualquer hora e com quem estiver disponível. Falta decisão, próximos passos e foco no assunto proposto. Não sou contra reuniões, muito pelo contrário, sou a favor de adotar método para reuniões que tragam resultados de fato.

No fundo, o pessoal curte fazer uma reunião. Tem gente que tá com preguiça de trabalhar e olha ao redor se não tem nenhuma reunião acontecendo para se enfiar por lá. Tem líder que convoca reunião para mostrar o novo corte de cabelo ou equipes que fazem reunião semanal e nem mais lembram direito o porquê. Com certeza você conhece exemplos assim.

Muito se fala sobre tecnologia para apoiar a execução de reuniões. Sem dúvida, ajuda muito. Só o fato de você evitar deslocamentos e alocação de salas já economiza muito dinheiro. Semana retrasada, passei alguns dias na sede da Cisco em San José, EUA. A Cisco é líder mundial em hardware e software para reuniões online. Tive a oportunidade de ver os lançamentos, visualizar protótipos, compartilhar experiências e indicadores. Sem dúvida o futuro das reuniões é promissor.

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Eu tirei as fotos acima em uma demonstração do que eles chamam de tele presença imersiva, no qual o funcionário da Cisco de Shangai aparecia em diversos monitores (compondo uma única tela) de corpo inteiro, dando a sensação de estar ao seu lado na sala. A mesma tecnologia permite o compartilhamento de slides e anotações em um quadro branco na tela ou no mobile. O uso desse tipo de tecnologia permitirá por exemplo, sessões de brainstorm e treinamentos com equipes em qualquer lugar do mundo.

Será que com esse tipo de tecnologia venceremos aquela frase típica de que “prefiro olho a olho ao invés da câmera?”. Sem dúvida os passos foram dados para vencer diversos preconceitos e tabus, mas de nada adianta tecnologia sem metodologia.

Sem o correto planejamento, condução e acompanhamento as reuniões sejam presenciais ou virtuais não geram os resultados. O segredo para mudar as reuniões no seu ambiente de trabalho é uma tríade de fatores: tecnologia, metodologia e pessoas. E acho que serão necessárias algumas reuniões para isso acontecer.

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5 passos simples para sua reunião funcionar

O mundo corporativo criou péssimos hábitos na condução e realização de reuniões. Não há cumprimento de horários, as pessoas são chamadas de última hora, muitas vezes desconhecem o real propósito da reunião, a condução é cheia de conversas paralelas e fica difícil manter o foco. Reuniões sem foco levam a equipe a perder tempo, falhar na execução de suas prioridades e a reclamar da falta de tempo para fazer o que realmente precisa. A necessidade de se sentir valorizado é, sem dúvida, uma grande fonte de reuniões desnecessárias. Muitas vezes o líder já sabe qual solução quer dar a um problema, mas prefere fazer isso em público e receber o reconhecimento de seus pares.

Antes de fazer a próxima reunião, veja se essas 5 dicas podem ajudar:

1 –Tenha o objetivo e pauta visíveis

Defina o que deve ser alcançado quando a reunião terminar (objetivo) e os itens que ajudarão a tornar isso possível (pauta). Envie aos participantes na convocação e durante a reunião mantenha visível a todo o momento.

2 –Use um cronômetro

Na 25 de março existem cronômetros de até 2h por menos de R$ 30! Controlar o tempo é dever de todos na reunião, quando o tempo fica visível é mais fácil de conseguir manter o controle do tempo.

3 – Conduza a reunião

Escolha uma pessoa para conduzir a reunião, de forma que organize a conversa, as idéias, registre as ações posteriores e corte conversas paralelas.

4 – Não trabalhe na reunião

Se não for uma reunião aonde algum trabalho deva ser feito, mas apenas discutido, não caia no erro de agir durante a reunião, além de tomar tempo acaba perdendo o foco da discussão.

5 –Envie um e-mail de fechamento

Ao terminar a reunião envie um e-mail aos participantes agradecendo a presença e pontuando as principais idéias e ações definidas.

Perguntas & Respostas sobre Reuniões Eficazes

telepresenca Estou de volta aqui no blog! Para começar segue um post que respondi para uma jornalista sobre reuniões eficazes, seguem as perguntas e respostas:

Quando convocar uma reunião na empresa, e como definir a importância delas?

Eu recomendo a dieta de reuniões, ou seja, quanto menos reuniões na empresa melhor. Em geral apenas 1/3 das reuniões que as empresas fazem deveriam ser feitas. As outras são tempo desperdiçado, mal conduzidas e sem resultados práticos. Isso não significa que reuniões não são importantes, muito pelo contrário, em um mundo colaborativo, reuniões são necessárias, mas quando bem feitas.

Como saber se uma reunião é essencial ou não?

Essa pergunta complementa a anterior, uma reunião é essencial de ser realizada, tem importância quando tem um objetivo claramente definido do que deve ser atingido ao término da reunião. Reuniões de planejamento de equipes que ajudam a reduzir urgências são importantes, reuniões de alinhamento de estratégia, etc.

Quem deve participar?

Aqui também vale a dieta. A regra é simples, quanto menos pessoas melhor. Quem deve participar precisa ter 1 dos 3 itens:

– Ser responsável por atingir o objetivo da reunião

– Ser um executor de atividades relacionadas a reunião

– Ser uma pessoa que vai agregar com idéias ou conhecimentos na reunião

Quantas pessoas devem participar?

Depende muito do tipo de reunião. Para ambientes de trabalho, sem condutores de reunião 5 pessoas é um limite aceitável. Mas com um condutor de reuniões devidamente treinado, o limite depende do objetivo, podendo chegar até 50 pessoas sem perder o ritmo.

Quanto tempo as reuniões devem demorar sem perder a produtividade? E de quando em quando é ideal fazê-las?

Uma reunião bem realizada não deveria ultrapassar 2 horas de duração, mais do que isso é perda de tempo. Se o assunto for muito extenso, quebre em duas reuniões (ou intervalos) de 2 horas cada. A periodicidade da reunião, depende do tipo também, mas em 80% dos casos as reuniões periódicas tipo reuniões de pauta, reuniões de equipe comercial, etc são muito ineficientes e em boa parte dos casos poderiam ser evitadas ou radicalmente alteradas.

Precisa-se de equipamentos?

A boa reunião não necessariamente precisa de equipamentos, mas precisa de um condutor e papel para anotações.

Como definir os assuntos em pauta?

Primeiro deve se ter claro o OBJETIVO da reunião, o que será alcançado quando a reunião terminar. Com isso em mente é criar pontos de discussão alinhados a esse objetivo. PAUTA sozinha, com assuntos díspares, faz a reunião se transformar em uma catástrofe.

Deve-se haver um aviso antecipado para os que estarão neste encontro para trazerem sugestões, dados, tabelas, etc?

Sim, sempre. O objetivo e os pontos de discussão devem ser enviados previamente por e-mail, solicitando o que deve ser feito.

Como atingir o foco?

Mantenha o objetivo e os pontos de discussão visíveis o tempo todo na reunião, não permita conversas paralelas, conduza a comunicação ao invés de deixar a conversa solta e situacional.

Quanto a reuniões on-line , são funcionais e econômicas?

Reuniões online, com compartilhamento de tela ou vídeo são bem funcionais e econômicas. Na Triad estamos começando a adotar isso com 80% de nossos clientes, ao invés de uma visita presencial.

Quais as novidades corporativas sobre o tema (reuniões)?

Cada vez mais teremos novidades nas reuniões online, com recursos inteligentes. Uma novidade não tão nova assim, mas que choca são os equipamentos de reuniões tele-presenciais, estilo Jornada nas estrelas que o Fantástico usou em alguns programas. E estou vendo cada vez mais as empresas procurarem treinamentos para criar condutores de reuniões nas suas equipes.

5 dicas úteis e rápidas para otimizar reuniões:

1 –Tenha o objetivo e pauta visíveis

Defina o que deve ser alcançado quando a reunião terminar (objetivo) e os itens que ajudarão a tornar isso possível (pauta). Envie aos participantes na convocação e durante a reunião mantenha visível a todo o momento.

2 –Use um cronômetro

Na 25 de março existem cronômetros de até 2h por menos de R$ 30! Controlar o tempo é dever de todos na reunião, quando o tempo fica visível é mais fácil de conseguir manter o controle do tempo.

3 – Conduza a reunião

Escolha uma pessoa para conduzir a reunião, de forma que organize a conversa, as idéias, registre as ações posteriores e corte conversas paralelas.

4 – Não trabalhe na reunião

Se não for uma reunião aonde algum trabalho deva ser feito, mas apenas discutido, não caia no erro de agir durante a reunião, além de tomar tempo acaba perdendo o foco da discussão.

5 –Envie um e-mail de fechamento

Ao terminar a reunião envie um e-mail aos participantes agradecendo a presença e pontuando as principais idéias e ações definidas.

Quer saber mais sobre reuniões? www.estouemreuniao.com.br

Entrevista sobre Reuniões para a CBN

Segue o vídeo / mp3 da entrevista que deu para o Heródoto sobre o problema das reuniões no ambiente corporativo. Na entrevista falo sobre o papel do condutor, a pesquisa sobre reuniões, o livro Estou em Reunião e também sobre algumas possíveis soluções.

http://cbn.globoradio.globo.com/programas/mundo-corporativo/2009/09/12/REUNIOES-LONGAS-E-INEFICIENTES-SAO-DESAFIOS-ENFRENTADOS-POR-EMPRESAS-EM-QUALQUER-PARTE-D.htm

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O que levamos para reuniões

Segue mais um artigo do Ernani Rios, dessa vez ele vai falar sobre um assunto que vou falar bastante em Maio, com o lançamento do livro sobre o modelo Triad de reuniões, pela Editora Agir.

Segue o texto:

Um assunto muito interessante e polêmico são as reuniões. Muitos artigos já foram escritos sobre esse assunto e muitos outros ainda serão…

Um ponto que pode ajudar a melhorar a produtividade em reuniões é o que levamos para elas.

É muito comum encontrar com pessoas carregando notebook, caderno, smartphone e outros itens para reuniões.

Cada um desses itens, tem seus prós e contras.

Caderno:

Prós: Maneira fácil de anotar informações, possibilidade de fazer gráficos e rascunhos.

agenda4 Contras: Acaba, dificuldade de relacionar e compartilhar essas informações.

Notebook

Prós: Facilidade de acesso a informações, conectado à rede da empresa e acesso a e-mails.

Contras: Dificuldade de inserir desenhos, maior probabilidade de distração com e-mails e internet

Smartphone

Prós: Centralização de informações (tarefas, notas e agenda), acesso a e-mail e internet.

Contras:Probabilidade de distração (e-mail, internet, ligações e sms) e dificuldade de anotar informações.

Esses são apenas alguns exemplos.

Devemos avaliar qual (ou quais) melhor nos atende e utilizá-los.

É importante ressaltar que essas ferramentas não funcionam sozinhas, um método deve ser utilizado para que possamos aumentar a produtividade em reuniões.

Como evitar/melhorar a reunião para decidir a festa de fim de ano

São 15hs da última quarta-feira de novembro, sete pessoas reunidas para definir a festa de fim de ano da empresa. A gerente de RH começa dizendo da necessidade de pensar na festa de fim com algo diferente e que integre toda a equipe, pede sugestões de lugares e atividades. Cada um começa falar de um lugar, depois alguns começam a falar de comes & bebes, de sugestão de palestrantes ou DJs, começam a lembrar das festas anteriores e algumas horas depois todos saem com a missão de pensar em algo diferente para a próxima reunião.

Esse é o tipo de reufogos nião que pode ser extinta da empresa! Reuniões assim só servem para marcar uma próxima reunião e gastar dinheiro a toa da empresa.

A sugestão nesse caso é transformar a reunião em uma lista de tarefas previamente distribuídas antes da reunião. Assim os participantes já vão trazer os assuntos pré-executados e a reunião flui mais fácil e em menos tempo. Um e-mail como o abaixo, poderia economizar boas horas:

Prezados Colegas,

Precisamos definir a festa de fim de ano ainda esta semana. Para adiantar os assuntos, peço que já tragam para discussão:

A) 3 sugestões de datas para serem votadas

B) 2 sugestões de lugares de festa (com sites e telefones de contato)

C) 2 sugestões de atividades diferentes e que integrem a equipe

D) Sugestões de cardápio

A reunião definirá os itens acima e estabeleceremos próximas atividades com as decisões efetivadas.

Como Evitar Reuniões Inúteis

Na Exame desta quinzena vi uma frase fantástica da vice presidente de operações do Mc Donald´s, Jan Fields:quatrocorpos

Reuniões fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho. Sempre que estão numa reunião, não estão fazendo aquilo que deveriam fazer.”

Eu concordo muito com essa frase, mas não 100%. Reuniões são necessárias no mundo colaborativo que vivemos, mas elas devem ser exceção e não a regra da empresa.

Precisamos fazer uma dieta de reuniões nas empresas e evitar ao máximo esses encontros que em geral são péssimamente conduzidos e levam ao grande desperdício de tempo.

Veja algumas dicas para evitar reuniões na empresa:

  1. Vai decidir? Senão, cancele! – Se a reunião não tem poder de decidir nada, é melhor cancelar e usar o tempo para outra coisa. Pessoas que vão apenas para discutir a cor da chuva sem nada de efetivo para alterá-la, estão jogando tempo no lixo!
  2. Existe outra forma de resolver a questão? – Que tal antes de convocar a reunião pensar em alguma alternativa para resolver o assunto sem precisar da reunião?
  3. Conversa individual – Ao invés de usar a reunião será que uma pequena conversa particular com os membros da equipe e depois um e-mail com a resolução não ajudaria? Pode parecer que se ganha tempo falando para 5 de uma vez só, mas na prática isso é contraditório.
  4. Proponha uma solução – Que tal você enviar uma possivel solução para a pessoa que convocou a reunião e assim evitar todo o processo de discussão? Em muitos casos a solução já está pronta previamente a reunião.