Mate o e-mail, antes que ele mate você.

O e-mail está matando o ser humano. O e-mail está matando relacionamentos. O e-mail está matando sua produtividade. Olha para o lado que você vai ver alguém no smartphone neuroticamente revisando a lista de e-mails que ele já viu umas quatro vezes, só para ter a certeza de que não se esqueceu de nada.

Tem gente que é tenista de e-mail: assim que recebe um e-mail, já responde e fica no aguardo da resposta, para responder imediatamente e assim por diante. Tem gente que acha isso o máximo da produtividade. Coitado.

Eu concordo com o Mark Zuckerberg e outros caras que dizem que o fim do e-mail está próximo. Realmente está, porque ele está matando o tempo das pessoas. Tem muita empresa preocupada em reduzir o volume de mensagens.

Um cliente nosso, a Boehringer Ingelheim do Brasil, teve um líder que depois de algumas conversas e treinamento decidiu reduzir o volume de e-mails do seu time. Ele colocou uma meta, treinamos a equipe e foram definidas algumas regrinhas. Resultado: ele conseguiu reduzir em 30% o volume de mensagens da equipe! Tudo mensurado e revisado mês a mês. Do cacete a iniciativia dele.

Alguém morreu? O resultado piorou? Alguém teve crise de ansiedade? Não! Tudo continua igual. Eu recebia um volume gigantesco de e-mails. Consegui reduzir 40% de 2011 para 2012. O que eu fiz foi simples. Veja se alguma dessas coisas te ajuda também:

1 – Cancelei todos os avisos de redes sociais. Deixe apenas 3 newsletters que gosto de receber. E tudo que é spam eu já classifico na hora.

2 – E-mails que eu não tinha nada a ver diretamente mas eu recebia cópia (tipo alguns contatos via site, erros, etc) eu cancelei e deleguei as áreas competentes. Era mais uma questão de largar o osso, do que de validar a informação.

3 – Eu demoro para responder. Raramente respondo no mesmo período, quase sempre no dia seguinte. Em alguns casos dias. Isso reduz demais o volume de e-mails. Se for urgente, as pessoas já sabem o que fazer: me liguem ou SMS.

4 – Eu troco poucos e-mails com meu time. Quando preciso de algo mando uma tarefa via Neotriad, nada de e-mail que as pessoas esquecem.

5 – Eu escrevo pouco. Primeiro porque gasta um tempão, segundo porque evita réplicas maiores. Sempre que posso troco o e-mail por um Skype.

6 – Eu trabalho por tarefas não por e-mail. A primeira prioridade do dia quanto estou no escritório é ver meu e-mail, transformo tudo em tarefa. Depois fecho o e-mail e vou trabalhar. Na hora do almoço faço isso de novo e depois de jantar se der vontade.

7 – Eu não armazeno e-mails. Minha caixa de entrada, depois de vista, tem pouquíssimos e-mails. E-mail vira tarefa, reunião, resposta, lixo ou raramente vai para alguma pasta.

8 – Eu nunca, nunca copio pessoas na cópia aberta. Se responder um e-mail com muitas pessoas na cópia, faço apenas ao remetente e coloco as pessoas na cópia oculta.

9 – Eu não uso bandeirinhas, cores ou sons para diferenciar os e-mails. E-mail é igual amendoim da M&M: tem o mesmo formato, tá tudo no mesmo pacote, é só ir comendo até acabar.

10 – Quando alguém exagera no volume de mensagens, manda tudo a toda hora, eu demoro cada vez mais para responder. Às vezes, agrupo uns 2-4 e-mails sem resposta, ligo para a pessoa e trato assuntos um a um rapidamente, e ainda reforço que isso fecha o assunto dos e-mails.

Claro que em algumas áreas como vendas, call center, suporte técnico, etc. o e-mail é a função primordial do trabalho, nesses casos não tem jeito, tem de grudar no e-mail e tentar ser o mais produtivo possível. Nos outros casos é possível ter maior controle do e-mail com algumas estratégias simples e mais do que isso: uma postura diferente. Acostumando as pessoas a um ritmo diferente sabendo que o mundo não vai acabar se você não responder o e-mail que recebeu nesse minuto!

Tenha uma estratégia para criar pastas no seu e-mail

Além do excesso de e-mails que temos em nosso dia-a-dia, um problema frequente é que não conseguimos achar um e-mail quando precisamos dele. Temos pastas demais e pouca organização na hora que realmente precisamos.

Na metodologia Tríade recomendo uma estratégia para organização de pastas chamada Taxonomia Pessoal, que consiste em ter poucos níveis principais e a partir deles abrir em mais pastas. Essa estratégia deve ser replicada em outros ambientes como nas pastas Meus Documentos, nos seus arquivos físicos, etc.

Crie suas pastas principais com base em “macro-assuntos”, tente não ultrapassar o limite de 10-12 pastas na Vertical e detalhe os “micro-assuntos” (na horizontal) dentro dessas pastas.

Além disso considere algumas dicas:

• Revise constantemente suas pastas, caso a pasta e seus itens não foram utilizados por mais de 5 anos, delete a pasta ou mova-a para um “arquivo morto”
• Se você lida com clientes ou projetos, é válido criar uma pasta para cada cliente ou projeto independente. Facilita o arquivamento e agiliza a localização.
• Evite pastas com nomes de pessoas, pois se a pessoa sair da empresa ou mudar de área a pasta exigirá um nível maior de manutenção. De preferência a pastas com “assuntos” ao invés de “pessoas”.

Pastas ou localizar?

Se você tem uma estratégia eficiente de pastas e rapidamente acha o que procura, provavelmente terá vantagens localizando seus e-mails por pastas. Agora se você precisa ficar “fuçando” as pastas para encontrar um e-mail, vai perder mais tempo do que utilizar o recurso de localizar do seu software de e-mail ou do Windows/MacOs.

Uma pesquisa da IBM mostrou que uma pessoa gasta em torno de 58 segundos localizando e-mails em pastas (sem uma estratégia de organização bem definida) ao invés de 17 segundos quando utiliza o recurso de pesquisar.

Eu tenho utilizado os dois. Quando não sei direito o que preciso, ou o e-mail não foi para pasta e está apenas nos itens enviados vou direto no localizar do Windows, quando tenho certeza vou pelas pastas.

Estratégias para Vencer o Vício do E-mail

     O e-mail sem dúvida é uma das tecnologias recentes que mais dominou a vida das pessoas. O e-mail é uma unanimidade, praticamente todo mundo tem. A única pessoa que eu conheço que não tem e-mail é meu avo, tirando ele não conheço mais ninguém que não tenha um e-mail.
     O problema é que o e-mail virou um vício. Para muitas pessoas, ficar sem e-mail por algumas horas dá tremedeira no corpo, quase um processo de abstinência. Nas empresas o e-mail se tornou o maior ladrão corporativo da produtividade (quase empatado com as reuniões).
     O uso errado do e-mail é padrão: todo mundo copia todo mundo, volume de e-mails desnecessários, pessoas ansiosas que mandam e-mail e conseguem ligar antes do mesmo chegar, pessoas que usam e-mail para tirar a sua responsabilidade da reta, caixas postais lotadas e muitos outros erros que o e-mail proporciona.
     Um novo estudo confirma que a forma que você lida com e-mail na sua vida afeta seu estresse e sua performance no trabalho. Pesquisadores de Stanford e da Boston University descobriram que não é a quantidade de e-mails, mas o que você faz com seus e-mails que é o problema. Eles disseram que o que realmente importa não é quantos e-mails você recebe, mas quanto tempo gasta respondendo eles, quanto mais tempo mais estresse.

     Nosso foco tem de ser na redução do tempo que lidamos com e-mail e para isso existem diversas estratégias. Separei as quatro que considero mais importantes, para você aplicar:

• Veja o seu e-mail a cada 2 horas – Se você ficar com seu e-mail aberto a todo o momento, seu tempo com e-mail aumenta, vai aumentar seu nível de estresse e vai fazer você multitarefar. Esse é o pior hábito que o profissional pode ter para perder o controle do seu tempo. Se a coisa for urgente de verdade, as pessoas vão te ligar. Se as pessoas não podem esperar 2 horas para obter uma resposta sua, o seu problema não é e-mail, pense nisso.

• Escreva pouco de forma objetiva – As pessoas que recebem minhas respostas já perceberam que eu não escrevo mais do que três ou quatro parágrafos. Se o assunto é longo eu ligo ou agendo pessoalmente, não perco tempo escrevendo. Adotei esse modelo para entrevistas, sempre que possível evito responder via e-mail e faço por telefone. Ninguém mais tem saco e tempo para ler e-mails muito longos, pode reparar que quanto mais longo seu e-mail, mais tempo ele demora a ser respondido.

 

• Meta de ver o branco da Caixa de Entrada – Isso significa que sua “Inbox” deve ter menos e-mails do que a capacidade de 1 tela, para você poder ver o branco que fica quando você tem poucas mensagens. Para isso, nesses horários foque em transformar seus e-mails em tarefas, reuniões, informações (pastas) ou simplesmente em lixo. Nada de trabalhar por e-mail, trabalhe por tarefas priorizadas.

•Troque o e-mail por outros meios – A tendência é o e-mail deixar de existir nos próximos anos e isso vai acontecer pelo uso de ferramentas como Messenger, ferramentas de colaboração com um Neotriad, softwares de escritório como o Word online, compartilhamento de documentos, etc. Sempre que possível, pense em como evitar mandar um e-mail através de outra forma de comunicação.

O bom uso do e-mail consegue definir o profissional produtivo do improdutivo. Procure pesquisar mais sobre esse assunto, antes que o e-mail vire seu vício e o maior ladrão do seu tempo. Para outras dicas visite nosso portal www.triadps.com/emala

Como reduzir suas interrupções?

Um dos grandes vilões da produtividade pessoal sem dúvida são as constantes interrupções que recebemos em nosso dia-a-dia, sejam por e-mail, telefone, redes sociais ou de pessoas.

Como todo mundo prefere as listas, segue uma lista com 5 dicas para reduzir as interrupções:

1 – Agende uma reunião  – Vocês sabem que sou meio “anti-reunião”, mas neste caso é melhor dar uma atenção focada de 10 à 20 minutos ao colaborador do que ficar sendo interrompido a todo momento. Veja as pessoas que mais interrompem você ao longo do dia e comece a agendar pequenas e focadas reuniões, para centralizar todo o assunto.

2 – Escreva bons e-mails – Na maioria dos casos somos interrompidos porque escrevemos péssimos e-mails e esquecemos de dizer exatamente o que deve ser feito. Olha o e-mail que recebi hoje (apenas com assunto – sem texto):

“Me libera os indicadores principais do time pra checar o que rolou.”

Eu sabia quem era a pessoa e tinha uma vaga idéia do assunto! Resultado, tive de ligar para entender o que ele queria dizer com isso. O pior foi que o que ele estava precisando era totalmente diferente do que ia responder. Se não tivesse ligado, ia gastar no mínimo uns 2-3 e-mails até entender o que era para ser feito.

>>> Thiago, fica a dica, conforme falamos no tel!!!! ahahahah

3 – Estabeleça períodos para redes sociais – Orkut, twitter, msn, facebook, etc estimulam sua auto-interrupção. Se você estiver apaixonado, pior ainda. Vai checar a cada minuto se ele ou ela responderam sua mensagem! A dica é fazer isso apenas em horários pós expediente ou que não te atrapalhem em nada. Mas se você não conseguir de jeito nenhum, procure apenas olhar nos intervalos entre a conclusão das tarefas e nunca multi-tarefar.

4 – Revise procedimentos, treine pessoas – Se você é interrompido com dúvidas sobre como fazer isso ou aquilo, provavelmente está faltando treinamento ao time. Se o procedimento não estiver claro, você vai ser questionado toda hora e pior, vai se irritar com isso. Em 90% desses casos a culpa é sua de não ter dado o devido treinamento a quem deveria e 10% de pessoas que realmente mesmo que treinadas ou acompanhadas, vão continuar fazendo besteiras.

5 – Faça a Intranet ser útil – Várias empresas possuem uma Intranet, mas são poucas as que fazem desse recurso uma fonte de informações úteis para a equipe. Se quiser reduzir interrupções, procure fazer um levantamento das perguntas mais freqüentes e coloque as respostas na Intranet de forma organizada e facilmente pesquisável.

E você, quais as suas dicas para reduzir as interrupções?

Duas Necessidades de fim de ano: Zerar E-mail e Tarefas Pendentes

Hoje é o último dia de trabalho p ara muitas pessoas, a maioria das empresas (incluindo a gente aqui na Triad) entram de férias coletivas amanhã e vão até o dia 04.01!

Se esse for seu caso, reserve o dia de hoje para duas atividades importantes para o seu ano começar bem:

1) Zerar seus e-mails

Se você tem um grande volume de e-mails na sua Caixa de Entrada, reserve um tempo para deixar sua Inbox vazia. Não comece o ano com sua e-mail cheio de pendências e assuntos não resolvidos. Transforme em atividades, apague ou responda para a pessoa nem que seja que estará voltando ao assunto no próximo ano! Seguem alguns posts com algumas dicas para lidar com e-mails:

E-mail: Caixa de entrada lotada?

As 3 Leis do E-Mail

Pergunta sobre E-malas

 

2) Planejar suas Tarefas Pendentes

Se algo pode ser feito ainda hoje faça, mesmo que isso signifique hora extra. É melhor do que deixar coisas inacabadas para o começo do ano. Caso algo não possa ser feito, já aloque para outras datas, evitando coisas complexas nos três primeiros dias do ano, pois a tendência é você estar em ritmo de festa (ou melhor, ritmo de tartaruga).

Feliz fim de ano!

Pergunta sobre E-malas

E-mala é aquele ser humano que não consegue usar bem seu e-mail e consegue lotar a caixa de entrada de outras pessoas com coisas realmente circunstanciais como correntes, spam, “oks desnecessários”, cópia para todos e etcs..

O que seus amigos e-malas fazem que você odeia?

Que dicas você daria para esses e-malas?

E-Mala no Jornal Estado de São Paulo

Neste domingo, 18.05.08, o Estado de SP publicou meu artigo sobre as pessoas que tem péssimos hábitos com seu e-mail ou como chamei: E-malas!

Esse mês vamos lançar com a Revista Você S/A o portal do E-mala que dará dicas sobre como se transformar em um E-ficaz!

Por hora, você pode acessar o teste e descobrir se você é um e-mala: http://www.triadedotempo.com.br/teste_emala/default.asp

Para baixar aa matéria do Estadão:

download

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E-Mail pode deixar você mais idiota!

Uma pesquisa da TNS Research encomendada pela HP, comprovou que interrupções constantes com e-mail, sms ou smartphones são uma ameça para o QI e a concentração.

Forte a afirmação né? Mas é verdade!!! As pessoas não sabem usar bem seus e-mails!

Sonolência, Cansaço e um aumento da incapacidade de focar alcançaram níveis alarmantes na pesquisa com 1.100 pessoas, que reclamaram que a chegada constante de novas mensagens acaba afetando diretamente a sua produtividade.

A pesquisa comprovou também que pessoas viciadas em e-mail (que tem o mesmo poder de vício das drogas) perdem em média 10 pontos no seu QI.

O fato é que quem não tem um hábito para leitura de e-mails, acaba caindo nesse problema, o que faz perder produtividade, gera ansiedade e a famosa síndrome da multi-tarefa!

Vale a recomendação: estipule horários para ver seus e-mails (6 vezes diárias são mais do que suficientes) e crie a política de que se for urgente use o telefone!

Dúvidas sobre E-mail

Ontem recebi o e-mail abaixo de um leitor sobre dúvidas com relação minha abordagem para tratamento de e-mails, como é um assunto constante e a dúvida recorrente, segue a resposta na íntegra:

Ernani, também prometeu participar mais ativamente deste blog comentando.

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Prezado Christian,

Gostaria de parabenizá-lo pelos excelentes livros.

A tríade do tempo foi uma mudança significativa para mim. Recentemente, li Você, dona do seu tempo que por ser para o público feminino, apresentou uma nova visão de gerenciamento de tempo.

Aproveito a oportunidade para fazer alguns comentários sobre Você, dona do seu tempo

1. E-mail

Quando você sugere que alguns e-mails sejam apagados, pelo fato de estarem nos e-mails mais recentes, temos dois pontos:

1.1 Algumas pessoas têm o habito de apagar o “histórico” das mensagens.

1.2 Guardar um e-mail pode ser muito útil, dependendo do seu conteúdo, para ser utilizado como prova!

Eu sugiro que os e-mails da Caixa de Entrada que já foram respondidos ou criada ações para os mesmos sejam deletados. A resposta fica nos Itens Enviados e permite a documentação das mensagens.Caso não exista nenhuma resposta ao e-mail e ele deva ser apenas armazenado, neste caso mova para as pastas.

2. Utilização de comunicadores durante o expediente

Atualmente, muitas empresas utilizam os comunicadores com forma de reduzir custos com telefones. Eu acredito que deva haver disciplina na utilização dos comunicadores

Concordo com você, inclusive escrevi um artigo sobre esse problema: http://www.vocecommaistempo.com.br/bn_conteudo.asp?cod=144&opr=88

3. Planejamento para crianças

Foi uma ótima sugestão e uma excelente explicação de como fazer o planejamento para crianças. Quando criança, tentei utilizar essas ferramentas, mas não conseguia utilizar por muito tempo, talvez por não ter disciplina suficiente ou por não utilizar a ferramenta adequada.

Comecei a utilizar e recomendar o método da tríade do tempo após comprar um Palm M515 e ler o seu primeiro livro.

Que legal!!! Estamos lançando algumas soluções para Pocket PC/Smartphones!, mas Palm vamos cancelar os projetos.

Mais uma vez, parabéns pelos livros.

Grande abraço

Ernani Rios

P.S. Estou escrevi esse e-mail num smartphone

Isso ai!! Mobilidade distribuída!!!