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O futuro das reuniões

Falar que as reuniões estão matando a produtividade corporativa não é novidade para ninguém. Em diversas pesquisas que já publicamos na Triad PS e no livro que escrevi sobre esse assunto divulguei dados bem alarmantes, como o que mostra que 2/3 das reuniões que as pessoas participam não tem resultado efetivo.

Eu sou um crítico ao modelo de reuniões que as empresas estão adotando. É reunião por qualquer coisa, a qualquer hora e com quem estiver disponível. Falta decisão, próximos passos e foco no assunto proposto. Não sou contra reuniões, muito pelo contrário, sou a favor de adotar método para reuniões que tragam resultados de fato.

No fundo, o pessoal curte fazer uma reunião. Tem gente que tá com preguiça de trabalhar e olha ao redor se não tem nenhuma reunião acontecendo para se enfiar por lá. Tem líder que convoca reunião para mostrar o novo corte de cabelo ou equipes que fazem reunião semanal e nem mais lembram direito o porquê. Com certeza você conhece exemplos assim.

Muito se fala sobre tecnologia para apoiar a execução de reuniões. Sem dúvida, ajuda muito. Só o fato de você evitar deslocamentos e alocação de salas já economiza muito dinheiro. Semana retrasada, passei alguns dias na sede da Cisco em San José, EUA. A Cisco é líder mundial em hardware e software para reuniões online. Tive a oportunidade de ver os lançamentos, visualizar protótipos, compartilhar experiências e indicadores. Sem dúvida o futuro das reuniões é promissor.

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Eu tirei as fotos acima em uma demonstração do que eles chamam de tele presença imersiva, no qual o funcionário da Cisco de Shangai aparecia em diversos monitores (compondo uma única tela) de corpo inteiro, dando a sensação de estar ao seu lado na sala. A mesma tecnologia permite o compartilhamento de slides e anotações em um quadro branco na tela ou no mobile. O uso desse tipo de tecnologia permitirá por exemplo, sessões de brainstorm e treinamentos com equipes em qualquer lugar do mundo.

Será que com esse tipo de tecnologia venceremos aquela frase típica de que “prefiro olho a olho ao invés da câmera?”. Sem dúvida os passos foram dados para vencer diversos preconceitos e tabus, mas de nada adianta tecnologia sem metodologia.

Sem o correto planejamento, condução e acompanhamento as reuniões sejam presenciais ou virtuais não geram os resultados. O segredo para mudar as reuniões no seu ambiente de trabalho é uma tríade de fatores: tecnologia, metodologia e pessoas. E acho que serão necessárias algumas reuniões para isso acontecer.

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O futuro da produtividade está no seu corpo. Android Wear

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Há alguns anos atrás começaram a surgir os “dispositivos de vestir”, como a pulseira da Nike, os controladores de corridas que ficam no tênis (não sei o nome), Google glass, balanças que sincronizam seus dados para seu celular e por ai vai.

Parece que a tendência veio para ficar e isso vai mudar radicalmente a forma como você lida com sua produtividade. Ano passado as pulseiras que monitoram seus passos, calorias gastas, qualidade do sono e até pressão começaram a tomar conta das prateleiras de lojas como a Best Buy e supermercados nos EUA. Não é difícil de ir em uma Starbucks e reparar que em cada 10 pessoas, uma tem algum tipo de pulseira. E em cidades como San Francisco, o número de usuários é quase o triplo.

No mês passado, vi no evento Launch, em San Francisco, a apresentação da OMSignal (http://www.youtube.com/watch?v=hMiOmJHXyC4#t=72) que criou roupas que tem uma série de sensores, capazes de captar temperatura, pressão, problemas de saúde, etc. Algo realmente presente nos melhores filmes de ficção científica.

A onda agora são os smartwatches, que nada mais são do que relógios que funcionam como um smartphone, sendo capazes de ler e-mails, avisar de reuniões, checar temperatura do local, atender ligações, atualizar e ver seu Facebook, etc.

Hoje o Google apresentou o Android Wear (https://www.youtube.com/watch?v=QrqZl2QIz0c) , que será o sistema operacional Android para dispositivos “de vestir”. Vários fabricantes já estão correndo para lançar dispositivos ainda este ano com a novidade. Eu queria muito um smartwatch, quase comprei o da Sony (http://www.youtube.com/watch?v=Vv02G7tSdNk) que para mim pareceu ser o mais legal, porém com tantas novidades chegando em poucos meses, seria sair de cara atrasado, então vou esperar para ver o que acontece.

Muita coisa legal vai ser lançada nessa área e isso vai mudar muito nossa produtividade. Conseguir antecipar ações, ajudar a tomar melhores decisões, integrar meios e ainda dizer se você está cansado e não vai mais conseguir terminar aquela tarefa, pode realmente mudar nosso conceito do que é ser produtivo. São dados, ligados ao seu corpo, gerando mais informações. Estou bastante confiante nessas tecnologias, agora é esperar para ver.

ps: Por enquanto, muito infelizmente, a Microsoft ainda não deu sinais de quando vai lançar o Surface Watch..

Mate o e-mail, antes que ele mate você.

O e-mail está matando o ser humano. O e-mail está matando relacionamentos. O e-mail está matando sua produtividade. Olha para o lado que você vai ver alguém no smartphone neuroticamente revisando a lista de e-mails que ele já viu umas quatro vezes, só para ter a certeza de que não se esqueceu de nada.

Tem gente que é tenista de e-mail: assim que recebe um e-mail, já responde e fica no aguardo da resposta, para responder imediatamente e assim por diante. Tem gente que acha isso o máximo da produtividade. Coitado. killemail

Eu concordo com o Mark Zuckerberg e outros caras que dizem que o fim do e-mail está próximo. Realmente está, porque ele está matando o tempo das pessoas. Tem muita empresa preocupada em reduzir o volume de mensagens.

Um cliente nosso, a Boehringer Ingelheim do Brasil, teve um líder que depois de algumas conversas e treinamento decidiu reduzir o volume de e-mails do seu time. Ele colocou uma meta, treinamos a equipe e foram definidas algumas regrinhas. Resultado: ele conseguiu reduzir em 30% o volume de mensagens da equipe! Tudo mensurado e revisado mês a mês. Do cacete a iniciativia dele.

Alguém morreu? O resultado piorou? Alguém teve crise de ansiedade? Não! Tudo continua igual. Eu recebia um volume gigantesco de e-mails. Consegui reduzir 40% de 2011 para 2012. O que eu fiz foi simples. Veja se alguma dessas coisas te ajuda também:

1 – Cancelei todos os avisos de redes sociais. Deixe apenas 3 newsletters que gosto de receber. E tudo que é spam eu já classifico na hora.

2 – E-mails que eu não tinha nada a ver diretamente mas eu recebia cópia (tipo alguns contatos via site, erros, etc) eu cancelei e deleguei as áreas competentes. Era mais uma questão de largar o osso, do que de validar a informação.

3 – Eu demoro para responder. Raramente respondo no mesmo período, quase sempre no dia seguinte. Em alguns casos dias. Isso reduz demais o volume de e-mails. Se for urgente, as pessoas já sabem o que fazer: me liguem ou SMS.

4 – Eu troco poucos e-mails com meu time. Quando preciso de algo mando uma tarefa via Neotriad, nada de e-mail que as pessoas esquecem.

5 – Eu escrevo pouco. Primeiro porque gasta um tempão, segundo porque evita réplicas maiores. Sempre que posso troco o e-mail por um Skype.

6 – Eu trabalho por tarefas não por e-mail. A primeira prioridade do dia quanto estou no escritório é ver meu e-mail, transformo tudo em tarefa. Depois fecho o e-mail e vou trabalhar. Na hora do almoço faço isso de novo e depois de jantar se der vontade.

7 – Eu não armazeno e-mails. Minha caixa de entrada, depois de vista, tem pouquíssimos e-mails. E-mail vira tarefa, reunião, resposta, lixo ou raramente vai para alguma pasta.

8 – Eu nunca, nunca copio pessoas na cópia aberta. Se responder um e-mail com muitas pessoas na cópia, faço apenas ao remetente e coloco as pessoas na cópia oculta.

9 – Eu não uso bandeirinhas, cores ou sons para diferenciar os e-mails. E-mail é igual amendoim da M&M: tem o mesmo formato, tá tudo no mesmo pacote, é só ir comendo até acabar.

10 – Quando alguém exagera no volume de mensagens, manda tudo a toda hora, eu demoro cada vez mais para responder. Às vezes, agrupo uns 2-4 e-mails sem resposta, ligo para a pessoa e trato assuntos um a um rapidamente, e ainda reforço que isso fecha o assunto dos e-mails.

Claro que em algumas áreas como vendas, call center, suporte técnico, etc. o e-mail é a função primordial do trabalho, nesses casos não tem jeito, tem de grudar no e-mail e tentar ser o mais produtivo possível. Nos outros casos é possível ter maior controle do e-mail com algumas estratégias simples e mais do que isso: uma postura diferente. Acostumando as pessoas a um ritmo diferente sabendo que o mundo não vai acabar se você não responder o e-mail que recebeu nesse minuto!

A casa do futuro pode ser sua e hoje!

Eu lembro quando passou na TV, há muitos anos atrás, a casa do futuro do Bill Gates, cheia de automação e tecnologias que pareciam saídas de um filme de ficção científica. Pois bem, o tempo passou e tudo isso se tornou realidade e com um custo acessível. Veja pequenas coisas que podem ajudar sua casa a ter mais automação e praticidade:

1 – Smart TVs
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Se você pensa em trocar de TV, vale a pena investir (a diferença hoje em dia é mínima) em uma televisão com a tecnologia smart, que basicamente permite acessar a Internet na tela da TV. Você pode, por exemplo, ter seu Skype (câmera e som) na tela da TV (muito útil para quando viajo por muito tempo), acessar filmes online, ver receitas online, acessar bibliotecas de vídeos e baixar milhares de aplicativos de fitness, tempo, notícias, jogos, etc.

As melhores marcas para isso atualmente são a Samsung, LG e Sony (o resto é resto). Só repare ao comprar sua TV se o wireless vem integrado, caso contrário terá de gastar na compra de um dispositivo USB Wireless (quando eles escrevem Wireless Lan Ready não é wireless, é cabo) ou vai ter de passar cabos de rede, o que é bem mais complicado.

2 – Aplicativos de controle das SmartTV

automacao-studio-vipA Samsung, Lg e Sony possuem aplicativos para Iphone e Android que permitem controlar a TV do seu celular. Procure nas lojas por esses aplicativos, além de controlar a TV eles também te ajudam na hora de digitar e navegar nos menus. Em casa todas as TVs são controladas pelo tablet ou celular, acabou a aquela história de perder o controle ou de trocar pilhas, bem prático.


3 – Se a TV não for SMART seu computador pode ser

A maioria dos notebooks e computadores tem saído de fábrica com uma saída de vídeo HDMI, se esse é seu caso, compre um cabo HDMI, conecte a sua TV e acesse qualquer conteúdo online. É simples e não precisa de nenhuma configuração e funciona exatamente como se fosse uma smartTV.

4 – Locadoras Online

Falavam que no futuro você poderia ver o que quisesse, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Hoje já existe uma série de locadoras virtuais que fazem dessa promessa uma realidade. Você pode ver os vídeos na sua smart TV, no seu celular, tablet, BluRay, etc.

Há alguns meses eu aderi ao Netflix, e tenho recomendado as pessoas. Apesar de não ter grandes lançamentos de filmes, tem sempre alguma coisa interessante para ver. Fora que as séries valem a pena. Eu tenho visto Tudors (série sobre o rei Henrique VIII) frequentemente, até minha esposa já aderiu ao vício. Também assinei o NetMovies, mas esse só é bacana porque te entrega DVDs em casa, porque a seleção de filmes online deles é muito antiga.

5 – Vigilância Fácil

Hoje em dia com menos de R$ 300,00 você pode ter câmeras na sua casa para monitorar interna ou externamente. Existem diversas marcas que são fáceis de instalar. No meu caso, escolhi a DLINK, que tem um site chamado www.mydlink.com que com um login e senha eu vejo que está acontecendo, via Internet, celular ou do meu tablet. Não tem custo mensal e a qualidade é muito boa. A configuração levou apenas um botão para ele achar o meu wireless e criar o usuário no site.

6 – Chega de Chaves

fechadurabioemtricaVocê também não precisa mais de chaves para entrar na sua casa, você pode instalar fechaduras biométricas que através de digitais ou de códigos numéricos abrem a porta. Existem centenas de marcas no mercado, com características diferentes. A dica é procurar uma que tenha ao mesmo tempo acesso por digital, números e chave física (em caso de falha). Você pode, por exemplo, configurar a digital da sua empregada para acessar na quarta e sexta-feira das 9h às 17h, depois bloqueia. Para instalar precisa de um chaveiro, mas a configuração em geral é simples. Eu recomendo duas marcas: DLOCK e YALE, em minha opinião após meses de pesquisas foram as mais seguras e completas.

7 – Ambientes Automatizados

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Agora se você quiser investir um pouco mais, existe a possibilidade de automatizar toda sua casa. Nesse caso a imaginação e seu bolso são o limite. Você pode, por exemplo, controlar as luzes da casa através do tablet, você pode ter um Datashow embutido no gesso que desce automaticamente com a tela de projeção e já liga seu BluRay. Automaticamente ao passar sua digital na porta, ele pode acender a luz do corredor, ligar a TV na Globo, tirar foto na câmera e enviar por e-mail e encher a banheira com água na temperatura de 45 graus! Nesse caso você vai precisar de uma empresa especializada, pois não dá para fazer sozinho. Se estiver por Santos ou SP, recomendo a Solução Audio e Video, que tem um atendimento e qualidade excepcionais.

Cada vez mais o futuro estará presente em nossa rotina, estaremos cada vez mais conectados e mais seguros, confortáveis e próximos de quem amamos através da tecnologia utilizada a nosso favor.

Meu próximo sonho de consumo

Hífen (-) ou Underscore (_) para nomes de arquivos?

files-home

Já recebi diversas perguntas sobre essa questão, quando recomendo a organização dos arquivos, sugiro que cada arquivo tenha um nome significativo que permita que você saiba o conteúdo do mesmo sem precisar abrí-lo.

Como sugestão, utilize nomes de arquivos seguindo uma lógica, como por exemplo:

[TIPO]-[SUBTIPO]-[SUBTIPO2]-[DATA].[EXTENSÃO]

  • relatório-vendas-regionalsul-01052008.doc
  • planilha-faturamento-mar08.xls
  • treinamento-gestãotempo-abr07.ppt

Mas surge sempre a questão: usar hifen ou o underscore para separar o nome de arquivos? Bem, aqui vou falar sobre o ambiente Windows (ainda sou certificado Microsoft!!! hahahah) para responder a essa questão (em alguns sistemas Linux esse conteúdo não se aplica).

Para efeitos do Windows, o sistema de arquivos FAT ou NTFS não há grandes diferenças para o usuário, mas alguns sistema de pesquisa como o Google não entendem o underscore como um separador e isso pode trazer resultados errados na pesquisa ou mesmo ignorar as condições de pesquisa. Por exemplo: arquivo_morto_maio_08.doc seria entendido como arquivomortomaio08.doc

Como recomendação utilize o hífen ao separar as palavras de seus arquivos!

Dicas com Smartphone

Mais uma colaboração do Ernani Rios para o blog:

Recentemente, assismartphones sti um trecho do filme Flubber, no qual o Prof. Philip Brainard (interpretado pelo ator Robin Willians) possui um assistente voador, Weebo, que mostra os compromissos, tarefas e notícias atualizadas para ele !

Quem não gostaria de levantar e ter as últimas notícias, a previsão do tempo, a situação do trânsito (principalmente, em São Paulo), seus compromissos e tarefas a mão?

Hoje, podemos utilizar os smartphones para realizarmos essas atividades !

Apesar dos smartphones (ainda) não realizarem essas tarefas automaticamente , podemos ganhar tempo e produtividade com esses aparelhos.

Os próximos artigos trarão algumas dicas de como fazer para ganhar tempo e produtividade com smartphones