Comparando o método Tríade e o GTD do David Allen

Agora que terminei de escrever meu novo livro, é o momento de tirar da gaveta alguns posts que precisavam de um tempo maior de pesquisa para serem escritos. Esse é o mais pedido de todos: uma comparação entre o GTD do David Allen com o método Tríade, mas antes eu queria reler o livro do Allen para escrever com maior profundidade esse post.

Quem me conhece sabe que não fico em cima do muro, ou eu gosto ou não gosto. Eu gosto do GTD, mas não gosto de um monte de porcaria sem nexo que tem por ai. O GTD se tornou o método mais popular de produtividade pessoal, pois foi contra muita coisa besta que falavam e ainda falam (como por exemplo gestão de tempo por valores, lista de tarefas isoladas, matriz do tempo, estado de flow, pensamento positivo, etc.) e também porque era mais “cool” , feito por um cara mais jovem. Eu conheci o Allen em 2002 e na época falei em fazer uma pesquisa sobre o tema, mas ele não teve muito interesse.

Desenvolvimento do método

A primeira coisa que precisamos comparar é a forma como o GTD e a Tríade foram desenvolvidos.

O Allen desenvolveu o GTD com base na sua própria experiência pessoal, na aplicação com seus clientes, na prestação de consultoria e na sua experiência em artes marciais. O primeiro livro sobre o GTD foi lançado em 2001.

Eu desenvolvi a metodologia Tríade com base na minha necessidade pessoal (meu problema de saúde e a necessidade de ter uma vida mais equilibrada), na experiência prévia ensinando gestão de tempo de outros métodos consagrados, aplicação com clientes, consultoria e com base em uma pesquisa realizada com 3 mil pessoas (2003) sobre essa temática. O primeiro livro sobre a Tríade foi lançado em 2004.

Como eu resolvi me aprofundar de verdade no tema, continuei a desenvolver uma série de pesquisas e, com o lançamento do software, eu tinha uma base de dados para pesquisar o que dava certo e o que não dava sobre o que tinha escrito. Isso mudou tudo. Em 2008, relancei o livro da Tríade, com uma série de novos modelos, técnicas e inclusive contradizendo coisas sobre as quais eu afirmava em 2004 e muita coisa consagrada sobre gestão de tempo. Pela primeira vez eu tinha dados e estatísticas que comprovavam os resultados, e foi quando eu adotei a frase: “não acredite, experimente”.

O Allen também continuou lançando conteúdo, mas sem mudar o contexto original do seu trabalho de 2001. Com a popularização do GTD, ele reforçou o método nos livros seguintes.

Comparando GTD x Tríade

1 – Libere sua mente

Desde 1948, Lilian Gilbreth, uma das pioneiras no assunto de produtividade, com seus livros sobre eficiência e eficácia na vida doméstica, colocava que as pessoas que não anotavam suas demandas preenchiam suas mentes com afazeres e por isso não davam conta de fazer.

Esse conceito foi amplamente divulgado com o advento das agendas de papel e dos primeiros planners, que pregavam que escrevêssemos tudo ao invés de simplesmente deixar na cabeça.

O David Allen fez uma analogia genial ao pegar esse princípio e associar com o que seu mestre de artes marciais dizia: “uma mente clara como a água”, na qual a mente está livre de preocupações que são anotadas em algum lugar.

Eu falo sobre “vozes” que escutamos em nossa mente quando deixamos de registar nossas atividades. São essas vozes que nos fazem multi-tarefar e perder completamente a capacidade de planejamento. Eu consegui comprovar isso com base na estatística de que, em mais de 90% dos casos, as pessoas falham em planejamento porque não tiram as vozes da cabeça e colocam em um plano.

Usar ferramenta para liberar a mente (agenda, software, smartphone) é fundamental, e este princípio é reforçado em GTD, Tríade e em quase todos os métodos que conheço.

2 – Estrutura e conceito dos Métodos

2.1 Método GTD

O método GTD é totalmente baseado em administrar o fluxo de trabalho e consiste em 5 etapas para as atividades do dia a dia:

1 – COLETAR – Significa colocar tudo que deve ser feito em “caixas de coleta” para esvaziar sua mente e te dar a certeza de que tudo está mapeado para ser feito posteriormente. A recomendação é esvaziá-las regularmente.

2 – PROCESSAR – Após suas demandas serem coletadas, elas precisam ser esvaziadas e isso significa definir a próxima ação a ser feita para cada item. Ele recomenda um item por vez, nunca voltar a colocar nada no “IN”. Processar não é fazer, é determinar se o item tem ou não uma ação associada.

3 – ORGANIZAR – Significa definir os compartimentos certos para cada atividade previamente processada. As categorias básicas mencionadas pelo Allen em seu livro são: Lista de projetos ; Material de suporte a projetos, Ações e informações na agenda, uma lista Em Espera, Material de referência e uma lista Algum dia/talvez (esta última sobre a qual sou totalmente contra, veja aqui).

4 – REVISAR – A partir dos compartimentos previamente organizados ele impõe um modelo de revisão semanal, no qual você entra em contato com suas listas e determina o que deverá ser feito.

5 – FAZER – É o processo de decisão que deve ser feito diariamente para que as coisas sejam concluídas. Ele sugere quatro modelos para decidir o que deve ser feito: Contexto, Tempo Disponível, Energia Disponível e Prioridade.

O que eu gosto no GTD é que ele ajuda o usuário do método a ter uma visão clara do que deve ser feito com base nesses contextos, e então, cabe a pessoa realmente executar o que ela definiu. O conceito de executar por “contextos” (se estou em casa, faço coisas do contexto casa) é muito inteligente e funcional.

Fonte: Produtividade Pessoal, David Allen, Editora Campus

Para saber mais, leia o blog Efetividade do meu amigo Augusto Campos, que fala bastante sobre GTD.

2.2 Método Tríade

O método Tríade é totalmente baseado em alcançar metas e equilibrar sua vida. Eu acho que a vida fica sem graça se a gente se torna um robô da execução e deixa nossos sonhos de lado, e principalmente, nosso equilíbrio. Vida de robô executor dá câncer para seres humanos.

• A Tríade do Tempo – O princípio básico da metodologia, assim como liberar sua mente, é ter clareza do que você está fazendo. Eu recomendo a classificação de todas as suas atividades em Importante (tem tempo para ser feito, traz resultados), Urgente (tempo acabou ou curto, pressão, correria) ou Circunstancial (ausência de resultados, desperdício de tempo). Você pode medir seu progresso antes e depois se usar essa classificação e ver o resultado por si próprio. Clique aqui baixar o capítulo do livro que fala sobre esse conceito.
• Mensurar seu tempo – Se você quer ter tempo é preciso saber o quanto as coisas demoram para serem feitas. Uma lista de tarefas de nada adianta se não tiver a previsão de duração do seu dia. Esse foi um dos campos em que mais descobrimos coisas nas pesquisas realizadas. É impressionante a diferença entre pessoas que fazem listas e pessoas que mensuram seu dia.
• Metodologia de 5 etapas – Nasceu com o agrupamento dos problemas que as pessoas retratavam na pesquisa, incluindo um conjunto de técnicas e ferramentas que estruturam passo a passo o modelo de “administração de vida (e não de tempo, porque só Deus administra tempo”). Cada uma das fases contém uma série de modelos que foram pesquisados e testados:

o IDENTIDADE – A fase mais importante que ajuda a esclarecer o que é importante de verdade na sua vida, no que você quer focar e como pretende equilibrar sua rotina.

o METAS – Eu sou fanático por fazer as pessoas saírem do lugar, evoluírem. Mais que administrar tempo é preciso dar sentido ao tempo. Na fase de metas, proponho um modelo para evoluir, de forma consistente, viável e aplicável no dia-a-dia.

o PLANEJAMENTO– A partir do momento em que você sabe o que é importante e para onde vai, é preciso planejar para realizar. No método, ensinamos a planejar em 3 períodos de tempo (ano, mês e semana), como definir projetos para execução de atividades complexas, como focar para priorizar sua execução.

o ORGANIZA – Uma fase complementar às outras, que ajuda a organizar seu ambiente físico, digital e de conhecimento para reduzir a perda de tempo que a má organização nos trás (em geral 40 minutos diários).

o EXECUÇÃO – Como priorizar seu dia com base nas fases anteriores, como manter seu foco independente das interrupções e urgências. Como fazer a gestão do seu e-mail e do seu conhecimento com apoio da organização.

Fonte: A Tríade do Tempo, 2011, Christian Barbosa, Sextante

Mais informações sobre cursos, metodologia e palestras: www.triadps.com

3 – Resultados

Seja Tríade ou GTD, ambos os métodos podem proporcionar resultados na sua vida. São caminhos completamente diferentes que passam por estradas diferentes, chegando em lugares próximos, mas ambos ajudam a estruturar sua rotina.

Se você me perguntar qual o melhor eu diria o seguinte: experimente de verdade a Tríade, e se não gostar, tente o GTD. O resto é resto. Nesses últimos anos um monte de lixo foi lançado no mercado sobre este assunto. É cada um que surge que vira até piada e isso acaba queimando quem leva o tema a sério de verdade. Algumas pessoas têm falado bem do ZTD (que é um GTD simplificado, mas que leva a simplicidade ao extremo), FranklinCovey é legal, mas se perdeu no tempo (mesmo com updates recentes) e o resto é resto, não perca seu tempo. Em breve vou falar aqui no blog sobre métodos de gestão de energia, que são totalmente complementares.

Eu sou obcecado por métricas, gosto de medir. Na Tríade temos feito um monte de pesquisas sobre resultados. O que já sabemos é que, com a aplicação do método, a partir da 5ª semana os resultados são inevitáveis. Eu até aceitei fazer um “reality” com leitores da Você S/A aplicando os conceitos e os resultados foram incríveis (veja aqui). O problema, seja com Tríade ou GTD, é que as pessoas desistem, não persistem até o final e aí o resultado não aparece.

Ps.: Já que temos resultado de verdade, vamos lançar um produto inédito no mundo nesse 1º semestre, mas por enquanto vou deixar em sigilo, depois eu conto!

4 – Ferramentas

Se você sabe andar de bicicleta, pouco importa a marca e o modelo, você anda. Mais importante que a ferramenta é o método. Você pode aplicar GTD e Tríade na agenda de papel, no caderno, Outlook, Gmail ou em qualquer lugar, pois tem a ver com a forma de lidar com as demandas e não com uma ferramenta específica.

O GTD não tem uma ferramenta própria, o David Allen não faz software. Você pode escolher entre os diversos programas que abrigam os conceitos (nem sempre da forma correta) nas mais diversas plataformas, como por exemplo, o Remember the Milk (RTM).

Eu faço software e desde o começo quis oferecer uma ferramenta aos usuários do método Tríade. Esse é, ao mesmo tempo, meu maior erro e meu maior acerto. O Neotriad permitiu dar um passo que ninguém deu no mundo, com métricas, estatísticas e base de pesquisa. Por outro lado, inibi empresas de software que quisessem desenvolver seus próprios softwares e com isso ajudar na popularização. Eu tenho muita gente que usa GTD no Neotriad e Tríade no RTM.

Conclusão

GTD e Tríade são excelentes, cada um na sua, mas com alguma coisa em comum. Você pode usar GTD, usar Tríade, fazer uma mistura dos dois. O método perfeito é aquele que mais funciona para você.

O engraçado disso tudo é que brasileiro não dá muito valor a brasileiro, muita gente adotou Tríade achando que era “coisa de gringo”. Será que não podemos ser bons aqui também? Será que não podemos inovar aqui? Eu consegui quase 3 milhões de pessoas no mundo impactadas pela metodologia, software com muito esforço e sempre fazendo de tudo para ser muito melhor. Se eu fosse americano, teria 1/3 do esforço para obter o mesmo resultado! Eu tenho orgulho de ser brasileiro e se for pra ser fácil não tem graça!

Tempo jogado no Lixo

A Silvia, do Banco do Brasil, enviou uma sugestão interessante de post aqui para o blog:

Gostaria que você abordasse o tema: o trabalho jogado fora, isto é, quando executamos atividades sem que haja um objetivo concreto, perdemo-nos em simples esforço, sem produtividade e resultados. A meu ver, grande perda de tempo!”

 

Sem dúvida a Silvia está certa! Muitas pessoas vivem lotadas de coisas para fazer, mas será que estão evoluindo ou simplesmente agindo?

Esse tipo de atividades é o que chamo, na Tríade do Tempo, de Circunstancial, ou seja:

Atividades que você executa, por obrigação, excessos ou pressões sociais, mas que não geram nenhum tipo de resultado e apenas desperdiçam seu tempo. Os exemplos de atividades circunstanciais são os mais diversos: spam, interrupções, festas que não queremos ir, aquele amigo chato que liga na hora imprópria para falar nada com nada, relatórios que o chefe pede e nunca vai usar, fofocas, etc.

Na pesquisa que faço constantemente, sobre o uso do Tempo do Brasileiro, levantamos que na média, 1/3 do tempo é focado em coisas circunstancias, 1/3 em coisas urgentes e apenas 1/3 nas coisas realmente Importantes.

Ou seja: vivemos correndo atrás do prejuízo, cheios de urgências, com um monte de interrupções no dia-a-dia, estamos sempre ocupados. Chegamos ao fim do dia e temos aquela sensação de que fizemos um monte de coisas, mas na verdade, não fizemos nada.

O que pode ser feito para reduzir as atividades da esfera circunstancial? Seguem 7 dicas rápidas:

1 – Aprender a dizer não, ser mais assertivo e honesto com relação ao seu próprio tempo.

2 – Questionar a real importância da atividade antes de sair aceitando tudo que te passam. Se nem a pessoa que te passou sabe porque aquilo deve ser feito, provavelmente poderá ser cancelado sem maiores prejuízos.

3 – Criar políticas e acordos com sua equipe sobre interrupções no ambiente de trabalho.

4 – Remover as distrações que roubam seu tempo no dia-a-dia: Internet, MSN, mesa bagunçada, telefone celular, twitter, etc

5 – Descobrir uma meta pessoal muito forte, muito desejada. Pois quem quer alguma de verdade, todo tempinho que sobra foca em desenvolver esse objetivo e não gastar com futilidades.

6 – Fazer o teste da Tríade do Tempo para toda a equipe e mostrar que eles gastam em média 3hs/dia com atividades sem resultado nenhum.

7 – Fazer a “lista do NÃO!” que compreende uma série de tarefas que só ocupam seu tempo e não geram resultados. Compartilhe com sua equipe e seu chefe e veja como mudar esse cenário.

Segue um resumo do Capítulo 3 do livro A Tríade do Tempo que explica em detalhes esse conceito e algumas alternativas.

O Hábito da Urgência

Hoje tive de ir no Consulado Americano de SP para requisitar uma documentação, e ao longo das 4 horas de espera, deu para ver o quanto nosso povo é viciado na urgência.

Na fila do pessoal de vistos, quase 1/3 da fila estava parada para preencher papelada que deveria ter sido preenchida muito antes! Uma mulher comentou que tinha uma taxa que deveria ser paga 3 dias antes da entrevista, mas ela esqueceu e pagou ontem às 23hs e estava morrendo de medo deles não aceitarem.!!!

A urgência já virou rotina na vida das pessoas, muita gente não sabe mais o que é viver na Importância, sem correria, sem pressa, com tudo no prazo correto.

É óbvio que não é possível de excluir 100% a urgência da nossa vida, e para ser honesto isso seria bem chato, mas também não é possível viver todos os dias na urgência. Nosso objetivo deve ser ter o mínimo possível de urgência ao longo da semana, coisas realmente imprevisíveis. E o resto deveria ser tempo no Importante.

Você pode ter uma vida mais focada no Importante, se adotar pequenos comportamentos no seu dia-a-dia:

1 – ANTECIPAR – Tem gente que olha na agenda uma tarefa e diz: “nossa isso é só para depois de amanhã, então depois de amanhã eu faço!”. Essa é a forma mais fácil de te colocar na urgência! Devemos antecipar tudo que pudermos. Se você vai tirar seu visto no dia 30, no dia 25 faça um checklist se todos os documentos estão 100% ok, assim dá tempo de tomar qualquer ação se necessário.

2 – ESCREVA – Quem guarda o que deve fazer na cabeça, cria urgências sem querer, por puro esquecimento. Não acredite na memória, use uma ferramenta e anote suas prioridades.

3 – CUIDADO COM OS VICIADOS – Tem gente que tem vício na urgência, parece atrair ou gostar mesmo da coisa. Esse pessoal precisa de cuidados especiais para mantê-los na linha. Se você depende de algo de um viciado, acostume-se a criar tarefas de follow up para você fazer com ele, assim ajuda a evitar o problema para você.

4 – APRENDA COM A URGÊNCIA – Muitas urgências são sempre as mesmas, por isso ao invés de apenas resolvê-la, para e pense em um plano de prevenção, que pode ser um checklist, uma reunião com a equipe de planejamento, a implantação de um processo, uma simples lista de tarefas na sua agenda, etc.

Não deixe a urgência tomar conta da sua vida. Quando você acostumar com uma vida focada no Importante, não vai sentir nenhuma saudade da sua velha rotina.

Perguntas & Respostas sobre Administração do Tempo

 

A AGAPE Eventos, que é meu parceiro para realização de palestras, me enviou algumas perguntas para sua newsletter. Achei interessante publicar aqui no blog. Amanhã publico a segunda parte:

VOCÊ CONSIDERA QUE A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO TRADICIONAL  ESTEJA ULTRAPASSADA? EXISTE NOVIDADE?

A administração do tempo nasceu na década de 20 e até hoje suas bases fundamentais pouco foram alteradas. Ela não foi feita para um mundo multi-tarefa, com Internet, e-mail, trabalhadores em home-office ou colaborando através de equipes online. As novidades que defendo e trago no conceito da Tríade do Tempo são justamente para ajudar as pessoas no século XXI a gerenciarem suas prioridades, seu conhecimento e seus objetivos em um mundo high-tech que corre muito rápido. Atualmente gerencio uma das maiores bases no mundo sobre produtividade e administração do tempo, o estudo estatístico e cientifico nesses dados trouxeram diversos avanços, que anulam alguns conceitos existentes há décadas e trazem descobertas de como ser mais produtivo nos dias atuais. Um dessas descobertas foi à forma de priorizar o dia, antigamente recomendava-se dividir o dia em ABC de acordo com a importância das atividades, hoje a priorização numérica com foco em coisas breves, depois nas urgentes que podem atrapalhar seu dia, dão mais resultado.

O QUE É O CONCEITO TRÍADE  NO USO DO TEMPO?

A Tríade do Tempo é uma nova forma de visualizar o uso do seu tempo, que vai contra alguns conceitos estabelecidos há décadas sobre o tema. Ela divide todas as atividades que você faz no seu tempo em três esferas: Importância, Urgência e Circunstâncias. A definição de importante pela Tríade é algo que tem prazo para ser feito, vai trazer resultados para você a curto, médio ou longo prazo. São atividades que estão conectadas à sua missão de vida pessoal, aos seus papéis e sempre resultam em benefícios para você em todos os aspectos.

Urgência são todas as atividades em que o prazo terminou ou está curto e devem ser feitas imediatamente. São atividades que em geral trazem estresse ou pressão. Circunstâncias são todas as atividades que desperdiçam seu tempo, que você faz sem total vontade ou devido à pressão de outras pessoas. São atividades feitas em excesso.

A principal diferença da Tríade é que as esferas da Urgência e da Importância não se misturam. Não existe nada importante e urgente simultaneamente. Isso é um grande engano. Pense dessa forma: se você precisa levar seu carro para consertar um barulhinho é algo importante. Se esse barulho cresceu e impede seu carro de andar, ir ao mecânico se tornou algo extremamente urgente. Separando as esferas, fica muito mais claro identificar como você gasta seu tempo.

Sabendo aonde você utiliza seu tempo atualmente o fundamental é decidir como gostaria de utilizar seu tempo futuramente. E isso exigirá de você uma visão de algo importante e planejamento para correr atrás desse objetivo.

NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM EQUIPES, COMO A EQUIPE PODE GANHAR MAIS TEMPO EM SUA PRODUTIVIDADE?

Se a equipe quer mais tempo, ela precisa trabalhar em equipe com esse objetivo em mente! Isso significa estabelecer padrões de comunicação via e-mail, pra evitar lotar a caixa postal do time e aumentar a produtividade da comunicação. Significa definir planos de ação em conjunto e estabelecer reuniões para redução de urgências e definições de ações verdadeiramente prioritárias. Uma equipe produtiva precisa adotar uma ferramenta de colaboração para compartilhar suas atividades, conhecimento, metas e indicadores. A gestão do conhecimento também precisa estar na pauta de uma equipe produtiva, de forma a estabelecer padrões para gerenciar as informações dos membros da equipe e formas de pesquisa, o que pode economizar até 40 minutos diários de cada pessoa!

Você tem método?

A palavra MÉTODO vem do Grego – “methodos, met’ hodos” que significa, literalmente, caminho para chegar a um fim. Para que se faça alguma coisa, é preciso um roteiro, uma estrutura lógica, uma maneira de se fazer tal coisa.

Na escola você aprendeu diversos métodos, na sua vida você tem um método para escovar os dentes, fazer a cama, conhecer novas pessoas, etc Você pode não ter total consciência disso, mas você sempre executa um método para fazer as coisas na sua vida.

Quando seu método não é eficaz, o resultado é retrabalho, perda ou falta de tempo, cansaço, estresse e por ai vai.

Se você não tem tempo na sua vida ou está sempre atrasado a culpa é do método que você está empregando na sua rotina diariamente. Gestão do tempo não é mágica, é uma ciência com um método que gera resultados na sua performance.

No modelo TRIAD de administração de tempo nosso método é composto de 5 fases:

• Identidade – Entender a Tríade das tarefas, descobrir, refletir e analisar seus relacionamentos, missão e formas de equilibrar sua vida.
• Metas – Todo ser humano vive em busca de algo, a gestão do tempo é mais do que responsável por colocar seu tempo na obtenção desses resultados.
• Planejamento – para alcançar nossas metas é necessário planejamento. Para reduzir seu estresse é preciso planejar suas atividades.
• Organização – para ganhar tempo é preciso organizar seus papéis, informações, arquivos e e-mails. É um processo simples, mas que traz grandes benefícios.
• Execução – entrar em ação é importante. De boas intenções, os fracassados estão cheios. É preciso evoluir ao invés de simplesmente agir.

Obviamente que dentro de cada fase existe um conjunto de estratégias e ações que auxiliam no processo, mas todas seguindo um método. O resultado? Mais tempo (em média 50 minutos/dia).

Conforme solicitado, segue um resumo do modelo Triad para download: http://www.triadedotempo.com.br/bnews3/images/multimidia/images/TriadedoTempo-ResumoCap3.pdf